- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
2.3. Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng 1 Tổ chức bộ máy
2.3.1. Tổ chức bộ máy
Trước hết, để thực hiện các chức năng quản lý cần tổ chức bộ máy.
Bộ Công Thƣơng, nhƣ trên chúng ta đã biết, là Bộ đƣợc tái lập vào năm 2007 trên cơ sở hợp nhất hai Bộ: Bộ Công nghiệp và Bộ Thƣơng mại theo Nghị định số 189/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ về "Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thƣơng". Trải qua nhiều lần sửa đổi bổ sung hồn thiện, năm 2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 95/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 quy định chức năng, hiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thƣơng. Căn cứ Nghị định này, Bộ Công Thƣơng đã ban hành các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Bộ. Trong đó đáng lƣu ý nhất là Quyết định số 855/QĐ-BCT ngày 05 tháng 02 năm 2013 của Bộ trƣởng Bộ Công Thƣơng đã ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Cơng Thƣơng, trong cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ có phịng Lƣu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công Thƣơng. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng, ngày 27 tháng 02 năm 2013, Chánh Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng đã ban hành Quyết định số 82/QĐ-VP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Lƣu trữ thuộc Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng. Theo đó, Phịng Lƣu trữ- Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng có chức năng, nhiệm vụ sau đây:
* Vị trí và chức năng:
Phịng Lƣu trữ là đơn vị thuộc Văn phịng Bộ có chức năng tham mƣu cho Lãnh đạo Văn phòng về công tác lƣu trữ trong cơ quan Bộ nói riêng và toàn ngành Cơng Thƣơng nói chung; quản lý hồ sơ tài liệu lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng, tổ chức phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu của Bộ.
* Nhiệm vụ:
Phịng Lƣu trữ Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng đƣợc giao những nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận và tổ chức thực hiện các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng, các hƣớng dẫn của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ.
- Căn cứ vào các quy định của Nhà nƣớc, chủ trƣơng, nhiệm vụ của ngành về công tác lƣu trữ để xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo cơng tác lƣu trữ trình Bộ trƣởng hoặc Chánh Văn phòng ký, ban hành để
thi hành thống nhất trong toàn ngành; tham gia ý kiến với bộ, ngành về công tác lƣu trữ.
- Lập kế hoạch phát triển công tác lƣu trữ ngành Công Thƣơng, kế hoạch hoạt động công tác lƣu trữ hàng năm.
- Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan Bộ; hƣớng dẫn, kiểm tra đôn đốc các đơn vị thuộc Bộ lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ Bộ.
- Tiếp nhận hồ sơ tài liệu của các đơn vị thuộc Bộ tại kho lƣu trữ của Bộ; tiến hành chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu phục vụ khai thác hiện hành và tiêu hủy những tài liệu đã hết giá trị theo quy định của pháp luật; lựa chọn những tài liệu của Bộ Cơng Thƣơng có giá trị lịch sử đến hạn nộp lƣu để giao nộp vào Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia theo quy định của Nhà nƣớc.
- Tổ chức việc khai thác hồ sơ tài liệu để phục vụ cán bộ, công chức cơ quan Bộ và các đối tƣợng khác; đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức bồi dƣỡng, tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác lƣu trữ.
- Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết để kiểm điểm, đánh giá tình hình cơng tác lƣu trữ của cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ.
- Nghiên cứu đề tài khoa học để nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin và các tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác lƣu trữ của Bộ.
- Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ của Bộ. Định kỳ tiến hành xử lý môi trƣờng hệ thống kho tàng (khử trùng, khử axit, chống mối và các biện pháp cần thiết khác) để bảo đảm an toàn, chất lƣợng tài liệu.
- Lập kế hoạch và định kỳ kiểm tra, hƣớng dẫn các đơn vị thuộc Bộ về công tác lƣu trữ.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về văn thƣ, lƣu trữ theo quy định. - Theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chế độ chính sách nhà nƣớc về công tác lƣu trữ đối với cán bộ công chức làm công tác lƣu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc.
Trên đây là thực trạng về tổ chức lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng cũng nhƣ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Lƣu trữ Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng hiện nay. Ở đây cần phải chỉ rõ rằng, việc tổ chức Phịng Lƣu trữ thành bộ phận độc lập mà khơng thành tổ chức văn thƣ lƣu trữ nhƣ qui định tại Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ là một nét khác biệt so với qui định hiện hành. Việc tổ chức Phòng Lƣu trữ độc lập là phù hợp với đặc thù của Bộ Công Thƣơng là một Bộ đa ngành, đa lĩnh vực do vậy các mặt hoạt động quản lý phải đƣợc chuyên nghiệp cụ thể hóa đến từng bộ phận, công
tác lƣu trữ bao gồm rất hiều mặt hoạt động khác nhau, từ việc ban hành văn bản quản lý, tổ chức thực hiện các văn bản, đào tạo cán bộ, thanh tra kiểm tra, tổ chức khoa học tài liệu, quản lý tài liệu lƣu trữ và các hoat động chuyên mơn khác... Do đó, Phịng Lƣu trữ Văn phịng Bộ Cơng Thƣơng đƣợc thành lập độc lập không gắn liền với tổ chức văn thƣ lƣu trữ của Bộ Cơng Thƣơng đã phát huy đƣợc vai trị của nó trong thực hiện chức năng tham mƣu giúp Lãnh đạo Văn phịng trình Lãnh đạo Bộ trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Cơng Thƣơng trong thời gian qua. Có thể khẳng định, đây là cách sắp xếp cơ cấu tổ chức linh hoạt, khoa học và phù hợp đối với các bộ đa ngành, đa lĩnh vực nhƣ Bộ Công Thƣơng.
Là một công chức đang đƣơng nhiệm vừa làm công việc quản lý, vừa trực tiếp làm công tác văn thƣ, lƣu trữ, hành chính văn phịng tại tại Bộ Công Thƣơng, hơn nữa trong quá trình thƣc hiện chức trách đƣợc giao và đƣợc làm thành viên trong các đợt kiểm tra hƣớng dẫn công tác lƣu trữ hàng năm của Bộ tại các đơn vị trực thuộc Bộ và qua thu thập phân tích phiếu điều tra thực tế, chúng tôi nhận thấy: Ở các đơn vị trực thuộc Bộ Công Thƣơng nhƣ: các Tổng cục, cục, các viện, trƣờng, doanh nghiệp, tổ chức lƣu trữ thƣờng đƣợc thành lập gắn liền với tổ chức văn thƣ và các cơng việc hành chính khác, hoặc trong văn phịng các đơn vị theo quy định của Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ, không tổ chức thành đơn vị độc lập nhƣ tại cơ quan Bộ Công Thƣơng. Đây là một cách tổ chức phổ biến, bởi cách tổ chức này sẽ giảm đƣợc đầu mối các đơn vị, tinh gọn bộ máy quản lý. Tuy nhiên cách tổ chức này tính chun nghiệp hóa trong các khâu nghiệp vụ sẽ không đƣợc cao, chỉ phù hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng phạm vi hoạt động khơng rộng, khơng phù hợp với các Bộ có chức năng quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nhƣ Bộ Công Thƣơng. Nhận định này khẳng định tính hiệu quả trong lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy thực thi hoạt động lƣu trữ tại bộ Cơng Thƣơng.
Với hình thức tổ chức này, việc lựa chọn và bố trí nhân lực cũng rất thuận lợi và đạt hiệu quả trong quản lý nhân lực lƣu trữ.