- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
3.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của cơng tác lƣu trữ, nó địi hỏi ngƣời làm công tác lƣu trữ phải nắm đƣợc thành phần, nội dung và giá trị của các tài liệu hiện đang đƣợc bảo quản trong kho; biết tổng hợp, phân tích các nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lƣu trữ để xây dựng, tổ chức, áp dụng các hình thức khai thác phù hợp nhằm giúp độc giả có thể khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả nhất tài liệu lƣu trữ.
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho cán bộ, nhân viên trong các cơ quan, đơn vị. Các cơ quan, đơn vị cần ban hành các quy định về sử dụng tài liệu bao gồm: Quy định về khai thác sử dụng tài liệu và thẩm quyền khai thác sử dụng tài liệu; quy định về chế độ kiểm tra, theo dõi việc xuất nhập tài liệu; nội quy phòng đọc; quy định về việc trƣng bày triễn lãm, giới thiệu về hồ sơ tài liệu hiện đang lƣu giữ bảo quản. Đề tạo thuận tiện hơn nữa cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ hiện đang bảo quản tại Lƣu trữ Bộ, thì Lƣu trữ Bộ Cơng
Thƣơng cần bố trí phịng đọc có đủ trang thiết bị cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ cơ quan; tiếp tục xây dựng và hồn thiện các cơng cụ tra cứu; sổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu và độc giả, chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lƣu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ Bộ Công Thƣơng.