- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
3.2. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ 1 Tổ chức thu thập tài liệu
3.2.1 Tổ chức thu thập tài liệu
Thu thập tài liệu là một nhiệm vụ không thể thiếu của các cơ quan lƣu trữ, việc thu thập giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ, tạo điều kiện cho việc thực hiện nhanh chóng các nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xây dựng cơng cụ tra tìm và khai thác tài liệu.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ là một việc làm bắt buộc đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân. Hồ sơ đƣợc giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an tồn tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài, phát huy hết giá trị của tài liệu lƣu trữ. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm. Vì vậy, Lƣu trữ Bộ Cơng Thƣơng cần phải hƣớng dẫn đầy đủ các khâu nghiệp vụ trong văn thƣ lƣu trữ, đặc biệt trong việc lập hồ sơ cơng việc Văn phịng Bộ cần phải hƣớng dẫn và theo dõi chặt chẽ hơn nữa việc lập hồ sơ của các đơn vị. Lƣu trữ Bộ Công Thƣơng cần phải đặt ra quy định bắt buộc các chuyên viên phải giao nộp tài liệu đúng quy định, nếu họ khơng nộp thì sẽ có chế tài đánh giá nhận xét cuối năm trong việc bình bầu xét thi đua khen thƣởng. Đồng thời, cán bộ lƣu trữ cũng cần phải nắm đƣợc những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của từng lĩnh vực mà các chuyên viên theo dõi do các
chuyên viên này cung cấp thƣờng xuyên. Khi nộp, cán bộ Phòng Lƣu trữ phải kiểm tra tài liệu trong các hồ sơ, nếu thiếu tài liệu nào thì yêu cầu các chuyên viên phải thu thập đủ để cho vào hồ sơ.