- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
2.3.7. Thực hiện báo cáo, thống kê về lƣu trữ
Trong việc thực hiện thống kê nhà nƣớc về lƣu trữ cần chú ý là trƣớc năm 2013, Bộ Công Thƣơng thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thƣ, lƣu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ ban hành về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thƣ, lƣu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê thổng hợp công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Ngày 31 tháng 10 năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ số 09/2013/TT-BNV Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ, Thơng tƣ này thay thế cho 02 quyết định nói trên của Bộ Nội vụ.
Thực hiện quy định trên của Nhà nƣớc, hàng năm Bộ Công Thƣơng đều tiến hành thống kê theo biểu mẫu thống kê về công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ. Ƣu điểm nổi bật là trong các thống kê theo các biểu mẫu này, Bộ Công Thƣơng đã thống kê tƣơng đối đầy đủ và cụ thể về thành phần tài liệu lƣu trữ hiện đang bảo quản ở cơ quan Bộ, biên chế lƣu trữ của Bộ, thống kê cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lƣu trữ... để báo cáo Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc. Ví dụ: Biểu mẫu thống kê về cơng tác văn thƣ, lƣu trữ và tài
liệu lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng ngày 26/3/2013. Biểu mẫu thống kê về công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng ngày 18/3/2014.
Những số liệu thu nhận đƣợc qua thực hiện công tác thống kê nhà nƣớc hàng năm này là cơ sở cơ bản để tiến hành công tác thông tin báo cáo về công tác văn thƣ - lƣu trữ của Bộ.
Nhƣ chúng ta đều biết, Bộ Công Thƣơng là cơ quan có chức năng quản lý nhà nƣớc ngành Cơng Thƣơng. Điều đó có nghĩa là Bộ Cơng Thƣơng là cơ quan chủ quản của hàng loạt các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty, công ty, đơn vị trong ngành Cơng Thƣơng. Vì vậy, trong bất kỳ hoạt động nào, các cơ quan, đơn vị này đều phải có trách nhiệm báo cáo lên Bộ Công Thƣơng để Bộ theo dõi và đề ra những biện pháp chỉ đạo, quản lý thích hợp.
Trong lƣu trữ, Bộ Cơng Thƣơng giao cho Văn phịng Bộ cụ thể là Phòng Lƣu trữ Văn phòng Bộ thực hiện chức năng “quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ”. Do đó, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ đều phải báo cáo về lƣu trữ lên Bộ Cơng Thƣơng (mà trực tiếp là Phịng Lƣu trữ Văn phòng Bộ).
Thực trạng nêu trên cho thấy rằng, ngoài chức năng trực tiếp giúp Bộ thực hiện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ tại Bộ Cơng Thƣơng, Phịng Lƣu trữ Văn phòng Bộ còn chịu sự chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc. Vì vậy, Bộ Cơng Thƣơng cũng phải thƣơng xuyên báo cáo về tình hình cơng tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của Bộ lên Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc. Các báo cáo đó là các báo cáo tổng kết 2 năm, hàng năm của Bộ
Công Thƣơng.v.v. Thực hiện một văn bản chỉ đạo nào đó của Nhà nƣớc (khi Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc yêu cầu). Ví dụ:Báo cáo số 975/BC-BCT
ngày 25 tháng 4 năm 2011 về báo cáo kết quả 10 năm thi hành Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia.
Bên cạnh đó, Phịng Lƣu trữ Văn phịng Bộ cịn có trách nhiệm tham mƣu cho lãnh đạo Văn phòng Bộ báo cáo lãnh đạo Bộ để lãnh đạo Bộ nắm đƣợc về tình hình thực hiện cơng tác lƣu trữ của Phịng Lƣu trữ. Ví dụ: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ cơng tác 3 năm 2007-2010 của Phịng Lƣu trữ Văn phòng Bộ (ngày 15/3/2011 của Phòng Lƣu trữ). Liên quan đến vấn đề này cũng cần phải lƣu ý thêm là, cho đến nay, Bộ Cơng Thƣơng chƣa có quy định chế độ báo cáo định kỳ về lƣu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Vì thế, việc báo cáo nhƣ trên đã không đƣợc thực hiện một cách thƣờng xun và khơng có báo cáo riêng về cơng tác văn thƣ- lƣu trữ mà thông thƣờng mang tên gọi “báo cáo thống kê cơng tác Văn phịng”. Cho nên trong các báo cáo này tình hình thực hiện cơng tác lƣu trữ đƣợc đề cập chƣa thực sự đầy đủ và chi tiết.
Mặc dù chƣa có qui định cụ thể riêng về báo cáo, thống kê văn thƣ- lƣu trữ đối với các tổ chức trực thuộc nhƣ trên, nhƣng đánh giá chung cho thấy, chính nhờ việc báo cáo thống kê định kỳ hàng năm và nhiều năm về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ cho nên, tuy ở mực độ nhất định, Bộ Công Thƣơng đã quản lý đƣợc tập trung thống nhất công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ. Đồng thời, những số liệu này góp phần giúp lãnh đạo Bộ khái quát đƣợc tƣơng đối tồn diện về thực trạng cơng tác lƣu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ để từ đó có quyết định kịp thời và khá hiệu quả trong quản lý cũng nhƣ trong chỉ đạo nghiệp vụ lƣu trữ, đặc biệt là trong việc lập những kế hoạch triển khai công tác lƣu trữ đã đƣợc thực thi có hiệu quả nhƣ trên.