1.2. Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện
1.2.3. Soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngơn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau.
Văn bản hành chính là văn bản của các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục, và thẩm quyền luật định. Nói cách khác, Văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý và nó phản ánh kết quả hoạt động của quản lý, đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước cho cấp dưới. Văn bản hành chính là thơng tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và cơng dân.
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và cơ quan trực thuộc UBND huyện bao gồm: các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
Trong đó, văn bản quy phạm pháp luật theo quy định vủa luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII banh ành ngày 03 tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự nhất định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”.
Thứ nhất, các vănbản có tính pháp quy như: nghị quyết,quyết định, quy định, quy chế,thểlệ.
Thứ hai, các văn bản hành chính thơng thường. Là những văn bản mang tính chất thơng tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép cơng việc của cơ quan. Văn bản khơng có tên loại như : công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, cơng văn đơn đốc nhắc nhở, cơng văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp,…) Hay các văn bản có tên loại: Thơng báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, cơng điện, các loại giấy, các loại phiếu,…
Thứ ba, các loạigiấytờ hành chính
Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định. Ví dụ: giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền…
Xét về chức năng của các loại văn bản hành chính có thể chia thành hai nhóm:
- Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tượng nhất định.
- Các văn bản mang tính thơng tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi phản ánh tình hình, ghi chép cơng việc trong cơ quan, tổ chức.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng được quy định rõ ràng trong thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản và Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trong đó nguyên tắc soạn thảo văn bản quy định:
- Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: VBQPPL được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan Nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hơp và lhoong trái với quy định của cơ quan Nhà nước cấp trên. Các văn bản QPPL trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên phải được CQNN có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: văn bản phải đảm bảo đúng thể thức theo Nhà nước quy định. Nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ khơng có giá trị pháp lý. Cũng phải đặc biệt lưu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản vì mỗi loại văn bản sẽ có hình thức mẫu quy định khác nhau.
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định. Đối với văn bản QPPL, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ ràng nhằm tránh việc chống chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan. Đối với văn bản hành chính thơng thường, các cơ quan đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành giao dịch… Cần lưu ý, một cơ quan không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định.
- Văn bản phải đảm bảo tính khả thi, nếu là văn bản pháp luật phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, cịn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác.
- Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính cơng vụ: đây ;à phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các u cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hồn chỉnh.
Do đó, các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
- Đối với văn bản đi: phải được đăng ký số quản lý văn bản đi ở văn thư. - Tất cả văn bản đi phải được điều tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi.
Thực tế, văn bản là phương tiện ghi thơng tin, chuyển thơng tin hữu hiệu và chính xác nhất. Thông tin trong văn bản được ghi lại rõ ràng, theo đúng yêu cầu của đối tác và nguyện vọng của bên đưa tin về nhiều lĩnh vực như: kinh tế, văn hóa, xã hội, pháp luật. Tuy đã có văn bản quy định rõ ràng cụ thể trong việc thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản nhưng việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản vẫn cịn gặp nhiều sai sót. Khi đó, văn phịng, nơi ban hành, soạn thảo các văn bản là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc xử lý những sai sót này. Trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản: soạn thảo văn bản và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản. Do đó, văn phịng phải nắm vững thông tin đầu vào, xử lý và sử dụng thơng tin một cách có bài bản, có cơ sở.