- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
2.4.6. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện phải nộp lƣu để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Lƣu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện phải nộp vào lƣu trữ lịch sử tại Bộ Công Thƣơng đƣợc tiến hành khá thƣờng xuyên cụ thể: nhƣ phân loại những tài liệu lƣu trữ có giá trị lịch sử để nộp lƣu, những tài liệu đến hạn phải nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử, đối với tài liệu của các Bộ tiền nhiệm khi giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử đều có mục lục giao nộp, biên bản giao nộp tài liệu đầy đủ qua các thời kỳ. Những tài liệu nào có thể giữ lại để nghiên cứu đƣợc giữ lại bảo quản tại Bộ. Những tài liệu đến thời hạn phải giao nộp vào Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III thì Bộ nộp cho Trung tâm. Theo báo cáo năm 2014 (số 65/BC-BCT ngày 24/6/2014) thì từ năm 2010 đến nay Bộ Công Thƣơng đã giao nộp đƣợc 76m/g
tài liệu có giá trị lịch sử vào Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III. Theo khảo sát thực tế thì thành khối tài liệu giao nộp này chủ yếu là tài liệu hành chính, nội dung tài liệu chủ yếu là về tổ chức, nhân sự, tài chính, cổ phần hóa các doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Bộ cịn chỉ đạo, hƣớng dẫn về việc loại hủy những tài liệu hết giá trị: Những hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị sử dụng cần loại phải thống kê đầy đủ, nêu lý do tiêu hủy, lập Hội đồng xét tiêu hủy và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Chỉ đƣợc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu khi đã đƣợc cấp có thẩm quyền cho phép.
Có thể nói, từ những biện pháp cụ thể đặt ra cho việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lƣu để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử theo quy định, Lƣu trữ Bộ Công Thƣơng đã đạt đƣợc những kết quả nhất định nhƣ: Sau ngày tái lập Bộ Công Thƣơng, khối lƣợng tài liệu của Bộ tiền nhiệm chuyển giao cho lƣu trữ rất lớn gồm 1300m/g, ngồi ra cịn có nhiều ảnh tƣ liệu, đĩa CD về hoạt động của ngành Công Thƣơng qua các thời kỳ. Để quản lý đƣợc khối tài liệu này trong điều kiện nhƣ Bộ Cơng Thƣơng lúc đó (là bộ mới tái lập, cơ cấu tổ chức và hoạt động chƣa thật ổn định) là một cố gắng lớn của những ngƣời làm công tác văn thƣ lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng.