Chu trình chi NSNN tổng quát bao gồm các khâu lập dự toán, chấp hành dự toán chi và quyết toán chi NSNN, cụ thể:
c.1/ Lập dự toán chi NSNN là quá trình bao gồm các cơng việc như lập dự toán, phân bổ dự toán chi và giao dự toán chi NSNN. Các khoản chi trong dự toán ngân sách phải được xác định trên cơ sở mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh, quốc phịng.
Trong đó, lập dự tốn chi NSNN là cơng việc khởi đầu, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và hiệu quả của toàn bộ các khâu của q trình quản lý chi NSNN. Dự tốn chi NSNN đúng đắn, có cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn sẽ có tác dụng quan trọng đối với mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội nói chung cũng như tạo tiền đề cho việc quản lý chặt chẽ, có hiệu quả các khoản chi NSNN nói riêng.
c.2/ Chấp hành dự tốn chi NSNN: sau khi được phê chuẩn ( do Quốc hội hoặc Hội đồng Nhân dân các cấp phê chuẩn), thì việc thực hiện chi ngân sách được triển khai ( năm ngân sách được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm). Quá trình này là cấp kinh phí NSNN cho các nhu cầu đã được phê duyệt; đồng thời, các cơ quan quản lý nhà nước được pháp luật quy định có trách nhiệm kiểm soát mọi khoản chi của NSNN đảm bảo đúng dự toán, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành của Nhà nước. Việc chấp hành dự toán chi NSNN là tổ chức cấp phát kinh phí đúng mục đích, đúng dự tốn đã được duyệt. Trong đó, Bộ Tài chính có vị trí quan trọng trong việc điều hành NSNN của Chính phủ.
Trong giai đoạn này, một khoản chi NSNN phát sinh và hoàn thành thường phải trải qua các giai đoạn sau:
- Giai đoạn lập kế hoạch mua sắm hàng hoá, dịch vụ, lựa chọn nhà cung cấp để cung cấp hàng hố dịch vụ theo nhu cầu, có thể thơng qua các hình thức: đấu thầu, chỉ định, mua sắm trực tiếp… Đối với trường hợp tuyển dụng, thuê nhân công thực hiện 1 công việc nhất định, đây là giai đoạn lựa chọn cán bộ, đối với nhân cơng th ngồi là giai đoạn lựa chọn, xét duyệt và thực hiện ký kết hợp đồng vụ việc.
- Giai đoạn cam kết: sau khi hoàn thành các thủ tục về mua sắm hàng hố, dịch vụ, ĐVSDNS có trách nhiệm và nghĩa vụ cam kết và dành khoản dự tốn tương ứng với giá trị của gói mua sắm hàng hố, dịch vụ, đảm bảo thanh toán cho đối tượng cung cấp khi các nghĩa vụ trong hợp đồng được nhà cung cấp hồn thành, có đầy đủ biên bản hoặc giấy tờ chứng nhận liên quan.
- Giai đoạn thực hiện hợp đồng, nhà cung cấp tiến hành sản xuất, cung ứng hàng hoá dịch vụ cho các ĐVSDNS theo các điều khoản của hợp đồng.
- Thanh toán hợp đồng: căn cứ các loại giấy tờ chứng minh nghiệp vụ cung ứng hàng hố dịch vụ hồn thành (biên bản phản ánh số lượng, chủng loại hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu …), cắn cứ các điều khoản về thanh toán trong hợp đồng, đơn vị thực hiện thủ tục chuẩn chi, chấp thuận thanh toán, đồng thời ban hành chứng từ để hoàn thành thủ tục thanh toán tại KBNN.
- Thanh toán tại Kho bạc Nhà nước: KBNN thực hiện kiểm soát các điều kiện chi, khi đầy đủ các điều kiện thì thực hiện thanh tốn cho đối tượng thụ hưởng theo quy định, có thể thanh tốn trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc thanh tốn thơng qua đơn vị thụ hưởng ngân sách.
c.3/ Quyết tốn chi NSNN là khâu cuối cùng trong chu trình quản lý chi NSNN, bao gồm các công việc tổng hợp, phân tích, đánh giá các khoản chi NSNN đã thực hiện trong năm ngân sách, đối chiếu với dự toán năm đã được Quốc hội phê chuẩn, đánh giá mức độ hoàn thành các nhiệm vụ chi, các nhiệm vụ phát sinh mới, mức độ tuân thủ các định mức… và xem xét, quyết định quyết toán chi NSNN từng năm.