- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
2.3.6. Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ
Luật Lƣu trữ đã có hiệu lực thi hành, song nhận thức của xã hội đối với ngành lƣu trữ chƣa thực sự đƣợc coi trọng. Vai trò của lƣu trữ trong một thời gian khá dài chƣa thực sự đƣợc quảng đại quần chúng biết đến. Vì vậy, tình trạng bố trí cán bộ khơng có trình độ chun mơn, nghiệp vụ để thực hiện các nội dung hoạt động lƣu trữ còn diễn ra khá phổ biến.
Qua kiểm tra tình hình thực tế tại một số đơn vị trong ngành Cơng Thƣơng nói chung và Bộ Cơng Thƣơng nói riêng tình trạng này vẫn cịn diễn ra. Để khắc phục tình trạng này, Bộ Công Thƣơng đã tổ chức các lới bồi dƣỡng nghiệp vụ ngắn, dài hạn hoặc các lớp đào tạo lại cho cán bộ, công chức lƣu trữ và lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp trực thuộc Bộ. Bộ Cơng Thƣơng đã dành một phần kinh phí đƣợc cấp để đầu tƣ và phối hợp một cách có hiệu quả với Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc trong việc mở lớp đào tạo, bồi dƣỡng về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ lƣu trữ.
Thật vậy, Bộ Công Thƣơng đƣợc thành lập trên cơ sở hợp nhất 2 Bộ, do vậy tình trạng bố trí cán bộ khơng đúng trình độ chun mơn, nghiệp vụ lƣu trữ từ các Bộ trƣớc vẫn còn (theo báo cáo năm 2012, Phịng Lưu trữ có 7 biên chế
thì chỉ có một người là có trình độ đại học về văn thư- lưu trữ.) Để khắc phục
tình trạng này, ngay từ khi tái lập, Bộ Công Thƣơng đã tổ chức các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ cho các cán bộ lƣu trữ và các cán bộ lãnh đạo trong tồn ngành Cơng Thƣơng. Ví dụ: Năm 2012, Bộ Cơng Thƣơng đã phối hợp với Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, Ban cơ yếu Chính phủ tổ chức lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ và nghiệp vụ cơ yếu cho các Chánh, Phó Chánh văn phịng, Trƣởng phịng Tổ chức hành chính và cơng chức, viên chức làm công tác văn thƣ lƣu trữ, cơng tác cơ yếu của các Tập đồn, Tổng công ty, các đơn vị trong ngành Công Thƣơng, chuyên viên các Vụ, Thanh tra, Văn phòng và các Tổng cục, cục quản lý chuyên ngành với số lƣợng học viên là 300 ngƣời.
Từ năm 2007 (tức là năm tái lập) đến nay, Bộ Công Thƣơng đã tổ chức đƣợc bốn lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ cơng tác Văn phịng (mà trọng tâm là công tác văn thƣ, lƣu trữ). Trong đó, có hai lớp đào tạo cho đối tƣợng là lãnh đạo cấp Vụ, Thanh tra, Văn phịng Bộ và tồn thể cán bộ công chức Bộ Công Thƣơng (200 ngƣời), một lớp bồi dƣỡng cho đối tƣợng là lãnh đạo các doanh nghiệp, các viện, trƣờng và cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ trong tồn ngành Cơng Thƣơng khu vực phía Bắc (gồm 200 ngƣời), một lớp dành cho lãnh đạo và cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ cho các doanh nghiệp, viện, trƣờng thuộc ngành Công Thƣơng khu vực phái Nam. Nội dung chủ yếu của các lớp học này là:
Cơng tác Văn phịng (trọng tâm là công tác văn thƣ, lƣu trữ) trong hệ thống các cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc và các doanh nghiệp.
Quy trình xây dựng văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của các cơ quan hành chính nhà nƣớc và các doanh nghiệp.
Cơng tác lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ lịch sử.
Hệ thống hóa các khâu nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ thu thập hồ sơ, tài liệu, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ...
Ngồi ra, để cơng tác lƣu trữ đƣợc thực hiện thống nhất, Bộ Công Thƣơng cịn chỉ đạo các cơ quan, doanh nghiệp trong tồn ngành từng bƣớc tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm cơng tác lƣu trữ, bố trí cán bộ văn thƣ, lƣu trữ theo đúng tiêu chuẩn ngạch bậc trong công chức do Nhà nƣớc ban hành, khắc phục dần tình trạng bố trí cán bộ khơng có chun mơn, nghiệp vụ làm cơng tác văn thƣ, lƣu trữ, dần kiện toàn đội ngũ cán bộ văn thƣ lƣu trữ trong toàn ngành...
Để tiếp tục nâng cao trình độ và nhận thức của cán bộ, nhân viên làm công tác lƣu trữ, trong các kế hoạch ngắn và dài hạn, Bộ Công Thƣơng đều đặt ra mục tiêu đào tạo cán bộ lƣu trữ.
Trong kế hoạch 5 năm (2010-2015) về phát triển công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng đã đặt ra mục tiêu đào tạo tổng số cán bộ trong 5 năm là 375 ngƣời. Trong đó, 50 cán bộ đào tạo đại học và cao đẳng, 75 cán bộ đào tạo lại và bồi dƣỡng.
Bên cạnh đó, Bộ Cơng Thƣơng cịn tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức lƣu trữ đƣợc tham dự các khóa đào tạo hệ đại học tại chức và tham gia các lớp nghiệp vụ ngắn hạn về văn thƣ, lƣu trữ. Do vậy, trình độ cũng nhƣ nhận thức của các cán bộ văn thƣ, lƣu trữ cũng nhƣ của các lãnh đạo trong tồn ngành cơng thƣơng đang dần đƣợc nâng lên.
Những phân tích nêu trên về thực hiện giải pháp nâng cao chất lƣợng của đội ngũ công chức quản lý về lƣu trữ cũng nhƣ đội ngũ viên chức thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ đã góp phần nâng cao hiệu quản thực hiện quản lý về lƣu trữ tại Bộ. Việc thực hiện nghiêm chỉnh công tác thống kê về lƣu trữ sẽ đƣợc xem xét dƣới đây là một minh chứng rõ nét.