- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
2.5. Thực trạng hoạt động lƣu trữ tại một số tổ chức trực thuộc Bộ Công Thƣơng
Công Thƣơng
Theo Nghị định số 95/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thƣơng và Nghị định số 99/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 11 năm 2012 về việc phân định rõ phạm vi, trách nhiệm quản lý nhà nƣớc đối với từng bộ ngành, địa phƣơng đối với doanh nghiệp nhà nƣớc và vốn nhà nƣớc đầu tƣ vào doanh nghiệp thì Bộ Cơng Thƣơng, tính đến thời điểm năm 2015, ngoài khối cơ quan Bộ thì Bộ Cơng Thƣơng có 72 đơn vị trực thuộc. Theo công văn số 65/BC-BCT ngày 24 tháng 6 năm 2015 cuả Bộ Công Thƣơng, số lƣợng ngƣời làm công tác văn thƣ lƣu trữ tại các đơn vị là 125 ngƣời.
Qua phân tích phiếu điều tra khảo sát tại một số đơn vị và báo cáo về công tác văn thƣ, lƣu trữ hàng năm của các đơn vị gửi lên Bộ Cơng Thƣơng nhìn chung chúng tơi đánh giá nhƣ sau: Các đơn vị đã chú trọng đến việc kiện tồn tổ chức và bố trí cán bộ làm cơng tác văn thƣ, lƣu trữ. Tất cả các đơn vị đều có biên chế làm cơng tác văn thƣ, kiêm nhiệm lƣu trữ, một số ít chun trách cơng tác lƣu trữ. Phụ trách cung công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các đơn vị là Chánh Văn phòng, Trƣởng phịng Hành chính-Tổ chức. Tại các đơn vị cán bộ chun trách văn thƣ, lƣu trữ đều có trình độ đại học, trung học và đã đƣợc đào tạo ngăn hạn về nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ. Một số đơn vị đã bố trí cán bộ có trình độ đại học chun ngành văn thƣ, lƣu trữ đảm nhận công tác này.
- Công tác thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lƣu trữ tại các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện chƣa đƣợc đồng đều. Các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty lớn công tác này thực hiện tƣơng đối tốt, đã bố trí đƣợc kho lƣu trữ chuyên dụng, tập trung việc thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lƣu trữ cũng đƣợc tiến hành thƣờng xuyên hàng năm. Cịn đối với khối hành chính sự nghiệp nhƣ các viện, các trƣờng thuộc Bộ thì cơng tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị còn làm tƣơng đối yếu, hầu hết tại các đơn vị này chƣa bố trí đƣợc kho lƣu trữ tập trung, tài liệu còn để tản mạn tại các phòng, ban của các đơn vị, công tác thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu hầu nhƣ không đƣợc tiến hành thƣờng xuyên.
- Việc thực hiện tiêu hủy tài liệu tại các đơn vị: Đối với khối các Tập đồn kinh tế, Tổng cơng ty, đánh giá chung việc tiêu hủy tài liệu tại các đơn vị này đƣợc tiến hành tƣơng đối tốt, việc tiêu hủy tài liệu đã đƣợc tiến hành theo đúng các quy định của Luật Lƣu trữ và các văn bản hƣớng dẫn của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, các đợt tiêu hủy tài liệu đều có báo cáo và xin ý kiến các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ việc tiêu hủy tài liệu còn rất hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan nhƣ tài liệu chƣa đƣợc tiến hành thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu. Do đó việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị là rất khó khăn, các đơn vị gần nhƣ chƣa từng thực hiện việc tiêu hủy tài liệu.
- Việc thực hiện nộp lƣu tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ quốc gia đã đƣợc một số Tập đồn kinh tế, Tổng cơng ty tiến hành tƣơng đối tốt nhƣ: Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tập đồn Điện lực Việt Nam, Tập đoàn CN Than- Khống sản Việt Nam, Tổng cơng ty Thép Việt Nam..., Tuy nhiên cịn một số Tổng cơng ty, Cơng ty, các Viện, Trƣờng thuộc Bộ cơng tác này cịn chƣa đƣợc tiến hành thƣờng xuyên hoặc chƣa đƣợc tiến hành. Hạn chế này cũng xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau nhƣ lãnh đạo một số đơn vị chƣa thực sự quan tâm đến công tác lƣu trữ, hồ sơ tài liệu tại các đơn vị chƣa đƣợc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, tài liệu vẫn cịn tình trạng bó gói, chất đống hoặc để trong két sắt... Do đó việc nộp lƣu tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ quốc gia tại một số đơn vị còn chƣa thực hiện đƣợc.
- Chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu và báo cáo thống kê về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ tại các đơn vị nhìn chung đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt.
- Tình hình kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ: Các Tập đồn kinh tế, Tổng cơng ty đã bố trí kho chuyên dụng để bảo quản tài liệu lƣu trữ, tuy nhiên tại một số đơn vị này các trang thiết bị để bảo quản tài liệu còn chƣa đáp ứng đƣợc so với các tiêu chuẩn về kho lƣu trữ chƣa bảo đảm yêu cầu theo quy định. Đối với các đơn vị sự nghiệp thì chỉ có rất ít các đơn vị bố trí đƣợc kho lƣu trữ chuyên dụng, hầu hết là chƣa bố trí đƣợc kho lƣu trữ tài liệu lƣu trữ vẫn bảo quản tại các phòng làm việc hoặc đƣợc tập trung tại một nhà kho chứa đồ tập chung các trang thiết bị bảo quản tài liệu chƣa đƣợc bố trí.
- Cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ: Nhìn chung cơng tác này tại các Tập đồn kinh tế, Tổng cơng ty, các Trƣờng đại học lớn thực hiện tốt cơng tác này, cịn các đơn vị có quy mơ vừa công tác này chƣa đƣợc thực hiện đƣợc theo quy định.
- Kinh phí hàng năm cho hoạt động lƣu trữ tại các đơn vị thuộc Bộ cũng chƣa đồng đều cụ thể: Qua điều tra khảo sát cho thấy tại khối các Tổng cục, cục, viện, trƣờng kinh phí hàng năm cấp cho lƣu trữ đều chƣa đủ. Cịn các Tập đồn kinh tế, các Tổng cơng ty lớn thì hầu hết là kinh phí cấp cho hoạt động lƣu trữ là đủ ví dụ nhƣ: Tập đồn Dầu khí Việt Nam; Tập đồn Điện lực Việt Nam.
Nhìn chung, hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ tại các đơn vị trực thuộc Bộ Công Thƣơng đã đƣợc tiến hành tƣơng đối tốt tại một số đơn vị, đặc biệt là một số đơn vị có mơ hình tổ chức lớn, tuy nhiên bên cạnh đó cịn một số đơn vị cơng tác này còn rất nhiều hạn chế. Những hạn chế này xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nhƣ: Lãnh đạo các đơn vị chƣa quan tâm thƣờng xuyên đến công tác lƣu trữ, hầu hết các đơn vị chƣa thấy hết đƣợc ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác này. Việc triển khai thực hiện các qui định của pháp luật về công tác lƣu trữ cịn nhiều thiết sót, có nơi chƣa thực hiện nghiêm túc, triệt để. Bên cạnh đó việc bố trí kinh phí cho cơng tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lƣu trữ tồn đọng còn chƣa đƣợc giải quyết. Một số đơn vị do cịn thiếu diện tích nên chƣa bố trí đƣợc phịng, kho theo quy định để bảo quản tài liệu lƣu trữ. Một số quy định của pháp luật có nội dung chƣa rõ,
chƣa sát với thực tế nên các đơn vị gặp khó khăn khi triển khai thực hiện. Kết quả khảo sát cũng đã cho thấy một mảng trống trong quản lý nhà nƣớc về tài liệu lƣu trữ hình thành nên trong q trình thực hiên chức năng của Bộ Cơng Thƣơng. Đó là tài liệu lƣu trữ hiện đang bảo quản ở 56 thƣơng vụ Việt Nam ở nƣớc ngoài. Đây là nét đặc thù trong quản lý tài liệu lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng, nét đặc thù này cần phải nghiên cứu để làm rõ các căn cứ khoa học trong việc đƣa ra các các quyết định quản lý tài liệu lƣu trữ chun ngành. Đó là tính liên ngành trong quản lý nói chung và quản lý cơng tác lƣu trữ nói riêng.
Trên đây là thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ ở Bộ Công Thƣơng. Thực trạng đó đã đƣợc phân tích từ các phƣơng diện khác nhau nhƣ việc lập kế hoạch, quy hoạch, tổ chức cán bộ... cho đến việc thực hiện các biện pháp quản lý nhƣ ban hành các văn bản quản lý, cụ thể hóa các quy định chung của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cho phù hợp với thẩm quyền và đặc điểm của ngành Công Thƣơng.
Để đảm nhiệm tốt vai trị quản lý nhà nƣớc về cơng tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của mình, các cán bộ lãnh đạo và công chức Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng đã cố gắng rất nhiều. Đạt đƣợc những kết quả nêu trên Bộ Công Thƣơng đã gặp phải khơng ít khó khăn, đặc biệt là vào thời gian đầu khi Bộ mới đƣợc tái lập, điều kiện vật chất và nhân lực còn chƣa ổn định. Vì vậy, ngồi những thành tựu đã đạt đƣợc trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ đã đƣợc biểu hiện cụ thể bằng các kết quả trong việc thực hiện cơng tác lƣu trữ trong tồn ngành Công Thƣơng, Bộ Công Thƣơng cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Trên cơ sở sự phân tích trực trạng nêu trên kết hợp những cơ sở khoa học và pháp lý đã đƣợc xem xét trong chƣơng I, chúng tôi xin nêu ra một số nhận xét sau.
2.6. Nhận xét
Nhận xét chung, Bộ Công Thƣơng là một trong những cơ quan phát huy tƣơng đối hiệu quả và thực hiện nghiêm túc vai trò quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ đã đƣợc giao. Kết quả khảo sát về hiệu quả thực hiện quản lý về lƣu trữ cũng thực hiện các nội dung nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc trình bày ở trên cho phép đƣa ra một số nhận xét cơ bản về ƣu điểm cũng nhƣ tồn tại trong việc thực hiện các nội dung quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ của Bộ Cơng Thƣơng nhƣ sau :
2.6.1. Ƣu điểm
Hịa chung với nhịp độ phát triển của sự nghiệp lƣu trữ Việt Nam, công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng đã đạt đƣợc những tiến bộ đáng kể. Những kết quả đã đạt đƣợc trong công tác lƣu trữ ngành Cơng Thƣơng chính là cái gƣơng phản chiếu rõ nét nhất những ƣu điểm trong việc thực hiện hiệu quả chức năng quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. Các ƣu điểm này đƣợc thể hiện ở hai phƣơng diện: phƣơng diện quản lý và phƣơng diện thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ.
* Về thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ:
Các ƣu điểm trong thực hiện quản lý lƣu trữ thể hiện ở việc thực hiện khá tốt và toàn diện các nội dung trong quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ thuộc phạm vi và quyền hạn của Bộ-bao quát đƣợc toàn bộ các nội dung quản lý nhà nƣớc theo qui định của pháp luật hiện hành (nhƣ trên chúng ta đã đề cập tới)- từ nội dung tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ, xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn cho đến nội dung kiểm tra, tổng kết và thực hiện nội dung thi đua và khen thƣởng trong văn thƣ-lƣu trữ. Trong các ƣu điểm nêu trên có một số ƣu điểm nổi bật. Ƣu điểm nổi bật đầu tiên cần kể đến là đã thực hiện hiệu quả cơng tác tổ chức-nhân sự. Có thể nói, vào thời điểm tái lập năm 2007, các Bộ tiền nhiệm là Bộ Công nghiệp và Bộ Thƣơng mại, trong cơ cấu tổ chức của từng bộ đều thành tổ chức làm công tác văn thƣ lƣu trữ, song không thống nhất về tên gọi cũng nhƣ nội dung hoạt động. Cụ thể là tại Bộ Công nghiệp tổ chức này là Phòng Văn thƣ- Lƣu trữ-một phịng thực hiện đồng thời hai cơng tác (cơng tác văn thƣ và cơng tác lƣu trữ), trong khi đó, Bộ Thƣơng mại, để thực hiện hai công tác này, đã tổ chức hai phịng là Phịng Hành chính và Phịng Lƣu trữ. Sau khi hợp nhất thành Bộ Công Thƣơng, Bộ trƣởng Bộ Công Thƣơng thành lập 2 phịng là Phịng Hành chính và Phịng Lƣu trữ trực thuộc Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng. Đây là sự kết thừa kinh nghiệm của Bộ Thƣơng nghiệp và có thể nói là một quyết định tổ chức đúng đắn phù hợp với đặc thù của Bộ Công Thƣơng với chức năng quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Nhờ vậy nội dung nghiệp vụ chuyên môn trong hai công tác trên đã đƣợc chuyên nghiệp hóa. Đó là một trong những điều kiện cơ bản để Phịng Lƣu trữ-Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng hoạt động có hiệu quả và đã đáp ứng đƣợc yêu cầu về mặt tổ chức, quản lý của Bộ Công Thƣơng đối với sự nghiệp phát triển công tác lƣu trữ ngành Công Thƣơng. Riêng về nhân sự hiện nay Phòng Lƣu trữ Văn phịng Bộ hiện nay có 07 ngƣời, 6 ngƣời có trình độ đại học (trong đó có 01 ngƣời có trình độ đại học chuyên ngành văn thƣ lƣu trữ).
Thực tiễn chỉ rõ rằng một nhân tố đóng vai trị quyết định để nâng cao hiệu quản thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ là sự quan tâm của lãnh đạo, trong đó có sự quan tâm đặc biệt tới nhân tố chất lƣơng nguồn nhân lực. Ở Bộ Công Thƣơng, sự quan tâm đối với việc nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực đã thể hiện rất cụ thể. Ví dụ, Bộ Cơng Thƣơng đã chủ động phối hợp với Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc mở một số lớp bồi dƣỡng ngắn hạn để đào tạo và nâng cao nhận thức cho các đối tƣợng từ Chánh, Phó Văn phịng, Lãnh đạo đến các chun viên, cơng chức về lƣu trữ ở cơ quan Bộ cũng nhƣ các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ. Ngoài ra, các chế độ về tiền lƣơng và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức lƣu trữ cũng đƣợc Bộ Công Thƣơng thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật hiện hành. Đây là ƣu điểm nổi bật thứ nhất. Ƣu điểm tiếp theo là đã ban hành đƣợc một hệ thống văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn thực hiện các nội dung trong hoạt động lƣu trữ. Hệ thống văn bản này, cơ bản có tính cập nhật với số lƣợng khá lớn với 32 văn bản. Hiệu quả thực hiện các văn bản này đã đƣợc thể hiện ở kết quả nổi bật trong
thực hiện các nghiệp vụ cụ thể trong hoạt động lƣu trữ tại Bộ. Về điều này đã đƣợc nêu ở trên. Ƣu điểm nổi bật thứ ba đƣợc thể hiện ở tổ chức một cách thƣờng xuyên, liên tục với hình thức tiến hành mang tính chủ động, sáng tạo trong kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thƣơng. Việc thực hiện nội dung quản lý này đạt hiệu quả cao nhờ ở sự ban hành kịp thời sau mỗi đợt kiểm tra các văn bản chỉ đạo uốn nắm, điều chỉnh, sửa chữa hoặc góp ý trực tiếp để chấn chỉnh công tác lƣu trữ tại các đơn vị này. Trên đây là ba ƣu điểm nổi bật trong thực hiện nội dung quản lý nhà nƣớc thuộc thẩm quyền của Bộ. Các ƣu điểm này đã góp phần giúp Bộ thực hiện có hiệu quả các nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lƣu trữ nói chung và ở ngành Cơng thƣơng nói riêng. Hiệu quả thực hiện quản lý đƣợc minh chứng rất rõ nét bằng các thành tựu đạt trong hoạt động lƣu trữ tại Bộ.
* Ưu điểm nổi bật trong thực hiện các nội dung hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
Trong thực hiện các nội dung hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ, ƣu điểm nổi bât đầu tiên cần chú ý đến là những kết quả đạt đƣợc trong thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lƣu trữ. Nhƣ trên chúng tơi đã phân tích, chỉ trong một thời gian ngắn, với điều kiện cơ sở vật chất cịn thiếu thốn,kinh phí cịn eo hẹp, tình hình cán bộ cịn chƣa thực sự ổn định trong giai đoạn đầu khi mới tái lập, Bộ đã chỉ đạo khắc phục tình trạng tài liệu chất đống. Về thành tựu này là rất