1.2. Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện
1.2.6. Bảo quản vật tư, tài sản, kinh phí cho cơ quan
Trong văn phòng HĐND – UBND cấp huyện, mọi đồ dùng, thiết bị, các tài liệu được văn phịng nắm giữ cũng như kinh phí hoạt động được Nhà nước giao cho hàng năm cần phải được bảo quản, sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả. Nhiệm vụ này là một nhiệm vụ đặc thù của cơng tác văn phịng. Thực hiện tốt các nhiệm vụ đối với các đối tượng nêu trên, văn phịng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan tổ chức. Việc lập kế hoạch về nhu cầu kinh phí, nhiệm vụ chi của văn phịng sẽ được thể hiện rõ trong dự toán ngân sách được cấp. Việc triển khai mua sắm mới các trang thiết bị cần được đề xuất ý kiến, sau khi có ý kiến của cơ quan cấp trên đồng ý, cấp kinh phí bổ sung hoặc chi từ ngân sách chung mới được thực hiện mua sắm. Bên cạnh đó, các thiết bị tại văn phịng có được cũng một phần do cấp phát, nhận từ cơ quan cấp trên, được ghi nhận và bảo quan theo đúng quy định, sử dụng sao cho có hiệu quả nhất. Việc thực hiện các hoạt động trên theo đúng quy trình, theo đúng quy định hiện hành, chi tiêu chặt chẽ có cơ sở trước tiên văn phòng sẽ hồn thành tốt nhiệm vụ của mình, thực hiện quyền hạn trong khả năng cho phép và sau đó là cơ sở để kịp thời điều chỉnh, lập kế hoạch tài chính kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo và nhu cầu của văn phịng.
Việc đảm bảo về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của cơ quan trực thuộc và vì mục tiêu chung của các cấp ngân sách. Do vậy, mọi hoạt động diễn ra cần thực hiện quản lý chặt chẽ, có khoa học, tạo điều kiện cho văn phịng hồn thành tốt mọi nhiệm vụ của mình.