- Tăng cường đầu tư các trang thiết bị làm việc cho Văn phịng: Máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội bộ để truyền thông tin trong nội bộ Văn phòng với các phịng, ban…, tận dụng tối đa cơng nghệ thơng tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực hiện việc chuyển văn bản, thơng tin nhanh chóng và kịp thời. Phát huy hiệu quả các trang thiết bị tại văn phịng nhất là mát tính. Máy tính khơng chỉ là phương tiện soạn thảo văn bản mà cịn có nhiều tác dụng khác. Hiện nay, tin học đã được ứng dụng vào công tác văn thư trong nhiều việc: soạn thảo, in ấn văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến, chuyển giao và tra tìm văn bản phục vụ cho việc sử dụng. Vì vậy, việc
khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt hơn cho việc tra cứu tài liệu tiết kiệm thời gian. Cụ thể: Việc thu thập và xử lý thông tin: Sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN để truyền tải thông tin trong nội bộ văn phịng nói riêng và UBND thành phố nói chung.
- Cần quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ (tối thiểu 20m2), trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc thẩm quyền lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND thành phố.
- Với điều kiện thực tế một số thiết bị đã cũ như: bộ máy tính để bàn lâu, một số chức năng bị hỏng, chất lượng khơng cịn tốt ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên, mạnh dạn đề nghị lãnh đạo xem xét và thay thế bổ sung kịp thời.
3.2.4.. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phịng
- Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành. Yêu cầu này liên quan nhiều đến lãnh đạo Văn phòng. Lãnh đạo Văn phòng phải là người biết dung hòa các mối quan hệ giữa các nhân viên, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm vụ trong cơng tác Văn phịng, trong đó u cầu phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự; kỹ năng tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phịng.
- Phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng công chức một cách rõ ràng, cụ thể để họ hiểu rõ được trách nhiệm của mình, tạo tính chun nghiệp trong hoạt động Văn phòng. Nắm vững và áp dụng thực hiện tốt hệ thống quản lý chất lượng ISO để nâng cao chất lượng phục vụ của Văn phòng.
- Áp dụng kinh nghiệm củamột số địaphương khác về quy trình hóa các hoạt động nghiệp vụ. Theo đó, cần liệt kê danh mục các loại cơng việc cần quy trình hóa. Hình thành trình tự,thủtụcgiảiquyếtđốivới từngloại việc
- Xác định đối tượng chịu trách nhiệm trong từng hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện để giao nhiệm vụ kịp thời, tiến hành kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện các công việc diễn ra hàng tháng để tạo động lực và ý thức làm việccủa mỗi cá nhân trong từnghoạt động.
- Xác định thời gian giải quyết các công việc cụ thể. Lên kế hoạch một cách hợp lý, rõ ràng để tránh sự bỏ sót, khơng thực hiện các hoạt động kịp thời làm giảm hiệu quả làm việc, ảnh hưởng đến các hoạt động khác của văn phòng. Cần cập nhật các quy định, thông tư hướng dẫn thực hiện các công việc thường xuyên để nhận ra sự thay đổi kịpthời đểsửađổi, thay đổi và thực hiệnđúng quy định, quy chếđã đưa ra.
- Hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa Văn phòng với các cơ quan, tổ chức hữu quan. Trong đó, cần chú trọng đến mối quan hệ với UBND thành phố trong công tác tham mưu, phục vụ kỳ họp; cải tiến việc gửi và nhận tài liệu; bảo đảm thông tin thường xuyên, hai chiều
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệpvụ.Chỉ đạo thống nhất đểđảm bảo tính đồngbộ,tạo cơsở để kếtnối lâu dài. Đầutư kinh phí để triển khai các chương trình tin học quản lý hoạt động giám sát, quản lý đơn thư,quản lý công văn tài liệu…
- Trong công tác tham mưu:
+ Tăng cường công tác tham mưu, phục vụ giám sát, hướng dẫn hoạt động của HĐND thành phố; tổ chức các hộinghị chuyên đề, tập huấn;hướng dẫn áp dụng các chế độ, chính sách đối với cán bộ, cơng chức của Văn phịng…
+ Nâng cao chức năng tham mưu của Văn phòng HĐND và UBND thành phố bằng cách tạo điều kiện về thời gian và kinh phí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức đi học tập nâng cao trình độ chun mơn, tăng cương khả
năng tham mưu, nghiên cứu của đội ngũ chuyên viên, tạo điều kiện cho đội ngũ chuyên viên đi nắm bắt thực tế ở cơ sở nhằm thu thập những thông tin của phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố từ đó đưa ra ý kiến tham mưu sát thực tế.
- Trong công tác văn thưlưutrữ:
+ Lãnh đạo cần quan tâm, bố trí đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thực tế tại phòng văn thư còn kiêm nghiệm nhiều cơng việc. Ngồi việc nhận cơng văn đến, photo các tài liệu còn đảm nhận cả việc mua sắm các văn phòng phẩm cho văn phịng và các phịng ban khác. Vì vậy, nên bố trí thêm người hoặc phân bổ đều cơng việc cho các các nhân viên khác.
+ Cần ban hành đầy đủ danh mục hồ sơ cơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan, quy chế văn thư – lưu trữ cơ quan đầy đủ, kịp thời để thực hiện nghiêm túc các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ;
+ Thực hiện nghiêm túc các hướng dẫn và thực hiện phối hợp kịp thời với Phòng Nội vụ trong việc hướng dẫn các phịng, ban chun mơn sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ tài liệu theo quy định của pháp luật nhằm chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh khi kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh được xây dựng xong.
- Trong công tác hội họp, tổ chức hội họp
+ Văn phòng HĐND và UBND thành phố cần phải đẩy mạnh hơn việc thực hiện chức năng hậu cần của mình trong việc chuẩn bị phịng họp, giấy mời họp, thư ký cho phiên họp…
+ Phối hợp với các phòng ban, bộ phận chuẩn bị tốt nội dung, tài liệu cho các buổi họp.
+ Văn phòng HĐND và UBND thành phố và các bộ phận khác cần rà soát thành phần tham dự cuộc hợp, thời gian và kinh phí họp trước khi tham mưu cho lãnh đạo để nâng cao hiệu quả tham mưu cũng như nâng cao chất lượng và hiệu quả sau mỗi cuộc họp, tiết kiệm được kinh phí trong hoạt động.
- Đối với các lãnh đạo văn phịng, trong cơng tác điều hành hoạt động của văn phòng cần xác định được các mục tiêu:
+ Lãnh đạo văn phòng cần biết dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tạo một mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên trong công tác của văn phịng. Giữ thái độ hịa nhã, thân thiện, khơng tạo khoảng cách, gây cảm giác khó gần trong cơng việc để dễ dàng trao đổi công việc và giải quyết cơng việc một cách có hiệu quả.
+ Lãnh đạo văn phịng cũng cần trang bị đầy đủ cho mình các kỹ năng: thành thạo các nghiệp vụ văn phòng, kỹ năng quản lý nhân sự, kỹ năng tổ chức. Văn phịng HĐND và UBND thành phố Vĩnh n có quy mơ vừa phải, do đó lãnh đạo văn phịng đơi khi cịn kiêm ln vai trị của cán bộ cơng đồn, tổ chức các chuyến tham quan du lịch, tiệc đãi khách… ngồi ra cịn có kỹ năng điều hành cuộc họp.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng IT-SOFT office.
3.2.5. Giải pháp phối hợp hiệu quả công việc của HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên
Việc chuẩn hóa Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh n các phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố. Từ
trước đến nay, quy chế làm việc của các cơ quan chuyên môn được xây dựng theo quy chế của Bộ quản lý ngành dọc, hoặc quy chế làm việc mẫu của UBND thành phố, hoặc quy chế làm việc theo ý riêng của từng cơ quan, do đó thiếu tính đồng bộ và khơng có cơ sở kiểm sốt việc thực hiện. Do đó cần thống nhất trong việc xây dựng quy chế làm việc của từng cơ quan và tạo ra cơ thế thực hiện.
Cần đặt ra tiêu chuẩn cụ thể cho các chức danh Chánh văn phòng HĐND và UBND, tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác văn thư tại các phịng, ban chun mơn thuộc UBND thành phố.
+ Về công tác thông tin báo cáo:
Sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố trong việc thực hiện chế độ thơng tin báo cáo thời gian qua vẫn cịn hạn chế như: báo cáo nộp không đúng thời hạn quy định, nội dung báo cáo vẫn cịn chưa chuẩn xác… Do đó, để có sự phối hợp giữa Văn phịng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố cần làm các công việc như:
- Lãnh đạo các phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ cơng chức của cơ quan mình nộp báo cáo về Văn phịng HĐND và UBND thành phố kịp thời theo đúng quy định thời gian trong Quy chế làm việc.
- Về nội dung báo cáo, các phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố phải rà soát kỹ nội dung, số liệu báo cáo nhằm đảm bảo tính chính xác cao nhất cho báo cáo. Số liệu tổng hợp báo cáo hàng tháng, báo cáo 6 tháng, báo cáo hàng năm phải thống nhất với nhau. Có như vậy mới tạo điều kiện
thuận lợi cho Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên khi làm báo cáo tổng hợp.
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên cần tăng cường các biện pháp đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp chặt chẽ với các phịng, ban chun mơn thuộc UBND thành phố nắm bắt kịp thời đầy đủ thông tin để làm cơ sở tham mưu cho lãnh đạo tốt hơn.
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố cần phối hợp để tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công chức nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức, nhận thấy trách nhiệm hơn trong việc thực hiện công tác này. Đồng thời tăng cường khả năng thu thập thông tin, soạn thảo văn bản, thông tin báo cáo, sử dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo cho cán bộ công chức.
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên cần phối hợp với các phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố rà soát các cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác thông tin báo cáo của từng cơ quan, tham mưu với lãnh đạo UBND thành phố để tăng cường cơ sở vật chất cho công tác thông tin trên tất cả các mặt: tính tốn và xử lý thơng tin, truyền thơng tin…
+ Về xây dựng và thực hiện các chương trình cơng tác:
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố cần phối hợp với các phịng ban chun mơn tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công chức trong việc xây dựng chương trình cơng tác nhằm tạo ra chương trình cơng tác hợp lý, tiết kiệm được thời gian cho các lãnh đạo.
- Các phịng ban chun mơn khi xây dựng chương trình cơng tác cần lấy ý kiến tập thể về tầm quan trọng của từng công việc xác định mức độ ưu tiên về giải quyết cơng việc.
- Các phịng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần tiế thu có chọn lọc ý kiến đóng góp của Văn phịng HĐND và UBND thành phố về các đề án do mình trình nhằm xây dựng chương trình cơng tác hợp lý.
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố cần tăng cường việc theo dõi, đơn đốc thực hiện chương trình, cơng tác, kịp thời điều chỉnh chương trình cơng tác khi có tình huống bất ngỡ xảy ra. Kịp thời thơng báo và phối hợp với các phịng ban chun môn để xử lý cho kịp thời và hiệu quả nhất.
Tiểu kết chương 3
Nội dung chương 3 làm rõ những quan điểm, định hướng và mục tiêu của Đảng, Nhà nước về hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Đồng thời cũng nêu rõ quan điểm, định hướng mục tiêu của tỉnh Vĩnh Phúc và của thành phố Vĩnh Yên về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên.
KẾT LUẬN
Trong thời gian vừa qua, văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã kiện toàn tổ chức bộ máy, điều chỉnh hoạt động, nâng cao hiệu quả giải quyết cơng việc để hồn thành các mục tiêu, nhiệm vụ được giao. Phát huy tốt những thành tựu đạt được, với sự định hướng phát triển và sự quan tâm của lãnh đạo, sự phối hợp nhịp ngành giữa các ban, ngành, cơ quan cấp huyện, cấp xã văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã thể hiện được vai trị quan trọng của mình trong tổ chức chính quyền cấp huyện. Để làm được điều đó, lãnh đạo, nhân viên trong văn phòng, các cơ quan cấp trên đã cố gắng không ngững để thực hiện tốt mọi hoạt động của văn phịng, giải quyết những khó khăn, thách thức, nâng cao hiệu quả hoạt động ngày một tốt hơn.
Đề tài “Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” dựa trên cơ sở lý luận
khoa học và tình hình thực tiễn hoạt động của văn phịng HĐND – UBND thành phố, tiến hành nghiên cứu và đưa ra những quan điểm, nhận định, tập trung phân tích làm rõ vấn đề trong mọi hoạt động. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Với các phương pháp nghiên cứu được áp dụng hợp lý, tình hình hoạt động của văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên được nghiên cứu trong giai đoạn 2013 – 2015, đã đánh giá những kết quả đã đạt được, những hạn chế và những nguyên nhân của hạn chế trong quá trình hoạt động và đưa ra đề xuất mang tính thực tiễn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Đó thực sự là một cơng việc cấp thiết, mang tính thời cuộc để kiện tồn bộ máy hành chính địa phương, hồn thiện bộ máy hành chính trong cả nước.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chỉ thị Số: 09/2015/CT-UBND tỉnh Vĩnh Phúc, chỉ thị về việc tăng cườngquản lý công tác văn thư, lưu trữtrên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. 2. Chỉ thị số Số: 02/2012/CT-UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Về nâng
cao chất lượng công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
3. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội
4. Hồ Ngọc Cẩn (2008), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành hcisnh văn phịng, NXB Tài chính, Hà Nội.
5. Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành chính văn phịng trong cơ quan nhà
nước”. Nxb thống kê, Hà Nội.
6. Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành chính văn phịng”,Nxb thống kê, Hà Nội.
7. Nguyễn Đăng Thành ( chủ biên ) ( 2013), “ Đo lường và đánh giá
hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước những thành tựu trên thế giới và ứng dụng Việt Nam”, Nxb Lao động.
8. Luật số 77/2015/QH13 ngày 19/6/2015 của Quốc hội khóa XIII về tổ