- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
2.3.8. Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nƣớc và của Bộ về lƣu trữ
Nhà nƣớc và của Bộ về lƣu trữ
Hƣớng dẫn, kiểm tra về lƣu trữ là một bộ phận của công tác quản lý. Nhận thức rõ vai trị, vị trí và tầm quan trọng của giải pháp này cho nên Bộ Công Thƣơng đã gắn kế hoạch kiểm tra hƣớng dẫn công tác lƣu trữ vào chƣơng trình thanh kiểm tra chung của tồn ngành Cơng Thƣơng. Các kế hoạch thanh kiểm tra này thƣờng đƣợc xây dựng vào đầu năm. Đối với công tác văn thƣ-lƣu trữ, Bộ đã quy định cụ thể. Ví dụ, trong cơng văn số 1203/BCT-VP ngày 16 tháng 2 năm 2009 của Bộ Công Thƣơng về nhiệm vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ đã quy định: “Các cơ quan quản lý cấp trên có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ đối với cơ quan đơn vị thành viên và các đơn vị trực thuộc. Trọng tâm của việc kiểm tra là: Công tác quản lý và sử dụng con dấu, công tác xây dựng và ban hành văn bản, lập hồ sơ công việc, cơng tác bảo quản an tồn tài liệu và thực hiện chế độ nộp lƣu định kỳ vào lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ lịch sử, ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ. Về việc tổ chức các đợt kiểm tra, thông thƣờng, để tiến hành kiểm tra, hƣớng dẫn Bộ ra các quyết định thành lập đoàn kiểm tra,
hƣớng dẫn và kế hoạch thanh kiểm tra đối với từng đơn vị cụ thể. Thành phần đồn kiểm tra hƣớng dẫn của Bộ Cơng Thƣơng về cơng tác văn thƣ, lƣu trữ gồm có lãnh đạo Văn phịng Bộ, thủ trƣởng, chun viên Phòng Lƣu trữ và Phịng Hành chính phối hợp với đại diện của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (có thể còn phối hợp với một số lãnh đạo và chuyên viên làm việc ở cơ quan mà Bộ Công Thƣơng đến kiểm tra) đi kiểm tra về một hoặc nhiều mặt hoạt động trong lƣu trữ của một cơ quan, đơn vị nào đó thuộc Bộ Cơng Thƣơng. Sau đợt kiểm tra, hƣớng dẫn, Bộ Cơng Thƣơng thƣờng có văn bản kết luận góp ý để chỉ ra những thiếu sót và rút kinh nghiệm cho cơ quan đó trong cơng tác lƣu trữ.
Một trong những kinh nghiệm đáng đƣợc tổng kết ở đây là việc lựa chọn hình thức thực hiện hiệu quả giải pháp hƣớng dẫn, kiểm tra về công tác văn thƣ- lƣu trữ ở Bộ. Đó là hình thức tổ chức kiểm tra chéo theo sáng kiến của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đƣợc thể hiện trong công văn số 187/VTLTNN-VP về việc hƣớng dẫn kiểm tra chéo công tác văn thƣ lƣu trữ do Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành ngày 23 tháng 3 năm 2007. Nhờ thực hiện theo hình thức đó cùng với việc cụ thể hóa các qui định của Luật Lƣu trữ, Nghị định và thông tƣ hƣớng dẫn về Luật Lƣu trữ về kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ trong một số văn bản quản lý của Bộ Công Thƣơng nên công tác này tại Bộ đã đạt đƣợc một số kết quả đáng đƣợc ghi nhận nhƣ sau:
Năm 2007 đã kiểm tra, hƣớng dẫn cho 23 đơn vị trong tổng số 105 đơn vị thuộc diện Bộ Công Thƣơng quản lý, chiếm tỷ lệ 20% trong các đơn vị thuộc diện kiểm tra.
- Năm 2009 đã kiểm tra, hƣớng dẫn cho 33 đơn vị, trong tổng số 97 đơn vị thuộc diện Bộ Công Thƣơng quản lý, chiếm 30% trong các đơn vị thuộc diện kiểm tra.
- Năm 2010 đã kiểm tra, hƣớng dẫn cho 29 đơn vị trong tổng số 95 đơn vị thuộc diện Bộ Công Thƣơng quản lý, chiếm 30% trong các đơn vị thuộc diện kiểm tra.
- Năm 2011 đã kiểm tra hƣớng dẫn cho 27 đơn vị.
- Năm 2012 đã kiểm tra hƣớng dẫn cho 21 đơn vị, trong tổng số 83 đơn vị thuộc diện Bộ Công Thƣơng quản lý, chiến tỷ lệ 20% các đơn vị thuộc diện kiểm tra.
- Năm 2013 đã kiểm tra hƣớng dẫn cho 18 đơn vị.
- Năm 2014 đã kiểm tra hƣớng dẫn cho 18 đơn vị, trong tổng số 72 đơn vị thuộc diện Bộ Công Thƣơng quản lý, chiếm 35% trong các đơn vị thuộc diện kiểm tra.
Theo số liệu nêu trên cho phép khẳng định rằng, từ khi tái lập (năm 2007) đến năm 2014, Bộ đã thƣờng xuyên tiến hành kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các đơn vị thuộc Bộ. Ở đây cần nhấn mạnh thêm rằng, năm 2012, sau khi Luật Lƣu trữ có hiệu lực thi hành, Bộ Cơng Thƣơng đã chủ động thực hiện phƣơng thức kiểm tra phối hợp với cơ quan quản lý chuyên ngành văn thƣ-
lƣu trữ là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc để tiến hành kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ. Kết quả kiểm tra theo phƣơng thức này đƣợc đánh giá rất cao. Cụ thể: Việc phối hợp với Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đã thể hiện đƣợc sự nghiêm túc trong việc thực hiện chức năng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Cơng Thƣơng, đồng thời thể hiện đƣợc tính khách quan trong cơng tác kiểm tra nhìn nhận về hoạt động lƣu trữ của các đơn vị thuộc Bộ Công Thƣơng. Phƣơng thức kiểm tra này, một mặt giúp cho Bộ Cơng Thƣơng có cái nhìn đa chiều về cơng tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng, mặt khác là cơ hội để các cán bộ, chuyên viên có thể học hỏi trao đổi và đúc rút kinh nghiệm lẫn nhau trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn trong lƣu trữ.
Đối với các đơn vị trực thuộc Bộ, hàng năm Bộ thành lập các đoàn kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ và các chế độ khác có liên quan. Theo hƣớng dẫn kế hoạch văn thƣ, lƣu trữ hàng năm của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà ƣớc, thì số lƣợng các đơn vị đƣợc kiểm tra phấn đấu đạt 50 - 70% trên tổng số các đơn vị (văn bản số 103/VTLTNN-NVTW ngày 20/02/2014 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước), tuy nhiên trên thực tế Bộ Công Thƣơng là Bộ đa ngành,
đa lĩnh vực bởi vậy số lƣợng các đơn vị trực thuộc tƣơng đối nhiều, hàng năm Bộ Công Thƣơng chỉ tiến hành kiểm tra đƣợc khoảng 20 đến 30% các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị đƣợc Bộ Công Thƣơng tiến hành kiểm tra chủ yếu là các đơn vị trọng điểm trong ngành Cơng Thƣơng nhƣ: Tập đồn Điện lực Việt Nam, Tập đồn Cơng nghiệp Than-Khống sản Việt Nam, Tập đồn Xăng dầu Việt Nam, Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tổng công ty Bia-Rƣợu-Nƣớc giải khát Hà Nội, Tổng Công ty Bia-Rƣợu-Nƣớc giải khát Sài Gịn, Tổng cơng ty Thép Việt Nam và các Trƣờng Đại học lớn của Bộ Công Thƣơng nhƣ: Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Cơng nghiệp Hà Nội... Ngồi việc kiểm tra hƣớng dẫn cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Bộ cịn kết hợp với kiểm tra cơng tác văn phịng tại một số cơ quan đơn vị trực thuộc.
Qua các đợt kiểm tra kết quả kiểm tra cho thấy:
Nhìn chung, tại Văn phịng các đơn vị đã hình thành tổ chức văn thƣ, lƣu trữ, hầu hết các cơ quan đơn vị thuôc Bộ đã ban hành các quy chế, văn bản quản lý quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ để áp dụng cho cơ quan mình. Tuy nhiên, qua kiểm tra thực tế tại các đơn vị cho thấy:
Chỉ một số đơn vị lớn nhƣ các tập đồn kinh tế thuộc Bộ mới có tổ chức lƣu trữ cơ quan, còn lại hầu nhƣ các đơn vị chƣa thành lập tổ chức lƣu trữ cơ quan. Một số cơ quan có tổ chức lƣu trữ cơ quan nhƣng nhiệm vụ lƣu trữ mới chỉ giới hạn ở việc quản lý tài liệu khoa học kỹ thuật, còn tài liệu hành chính chƣa tập trung về Văn phịng để thống nhất quản lý, (theo quy định tại Thông tƣ 02/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 28 tháng 4 năm 2010). Các phòng, ban tự lƣu giữa tài liệu của phòng, ban là phổ biến, tài liệu lƣu trữ phân tán, dễ thất lạc, cơng tác khai thác gặp nhiều khó khăn.
Hầu hết các cơ quan chƣa xây dựng danh mục hồ sơ công việc hàng năm của cơ quan, cán bộ thụ lý công việc chƣa thực hiện lập hồ sơ cơng việc phần
mình phụ trách. Hàng năm, Văn phịng chƣa tổ chức thu thập hồ sơ công việc đã hồn thành của các phịng, ban để bảo quản, phục vụ khai thác theo quy định.
Kho bảo quản tài liệu lƣu trữ chƣa đảm bảo đủ diện tích cũng nhƣ khơng đảm bảo các u cầu tối thiểu về bảo quản tài liệu; thậm chí, có cơ quan khơng bố trí diện tích bảo quản tài liệu lƣu trữ chung mà để phân tán ở các phịng, ban; khơng phân cơng đầu mối chịu trách nhiệm quản lý tài liệu cơ quan. Tài liệu lƣu trữ vẫn ở tình trạng bó hoặc xếp thành gói, chƣa đƣợc chỉnh lý theo đúng quy định trong lƣu trữ, do đó chƣa thể phát huy hết giá trị tài liệu trong việc phục vụ khai thác cơ quan.
Một số cơ quan đã thay đổi hình thức sở hữu (bị sáp nhập, giải thể), nhƣng tài liệu lƣu trữ các cơ quan tiềm nhiệm vẫn chƣa đƣợc cơ quan mới tiếp nhận hoặc nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử theo quy định.v.v.
Bên cạnh kiểm tra các đơn vị là cơ quan Bộ, Bộ Cơng Thƣơng cịn thành lập các đồn kiểm tra chéo có thành phần là lãnh đạo hoặc đại diện các Vụ, Thanh tra, Văn phòng, Đảng ủy, Cơng đồn cơ quan để kiểm tra việc thực hiện một số nghiệp vụ về văn thƣ, lƣu trữ ở các Vụ, Thanh tra, Văn phòng trực thuộc Bộ. Đây là một trong những kinh nghiệm quí trong tổ chức kiểm tra.
Qua các đợt kiểm tra đã xác định đƣợc những mặt đã làm đƣợc và các tồn tại cần khắc phục. Bộ Công Thƣơng kịp thời đề ra các biện pháp yêu cầu các cơ quan, đơn vị phải khắc phục những tồn tại đƣợc nêu trong các kết luận kiểm tra đối với từng đơn vị.
Từ thực tế công tác kiểm tra, hƣớng dẫn các đơn vị thuộc Bộ về công tác lƣu trữ cho phép nêu ra một kinh nghiệm chung của Bộ là: Kiểm tra, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ chỉ đạt đƣợc hiệu quả khi ban hành những văn bản kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho công tác lƣu trữ. Bởi lẽ các yêu cầu, chỉ tiêu đề ra trong các kế hoạch này là cơ sở để tiến hành kiểm tra và để đƣa ra kết luận kiểm tra một cách khách quan. Đây cũng là những cơ sở để tiến hành sơ kết, tổng kết, thực hiện việc thi đua, khen thƣởng trong lƣu trữ.
2.3.9. Sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng về
lƣu trữ