do đó lãnh đạo văn phòng đôi khi còn kiêm luôn vai trò của cán bộ công đoàn, tổ chức các chuyến tham quan du lịch, tiệc đãi khách… ngoài ra còn có kỹ năng điều hành cuộc họp.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng IT-SOFT office.
3.2.5. Giải pháp phối hợp hiệu quả công việc của HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên thành phố Vĩnh Yên
Việc chuẩn hóa Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố. Từ
trước đến nay, quy chế làm việc của các cơ quan chuyên môn được xây dựng theo quy chế của Bộ quản lý ngành dọc, hoặc quy chế làm việc mẫu của UBND thành phố, hoặc quy chế làm việc theo ý riêng của từng cơ quan, do đó thiếu tính đồng bộ và không có cơ sở kiểm soát việc thực hiện. Do đó cần thống nhất trong việc xây dựng quy chế làm việc của từng cơ quan và tạo ra cơ thế thực hiện.
Cần đặt ra tiêu chuẩn cụ thể cho các chức danh Chánh văn phòng HĐND và UBND, tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác văn thư tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố.
+ Về công tác thông tin báo cáo:
Sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố trong việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo thời gian qua vẫn còn hạn chế như: báo cáo nộp không đúng thời hạn quy định, nội dung báo cáo vẫn còn chưa chuẩn xác… Do đó, để có sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần làm các công việc như:
- Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ công chức của cơ quan mình nộp báo cáo về Văn phòng HĐND và UBND thành phố kịp thời theo đúng quy định thời gian trong Quy chế làm việc.
- Về nội dung báo cáo, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố phải rà soát kỹ nội dung, số liệu báo cáo nhằm đảm bảo tính chính xác cao nhất cho báo cáo. Số liệu tổng hợp báo cáo hàng tháng, báo cáo 6 tháng, báo cáo hàng năm phải thống nhất với nhau. Có như vậy mới tạo điều kiện
thuận lợi cho Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên khi làm báo cáo tổng hợp.
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên cần tăng cường các biện pháp đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố nắm bắt kịp thời đầy đủ thông tin để làm cơ sở tham mưu cho lãnh đạo tốt hơn.
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần phối hợp để tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công chức nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức, nhận thấy trách nhiệm hơn trong việc thực hiện công tác này. Đồng thời tăng cường khả năng thu thập thông tin, soạn thảo văn bản, thông tin báo cáo, sử dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo cho cán bộ công chức.
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố rà soát các cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác thông tin báo cáo của từng cơ quan, tham mưu với lãnh đạo UBND thành phố để tăng cường cơ sở vật chất cho công tác thông tin trên tất cả các mặt: tính toán và xử lý thông tin, truyền thông tin…
+ Về xây dựng và thực hiện các chương trình công tác:
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công chức trong việc xây dựng chương trình công tác nhằm tạo ra chương trình công tác hợp lý, tiết kiệm được thời gian cho các lãnh đạo.
- Các phòng ban chuyên môn khi xây dựng chương trình công tác cần lấy ý kiến tập thể về tầm quan trọng của từng công việc xác định mức độ ưu tiên về giải quyết công việc.
- Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần tiế thu có chọn lọc ý kiến đóng góp của Văn phòng HĐND và UBND thành phố về các đề án do mình trình nhằm xây dựng chương trình công tác hợp lý.
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố cần tăng cường việc theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình, công tác, kịp thời điều chỉnh chương trình công tác khi có tình huống bất ngỡ xảy ra. Kịp thời thông báo và phối hợp với các phòng ban chuyên môn để xử lý cho kịp thời và hiệu quả nhất.
Tiểu kết chương 3
Nội dung chương 3 làm rõ những quan điểm, định hướng và mục tiêu của Đảng, Nhà nước về hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Đồng thời cũng nêu rõ quan điểm, định hướng mục tiêu của tỉnh Vĩnh Phúc và của thành phố Vĩnh Yên về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên.
KẾT LUẬN
Trong thời gian vừa qua, văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã kiện toàn tổ chức bộ máy, điều chỉnh hoạt động, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc để hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ được giao. Phát huy tốt những thành tựu đạt được, với sự định hướng phát triển và sự quan tâm của lãnh đạo, sự phối hợp nhịp ngành giữa các ban, ngành, cơ quan cấp huyện, cấp xã văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã thể hiện được vai trò quan trọng của mình trong tổ chức chính quyền cấp huyện. Để làm được điều đó, lãnh đạo, nhân viên trong văn phòng, các cơ quan cấp trên đã cố gắng không ngững để thực hiện tốt mọi hoạt động của văn phòng, giải quyết những khó khăn, thách thức, nâng cao hiệu quả hoạt động ngày một tốt hơn.
Đề tài “Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” dựa trên cơ sở lý luận khoa học và tình hình thực tiễn hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố, tiến hành nghiên cứu và đưa ra những quan điểm, nhận định, tập trung phân tích làm rõ vấn đề trong mọi hoạt động. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Với các phương pháp nghiên cứu được áp dụng hợp lý, tình hình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên được nghiên cứu trong giai đoạn 2013 – 2015, đã đánh giá những kết quả đã đạt được, những hạn chế và những nguyên nhân của hạn chế trong quá trình hoạt động và đưa ra đề xuất mang tính thực tiễn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Đó thực sự là một công việc cấp thiết, mang tính thời cuộc để kiện toàn bộ máy hành chính địa phương, hoàn thiện bộ máy hành chính trong cả nước.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chỉ thị Số: 09/2015/CT-UBND tỉnh Vĩnh Phúc, chỉ thị về việc tăng cườngquản lý công tác văn thư, lưu trữtrên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. 2. Chỉ thị số Số: 02/2012/CT-UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Về nâng
cao chất lượng công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
3. Học viện hành chính (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội
4. Hồ Ngọc Cẩn (2008), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành hcisnh văn phòng, NXB Tài chính, Hà Nội.
5. Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”. Nxb thống kê, Hà Nội.
6. Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng”,Nxb thống kê, Hà Nội.
7. Nguyễn Đăng Thành ( chủ biên ) ( 2013), “ Đo lường và đánh giá hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước những thành tựu trên thế giới và ứng dụng Việt Nam”, Nxb Lao động.
8. Luật số 77/2015/QH13 ngày 19/6/2015 của Quốc hội khóa XIII về tổ chức chính quyền địa phương.
9. Nghị quyết số 117/2013/NQ-HĐND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Về sửa đổi, bổ sung một số điều của bản quy định một số chế độ, định mức chi cho hoạt động của HĐND các cấp.
10. Nghị quyết 49/2012/NQ-HĐND ngày 19/7/2012 của HĐND tỉnh Vĩnh Phúc.
12. Nghị định số 37/2014/NĐ-CP, Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
13. Nghị định 24/2014/NĐ-CP, Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
14. Nghị định/NĐ-CP, Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
15. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, Về việc quản lý và sử dụng con dấu. 16. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP Sửa đổi bổ sung một số điều của nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
17. Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
18. Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên, Quy chế chi tiêu nội bộ.
19. Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên.
20. Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
21. Quyết định số Số: 08/2015/QĐUBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc Ban hành Quy chế trách nhiệm phối hợp của các cấp, các ngành trong công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
22. Thái Thùy Linh (2010) “ Nâng cao năng lực điều hành văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công Học viện hành chính Hà Nội.
23. Tăng Thị Bích Ngọc (2014) “ Hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính Quốc gia.
24. Thông tư liên tịch số 55 thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
25. Thông tư số 04/2013/TT-BNV, hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
26. Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.