1.2.7 .Tổ chức hội họp
1.5. Quản trị văn phòng HĐND – UBND cấp huyện
1.5.1. Khái niệm quản trị văn phòng
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra. Việc quản trị văn phòng bao gồm nhiều công việc quan trọng. Cụ thể:
- Công tác hoạch định,xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hồn thành các mục tiêu đó.
- Tổ chức: (organizing): lựa chọn, bồi dưỡng và sắp xếp nhân sự theo
một cơ cấu, bộ phận phù hợp để đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu. Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm các cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận đó.
- Lãnh đạo (leading): Phân cơng, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên
thực hiện cụ thể động viên, khuyến khích nhân viên .
- Kiểm sốt (controlling): Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết
qủa của từng cơng việc, từng nhiệm vụ và tồn bộ chương trình, kế hoạch, áp dụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt). Rút kinh nghiệm, chỉnh
sửa nguyên tắc, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện.
Quản trị hành chính văn phịng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm sốt các hoạt động xử lý thơng tin. Có thể nói, quản trị văn phịng là các cơng việc cụ thể hàng ngày liên quan tới hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành một văn phòng nhằm giải quyết hiệu quả, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng đó.
1.5.2. Chức năngquản trị văn phịng
- Đối với chức năng hoạch định nhằm đề ra các mục tiêu công việc cụ thể, xác định các biện pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để triển khai trong văn phòng.
- Đối với chức năng tổ chức: nhằm tuyền chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả các mục tiêu công việc.
- Đối với chức năng lãnh đạo là việc phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân viên văn phòng thực hiên tốt nhiệm vụ đã xác định trong kế hoạch.
- Đối với chức năng kiểm soát là theo dõi, kiểm tra kết quả thực hiện công việc trên thực tế, phát hiện các vấn đề phát sinh và đề ra các biện pháp xử lý kịp thời.
1.5.3. Nội dung quản trị văn phòng:
Trong cơng tác quản trị văn phịng, nội dung cơ bản các công việc thực hiện bao gồm:
+ Lập kế hoạchquản trị văn + Xây dựng quy chế văn phòng
+ Xây dựng và tiến hành cơ cấu tổ chức văn phịng hợp lý
+ Phân cơng công việc và tổ chức phối hợp các bộ phận, phòng ban.
+ Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động văn phịng
+ Xây dựng hệ thống thơng tin và hệ thống thông tin quản lý của văn phịng.
+ Xây dựng văn hóa tổ chức tích cực, hỗ trợ tốt cho các vấn đề phát sinh trong thực tế.
+ Cung cấp và đảm bảo các điều kiện làm việc cho văn phòng.