1.2.7 .Tổ chức hội họp
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng HĐND – UBND
cấp huyện
1.4.1. Môi trường bên trong
Thứ nhất, tổ chức văn phòng
Mọi hoạt động của văn phòng đều xuất phát và xoay quanh các chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của UBND và HĐND huyện, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh và các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan cấp trên tham gia. Do đó, chức năng và nhiệm vụ của văn phịng được quy định bởi cơ quan cấp trên có thẩm quyền trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mơ và tính chất hoạt động của văn phịng. Các quy định cùng các chế độ, chính sách của nhà nước tạo ra một khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng, ban, bộ phận khác trong cơ quan.
Thứ hai, nguồn nhân lực
Trong bất kỳ tổ chức nào, nguồn nhân lực giữ vai trị vơ cùng quan trọng đối với mọi hoạt động diễn ra tại tổ chức, đơn vị đó và văn phịng HĐND – UBND huyện cũng khơng ngoại lệ. Để văn phịng đi vào hoạt động, mặc dù được chuẩn bị đầy đủ các phương tiện hiện đại, tiện ích, đáp ứng các yêu cầu địi hỏi của cơng việc tuy nhiên khơng có sự tham gia của người lao động thì các hoạt động khó có thể đi vào ổn định và phát huy hết vai trị quan trọng của nó. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực chất lượng cao sẽ có tác động vơ cùng tích cực đến các hoạt động của văn phòng. Với nguồn nhân lực chất lượng cao, các hoạt động của văn phòng được xử lý một cách bài bản, của cơ sở, các nghiệp vụ phát sinh đột xuất được xử lý một cách khéo léo có căn cứ nhất, tránh tối đa những sự sai sót trong hoạt động của văn phịng và ngược lại. Chỉ
xét riêng về trình độ chun mơn của nguồn nhân lực làm việc tại văn phòng. Nếu chưa nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, khả năng xử lý cơng việc cịn chậm sẽ làm gián đoạn, chậm tiến độ cơng việc. Bên cạnh đó, xét về đạo đức làm việc, tâm lực của nguồn nhân lực cũng là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động của văn phịng, nhất là đối với một cơ quan cơng như văn phòng HĐND –UBND huyện. Đạo đức nghề nghiệp chưa tốt, chưa tâm huyết với nghề, đặc biệt là thói tham nhũng, tham ơ tại sẽ khó phịng chánh nếu bản thân người lao động khơng có ý thức tự giác làm việc, do đó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động, quy trình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND huyện nhà.
Thứ ba, cơ chếlàm việc
Cơ chế làm việc của văn phòng HĐND và UBND cấp huyện được hoạt động theo quy định của văn phịng và cơ quan có thẩm quyền quản lý. Tuy nhiên, tùy theo đặc điểm của hoạt động văn phịng tùy theo từng thời kỳ, cần có những cơ chế quản lý và hoạt động sao có hiệu quả nhất. Tránh các hiện tượng công viêc quá tải, các nhân viên luôn làm việc trong trạng thái ức chế, quá tải sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cơng việc được giao. Bên cạnh đó, cơ chế thương phạt, đánh giá cần phải được thực hiện thường xun và cơng bằng sẽ là một địn bẩy cho các hoạt động được diễn ra một cách nhanh chóng và đạt đúng muc tiêu đề ra một cách tốt nhất.Mặc dù là văn phịng có sự kiểm sốt chặt chẽ, hoạt động theo các quy định hiện hành, tuy nhiên với những trường hợp phát sinh hay những cơ chế không phù hợp cần phải mạnh dạn sửa đổi để có được kết quả hoạt động tốt nhất.
Thứ tư, điều kiện làm việc
Trong quá trình làm việc, các yếu tố từ mơi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến các nhân viên tham gia vào các hoạt động của văn phịng,
từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của văn phịng thực hiện. Ví dụ như:
- Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót và nâng cao hiệu năng. Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên. Việc cung cấp đủ ảnh sáng cho văn phòng làm việc giúp khơng gian làm việc được mở rộng, thống mát, tạo khơng khí và cảm giác tươi mới cho căn phòng làm việc. Việc thực hiện các hoạt động được diễn ra nhanh chóng và có nhiều niềm hứng khởi, nâng cao hiệu quả làm việc của văn phịng nói chung.
- Tiếng ồn là một nhân tố mơi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu năng của văn phòng, cần sử dụng vách ngăn cách âm một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng. Bảo đảm an toàn khi dùng các thiết bị điện , thực hiện phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định.
- Cách bày trí phịng làm việc: phịng làm việc của các văn phịng hiện nay có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng mở. Các phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong , các ô vuông cao khoảng 2m….Ưu điểm: tiết kiệm chi phí diện tích, dễ giám sát quản lý, thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc, dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng, dễ thay đổi khi cần thiết… Cịn hệ thống văn phịng đóng được ngăn cách bởi các phịng riêng. Ưu điểm của nó là đảm bảo tính an tồn, bí mật, sự riêng tư, và phù hợp với cơng việc địi hỏi tập trung cao. Tuy nhiên nó có những nhược điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phịng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng cơng việc. Ngồi ra, phịng làm việc được bày trí gọn gàng, ngăn lắp, thoáng mát sạch sẽ cũng ảnh hưởng tích cự đến cac hoạt động của văn phòng HĐND – UBND huyện.
1.4.2. Mơi trường bên ngồi
Thứ nhất, các chính sách, pháp luật
Các chính sách pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức. Vì mỗi cơ quan, tổ chức đó đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách, quy định chung của Nhà nước về văn phòng là hành lang pháp lý chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động. Những chính sách pháp luật đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan nói chung và hoạt động của văn phịng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống các chính sách của mỗi đơn vị ln phải hồn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển của mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để cơng tác văn phịng thực hiện có hiệu quả hơn.
Thứ hai, điều kiện kinh tế- xã hội
Trình độ phát triển kinh tế - xã hội mà mọi địa phương đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế - xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của UBND huyện và hoạt động của văn phòng HĐND – UBND huyện. Nếu thị trường và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các cơ quan tăng cường đầu tư, hiện đại hóa trang thiết bị, ngồi ra môi trường kinh tế xã hội ổn định phát triển cịn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội, tạo môi trường kinh tế lành mạnh hơn. Hơn nữa, sự tăng trường kinh tế, phát triển kinh tế của đất nước sẽ là tạo ra một nguồn thu lớn cho NSNN, từ đó các khoản chi hỗ trợ sự hoạt động cho các cơ quan nhà nước trong đó có văn phịng HĐND –UBND huyện sẽ được cải thiện hơn. Có kinh phí hoạt động, các hoạt động sẽ được đầu tư, diễn ra với hiệu quả cao hơn. Từ đó đặt ra những cơ hội và thách thức đối với các nhà quản lý, cần phải không
ngừng nâng cao, đổi mới các hướng đi phù hợp, mang lại hiệu quả phát triển kinh tế, xã hội, sự phát triển chung.
Chung lại, mọi sự tác động từ các yếu tố bao gồm cả bên trong và bên ngoài đều sẽ gây ra ảnh hưởng đến hoạt động văn phịng tại các cơ quan. Vì vậy cần phải biết vận dụng những điều kiện thuận lợi, các tác động tích cực vào hoạt động chung của văn phịng, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của văn phòng HĐND – UBND huyện nói riêng và hoạt động chung của UBND cấp huyện và hệ thống các cơ quan nhà nước đi vào ổn định, hoạt động có hiệu quả nhất.