- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
2.3.4.2. Nội dung của các kế hoạch
Ở Bộ Công Thƣơng, thông thƣờng trong lƣu trữ, những cơng việc nào có thể chuẩn hóa thành các chỉ tiêu thì trong các kế hoạch nó đƣợc thể hiện dƣới dạng các con số cụ thể, những công việc hoặc quy định không thể thể hiện thành các chỉ tiêu thì Bộ thƣờng giao trách nhiệm cho từng đơn vị thực hiện. (Theo
Quyết định số 5458/QĐ-BCT ngày 19/9/2012 về ban hành quy chế công tác lưu trữ).
Những chỉ tiêu, số liệu trong kế hoạch thƣờng là những kế hoạch đặt riêng cho cơ quan Bộ Công Thƣơng thực hiện. Chẳng hạn kế hoạch 5 năm (2010- 2015) của Bộ Công Thƣơng xây dựng cho riêng cơ quan Bộ thực hiện nhƣ sau:
Kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu:
Tổng số tài liệu giấy là >1000 mét tài liệu.
Vệ sinh 1000m giá tài liệu (bình quân mỗi năm 200m giá). Khử trùng 1000m (mỗi năm tiến hành khử trung 200m giá). Tu bổ, phục chế 100m giá tài liệu (mỗi năm 20m giá).
Kế hoạch tổ chức sử dụng tài liệu:
Nâng cao, hiện đại hóa các cơng cụ tra tìm tài liệu, từng bƣớc cải tiến các công cụ tra cứu tài liệu.
Trong 05 năm (2010-2015) phục vụ 2.000 lƣợt ngƣời sử dụng tài liệu. Có 05 bài giới thiệu tài liệu (bình quân mỗi năm một lần).
Kế hoạch đào tạo trong 5 năm (2010-2015)
(theo Quyết định số 3013/QĐ- BCT ngày 13/2/2010 của Bộ Công Thương ban hành kế hoạch phát triển công tác lưu trữ của Bộ Công Thương giai đoạn 2010- 2015).
Trong 5 năm, Bộ Công Thƣơng đã tổ chức 05 lớp tập huấn bồi dƣỡng nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ cho cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, và cử các cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ trong và ngoài nƣớc.
Kế hoạch đầu tƣ kinh phí xây dựng cơ bản, cải tạo, nâng cấp các phòng kho lƣu trữ trong 5 năm (2010-2015) là 1 tỷ đồng (bình quân mỗi năm là 200 triệu đồng).
Những kế hoạch, quy định thể hiện bằng nhiệm vụ công tác thƣờng là những công việc giao cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc những cơng việc mang tính chất chung chung. Cụ thể là:
- Trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lƣu hồ sơ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc, Bộ Công Thƣơng quy định: hàng năm thủ trƣởng cơ quan phải tiến hành chỉ đạo Văn phịng lập danh mục hồ sơ cơng việc của cơ quan và lƣu trữ Văn phịng phải hƣớng dẫn, đơn đốc công tác lập hồ sơ công việc để cán bộ, nhân viên các phòng, ban trong cơ quan thực hiện; cuối năm, Văn phòng phải thu hồ sơ công việc đã giải quyết xong trong năm trƣớc của các phòng, ban về Văn phòng (Phòng Lƣu trữ) quản lý.
- Còn đối với cơ quan Bộ Công Thƣơng, Bộ đã quy định về trách nhiệm lập hồ sơ công việc. Cụ thể: Thủ trƣởng các Vụ, Thanh tra Bộ và Văn phòng Bộ phải trực tiếp chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc, cơng tác giao nộp hồ sơ cơng việc đã hồn thành, tài liệu của cơ quan mình theo danh mục hồ sơ đƣợc Bộ ban hành hàng năm. (Quyết định số 513 ngày 16 tháng 01 năm 2014 của Bộ trưởng
Bộ Công Thương về việc ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu Bộ Công Thương).
Tồn thể cán bộ, cơng chức và nhân viên trong cơ quan Bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc mình thụ lý, cuối mỗi năm phải nộp cho lƣu trữ cơ quan các hồ sơ, tài liệu công việc đã giải quyết xong và danh mục những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại để theo dõi, nghiên cứu tiếp. Không một đơn vị hoặc cá nhân nào đƣợc chiếm giữ các hồ sơ, tài liệu dùng riêng hoặc hủy hoại hồ sơ, tài liệu.
Văn phịng Bộ có trách nhiệm đơn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc của công chức các đơn vị khối cơ quan Bộ, bảo quản an toàn tài liệu theo quy định của Nhà nƣớc.
- Trong việc bảo quản tài liệu, Bộ Công Thƣơng quy định: Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ cần bố trí kho lƣu trữ có diện tích thích hợp, có phƣơng tiện thơng gió, cứu hỏa, vệ sinh để bảo quản tài liệu lƣu trữ cơ quan. Những tài liệu quý hiếm do sử dụng lâu ngày đã xuống cấp ( nhƣ một số cơng trình trọng điểm quốc gia, Nhà máy Thủy điện Hịa Bình, Nhà máy lọc hóa dầu Dung Quất, Nhà máy thủy điện Sơn La...) phải có biện pháp phục chế, nếu cần phải xây dựng phông bảo hiểm tài liệu lƣu trữ. Những tài liệu chƣa đến hạn nộp lƣu phải tổ chức tốt việc bảo quản tại cơ quan, đến hạn nộp lƣu phải nộp đủ và đúng hạn theo quy định.
- Trong đào tạo bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ công tác lƣu trữ: Bộ Cơng Thƣơng giao nhiệm vụ cho Văn phịng Bộ và Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp mở các lớp bồi dƣỡng về nghiệp vụ lƣu trữ cho đội ngũ cán bộ đang làm công tác lƣu trữ trong ngành, trọng tâm là bồi dƣỡng kiến thức về lập hồ sơ công việc và lƣu trữ hồ sơ cho tất cả các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn ở các cơ quan, đơn vị trong ngành. Bên cạnh đó, Bộ đặt ra kế hoạch từng bƣớc tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm cơng tác lƣu trữ, bố trí cán bộ theo đúng chun mơn đƣợc đào tạo, khắc phục tình trạng bố trí ngƣời khơng có chun mơn, nghiệp vụ làm cơng tác lƣu trữ.
- Trong việc quản lý, chỉ đạo công tác lƣu trữ: Để chỉ đạo có hiệu quả công tác lƣu trữ, Bộ phải “hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ dựa trên các quy định hiện hành của Nhà nƣớc và đặc thù của ngành Cơng Thƣơng theo hƣớng hiện đại hóa” Văn phịng Bộ phối hợp với Vụ Pháp chế phối hợp với Vụ Pháp chế sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng văn bản cho phù hợp với quy định của Nhà nƣớc và đặc thù của ngành. Bên cạnh đó, Phịng Lƣu trữ Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng cần tăng cƣờng phối hợp với Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ và việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc và của Bộ về công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ để có sự chỉ đạo nghiệp vụ và hƣớng dẫn thực hiện công tác này.
- Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ, Bộ sẽ phối hợp Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về chuyên môn nghiệp vụ và Cục Thƣơng mại điện tử và Công nghệ thông tin-Bộ Cơng Thƣơng để hồn thiện hệ thống phần mềm quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ trong cơ quan Bộ và hƣớng tới trong tồn ngành cơng thƣơng theo hƣớng hiện đại hóa.