1.2.7 .Tổ chức hội họp
2.3. Nội dung hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND-UBND thành phố
phố Vĩnh Yên
Cơ sở pháp lý: Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003, Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011, Nghị quyết số Số: 36a/NQ-CP, về Chính phủ điện tử (Chính phủ Điện tử là ứng dụng cơng nghệ thông tin và truyền thông (ICT) để các cơ quan củaChính quyềntừ trung ương và địa phương đổi mới, làm việc có hiệu lực, hiệu quả và minh bạch hơn; cung cấp thông tin, dịch vụ tốt hơn cho người dân, doanh nghiệp và các tổ chức; và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân thực - nguồn: Wikipedia), Nghị định về công tác văn thư theo Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ, Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 về quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, quyết định số 27/2014/QĐ-UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức;theo chỉ thị Số: 09/2015/CT-UBND tỉnh Vĩnh Phúc, chỉ thị về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc; quyết định số Số: 08/2015/QĐUBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Ban hành Quy chế trách nhiệm phối hợp của các cấp, các ngành trong cơng tác rà sốt, hệ thống hóa văn bản
quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, Chỉ thị số Số: 02/2012/CT- UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Về nâng cao chất lượng công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Theo Nghị quyết số 117/2013/NQ-HĐND về việc Về sửa đổi, bổ sung một số điều của bản quy định một số chế độ, định mức chi cho hoạt động của HĐND các cấp ban hành kèm theo Nghị quyết 49/2012/NQ-HĐNDngày 19/7/2012 của HĐND tỉnh.
Thứ nhất, công tác thu thập và xử lý thơng tin
Hay cịn là khả năng giải quyết các thủ tục hành chính:
Tại đây, các cán bộ, cơng chức không chỉ riêng Bộ phận một cửa mà là toàn bộ các cán bộ, nhân viên ở đây đều học cách “ Cười với dân”
Người cán bộ, nhân viên phải luôn luôn niềm nở với công dân, không được có thái độ miệt thị, chê bai, hoặc hách dịch gây khó dễ đối với người dân.
Trang bị cho mình kiến thức xã hội, và chun mơn nghiệp vụ để phục vụ cho công tác, nhiệm vụ được giao.
+ Kỹ năng hành chính văn phịng:
Nhìn chung phần lớn cán bộ cơng chức làm việc tại UBND thành phố Vĩnh n nói chung và Văn phịng HĐND – UBND thành phố nói riêng đều là nhân viên giỏi có trình Cao đẳng, Đại học trở lên, được đào tạo chuyên sâu về chun mơn nghiệp vụ, kỹ năng hành chính văn phịng..
Nghe và trả lời điện thoại tiết kiệm, chính xác;
Soạn thảo văn bản, soạn thảo công văn, thư, thư điện tử chuyên nghiệp, hiệu quả;
Quản lý thông tin hồ sơ tài liệu bảo mật, an tồn, chính xác;
Photocopy.. hiệu quả và tiết kiệm;
Sử dụng tính năng quản lý thời gian, kế hoạch làm việc, lên lịch hẹn, tiếnhành tổ chức hội họp..;
Ngoài các kỹ năng vốn có, cần phải nhắc đến kĩ năng mềm mà mỗi người nhân viên nên có: Kiên trì nhẫn lại; chịu khó tỉ mỉ, kỹ năng biết lắng nghe, trả lời hiệu quả; kỹ năng trao đổi thông tin; kỹ năng đọc phản hồi; ...
Thứ hai, công tác soạn thảo văn bản
Được đào tạo bài bản, cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên đều là những người soạn thảo văn bản, tài liệu rất là giỏi. Cán bộ, nhân viên thực hiện cơng tác soạn thảo là người u cầu phải có tính tỉ mỉ, kiên trì, có con mắt quan sát thật tốt và tập trung cao độ.
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác Văn thư – Lưu trữ, Thông tư 01/2011/TT-BNV “Hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản” có quy định chi tiết về các Khoản, Điều, Mục về nội dung của một văn bản hồn chỉnh, do đó là một cán bộ chuyên viên soạn thảo đòi hỏi phải năm chắc những nội dung mà các Văn bản quy phạm quy định.
Cán bộ, chun viên có khả năng phân tích thực tế , trung thực phản ánh đúng sự thực khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm. Không mảy may thiên vị, khơng thêm bớt bóp méo sự thật. Nêu bật nội dung cần được giải quyết.
Thứ ba, công tác tiếp nhận và quản lý văn bản
Có hai loại văn bản được quản lý tại văn phòng HĐNH – UBND huyện đó là: văn bản đi và văn bản đến.
Hình 2. 1. Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến
Bước 1: Nhận văn bản, phân loại văn bản, bóc vì văn bản
Tất cả văn bản đến đều được tập hợp tại Văn thư Văn phòng HĐNH – UBND thành phố để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ.
- Nhận văn bản: Khi văn bản được gửi đến Văn phòng, nhân viên văn thư cps trách nhiệm kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc UBND thành phố thì phải gửi lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất phải lập biên bản ngay với sự chứng kiến của người đưa văn bản.
- Phân loại văn bản:
+ Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho UBND thành phố, các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thành phố hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong UBND huyện, lãnh đạo cơ quan trực thuộc UBND huyện.
+ Loại không phải vào sổ đăng ký: Thư riêng, bản tin, báo, tạp trí. Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản Loại khơng phải vào sổ đăng ký Loại vào sổ đăng ký Chuyển trực tiếp cho người nhận Đóng dấu đến Vào sổ đăng ký văn bản đến Trình, chuyển giao văn bản đến Đơn đốc, theo
dõi việc giải quyết văn bản
+ Loại bóc bì: Các văn bản ngồi bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo của Chi nhánh, khơng có dấu mật.
+ Loại khơng bóc bì: Các văn bản ghi tên đích danh lãnh đạo cơ quan, phịng ban, đơn vị, cá nhân; Bì thư riêng của cá nhân làm việc. Hồ sơ đấu thầu; bì thư gửi cho các đồn thể, cơ quan trong đơn vị, các văn bản đóng dấu giáp lai. Việc bóc bì phải thực hiện cẩn thận, khéo léo, không để bị rách nội dung bên trong. Đối với các cơng văn có dấu mật thì khơng được bóc bì, phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm để giải quyết. Cịn đối với văn bản thường, khi tiến hành bóc bì văn bản, cán bộ văn thư phải lấy văn bản ra nhẹ nhàng tránh làm rách văn bản, phải đối chiếu ký hiệu văn bản đã được ghi bên ngồi phong bì với ký hiệu văn bản xem có trung khớp hay khơng.
Bước 2: Đóng dấu đến:
Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thứ, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đến.
Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào dưới số, ký hiệu, trích yếu của cơng văn.
Số đến ghi vào dấu đến phải có sự trung khớp với số thứ tj ghi trên văn bản đến là ngày văn thư nhận văn bản.
Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận, vào sổ văn bản đến ngay trong ngày. Nếu văn bản đến vào ngày nghỉ thì được làm thủ tục tiếp nhận vào ngày làm việc tiếp theo (trừ trường hợp văn bản có ghi mức độ khẩn).
Hình 2. 2. Mẫu dấu đến
(Nguồn: Văn phịng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên)
U.B.N.D T.P VĨNH YÊN CÔNG VĂN ĐẾN
Số:
Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến
Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, khơng viết bút chì, dập xóa hoặc viết tắt, tránh trùng số hoặc bỏ sót số. Các yếu tố nội dụng cần phải ghi vào mẫu sau:
Hình 2. 3. Mẫu nội dung số công văn đến
Ngày đến Số đến Cơ quan gửi văn bản đến Số/kí hiệu văn bản Ngày văn bản Tên loại và trích yếu Lưu hồ sơ Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11/01/2 015 35 UBND tỉnh 112/2015 / QĐ- UBND 06/01/ 2015 Quyết định v/v Ban hành… UBND huyện Đầm hà
Nguồn: văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên
Bước 4: Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn thư sau khi vào sổ văn bản đến trình cho Chánh văn phòng xem xét, giải quyết. Chánh văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của văn phòng, chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao, cho ý kiến phân phối văn bản chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Khi chuyển văn bản đến phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đến.
Hình 2. 4. Mẫu chuyển giao văn bản đến
Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc
người nhận Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
01/01/2015 123 Phịng Văn hóa và thơng tin
Nguồn: Văn phịng HĐND –UBND thành phố Vĩnh Yên
Bước 5: Đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản
Hình 2. 5.Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến
STT Tác giả công văn Số, ký hiệu cơng văn Ngày ký cơng văn Trích yếu nội dung cơng văn Người nhận giải quyết Thời hạn giải quyết Nội dung giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nguồn: Văn phịng HĐND –UBND thành phố Vĩnh n
Nhìn chung, việc tiếp nhận và quản lý văn bản đến được thực hiện tương đối tốt, đảm bảo việc tiếp nhận thơng tin của Văn phịng nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo thông itn đến đúng đối tượng, công việc cần giải quyết được giao đúng người, có thẩm quyền. Góp phần đảm bảo chất lượng cơng việc của Văn phịng cũng như của UBND huyện.
Trong thời gian qua, 100% văn bản đến được văn phòng HĐND và UBND thành phố tiếp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tượng đảm bảo 100% công việc được giải quyết đúng thời hạn, đúng thẩm quyền.
Trong giai đoạn 2013 –2015, số văn bản đến đã được tiếp nhận là:
Bảng 2. 1. Số văn thư được tiếp nhận giai đoạn 2013 - 2015
Chỉ tiêu Số lượng
Cơng văn của Chính phủ Cơng văn của HĐNH tỉnh Công văn của UBND tỉnh
Công văn của các sở, ban, ngành của tỉnh
Nguồn: Văn phòng HĐND –UBND thành phố Vĩnh Yên
* Quản lý văn bản đi
Hình 2. 6. Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra văn bản
Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có gì sai sót phải kịp trình báo Chánh văn phịng hoặc người soạn thảo biết để sửa chữa sai sót trước khi ban hành.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có)
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu phải ngay ngắn, đúng chiều, đúng chuẩn mực quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Kiểm tra văn bản Đóng dấu Đăng ký văn bản đi Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản lưu
Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản của phụ lục đó.
Đóng dấu khẩn, mật:
+ Tùy theo mức độ cần được chuyển phát, văn bản được xác định mức độ khẩn theo các mức: hỏa tốc, thượng khẩn hoặc khẩn.
+ Dấu chỉ mức độ khẩn được khắc theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi:
Trước khi chuyển văn bản đi, các cán bộ văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản đi vào sổ đăng lý văn bản đi chính xác,đầy đủ.
Hình 2. 7. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Ngày Ngày đến Số đến Cơ quan gửi văn bản đến Số/kí hiệu văn bản Ngày văn bản Tên, loại trích yếu Lưu hồ sơ Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nguồn: Văn phòng HĐND –UBND thành phố Vĩnh Yên
Bước 4: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, cán bộ văn thư phải chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày văn bản được ký ban hành; những văn bản khẩn phải được chuyển ngay sau khi ký ban hành.
Việc chuyển phát văn bản đi có thể thực hiện qua đường bưu điện, fax hoặc qua Internet.
Bước 5: Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản
Mỗi văn bản phát hành phải lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư Văn phòng và một bản lưu trong hồ sơ soạn thảo văn bản.
Vai trò: Quản lý tốt văn bản đi giúp văn bản được chuyển phát đi đảm bảo đúng nội dung, thể thức văn bản. Văn bản đi là phương tiện truyền đạt một cách đấy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết.
Quản lý tốt văn bản đi giúp văn phòng nắm bát được kết quả của việc ban hành văn bản đó.
Kết quả thực hiện
Trong thời gian qua, văn phịng đã quản lý một cách thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành các văn bản của Văn phòng HĐNH – UBND thành phố Vĩnh Yên. Cụ thể:
Bảng 2. 2. Số lượng văn bản đi của Văn phòng HĐND –UBND thành phố
Vĩnh Yên giai đoạn 2013 – 2015
STT Loại văn bản Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Quyết định 2738
Văn bản quy phạm pháp luật 1
Chỉ thị 7 Thông báo 172 Kế hoạch 96 Tờ trình 140 Giấy mời 130 Báo cáo 115 Công văn khác 1245
Thứ tư, công tác quản lý và sử dụng con dấu
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu của HĐND –UBND thành phố và con dấu của cơ quan.
Các con dấu phải được để tại trụ sở của văn phòng HĐND và UBND thành phố, chánh văn phòng giao cho cán bộ văn thư lưu trữ và đóng dấu.
Khi phát hiện mất con dấu phải có trách nhiệm trình báo ngay cho cơ quan Cơng an cấp có thẩm quyền hoặc nơi xảy ra mất dấu, đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho cấp có thẩm quyền và làm thủ tục cần thiết để xin cấp lại.
* Trách nhiệm của cán bộ văn thư về quản lý và sử dụng con dấu:
Bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Phải tự tay đóng dất vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị.
Chỉ được đóng dấy vào các văn bản, tài liệu sau khai có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.
Khơng được đóng dấu khống chỉ. * Nguyên tắc đóng dấu:
Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng dấu mực quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục đó.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên trên văn bản, tài liệu chuyên