- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
3.4.1. Về phía nhà nƣớc
Để thực hiện tốt hơn nữa công tác lƣu trữ, chúng tôi xin đề xuất một số kiến nghị sau đây:
Việc ban hành Luật Lƣu trữ (năm 2011) thay thế Pháp lệnh Lƣu trữ (năm 2001) là một bƣớc tiến quan trọng của ngành Lƣu trữ. Tuy nhiên, Chính phủ và Bộ Nội vụ cần sớm ban hành các Nghị định và Thông tƣ để đồng bộ hóa hệ thống pháp luật về lƣu trữ cho phù hợp với Luật Lƣu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thi hành Luật Lƣu trữ. Đối với Bộ Cơng Thƣơng, rất cần có những qui phạm pháp luật liên quan đến định mức kinh tế thuê kho bảo quản tài liệu lƣu trữ và các chế độ chính sách cụ thể hơn về những ngƣời làm cơng tác lƣu trữ. Ví dụ, Điều 7, Luật Lƣu trữ đã quy định: “Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước,
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật". Cho nên, Nhà nƣớc mà cụ thể là Bộ Nội vụ cần kịp
thời xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách cho ngƣời làm cơng tác lƣu trữ. Chế độ này cần xây dựng theo hƣớng mở rộng đối tƣợng đƣợc hƣởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm. Hiện nay, theo công văn số 314/TCCP-CCVC ngày 19/9/1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hƣớng dẫn thi hành chế độ độc hại, nguy hiểm cho công chức viên chức làm công tác lƣu trữ, đối tƣợng áp dụng phụ cấp độc hại nguy hiểm bao gồm: “Công chức viên chức lưu trữ thừa hành, phục vụ trong kho lưu trữ của cơ quan hành chính, sự nghiệp, doanh nghiệp; cán bộ, nhân viên thừa hành, phục vụ trong kho lưu trữ
của các cơ quan Đảng, đoàn thể.” Đến nay, phụ cấp độc hại, nguy hiểm đã
đƣợc Nhà nƣớc quan tâm, sửa đổi nhiều lần. Tuy nhiên, Bộ Nội vụ mới chỉ sửa đổi về mức phụ cấp và điều kiện áp dụng phụ cấp độc hại, nguy hiểm mà chƣa sửa đổi đối tƣợng đƣợc hƣởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm.Thực tế tại các đơn vị, tổ chức trực thuộc Bộ Công Thƣơng, những ngƣời làm việc trong kho lƣu trữ không chỉ là công chức, viên chức lƣu trữ (mã số ngạch 02.013 - Lƣu trữ viên chính, 02.014 - Lƣu trữ viên, 02.015 - Lƣu trữ viên trung cấp, 02.016 - Kỹ thuật viên lƣu trữ) mà cịn nhiều cơng chức, viên chức khác (mã số ngạch 13.095 - Kỹ sƣ, 13.096 - Kỹ thuật viên … ) cũng làm việc thuộc lĩnh vực lƣu trữ trong mơi trƣờng có yếu tố độc hại, nguy hiểm. Do chƣa có văn bản quy định cho những đối tƣợng ngồi cơng chức, viên chức lƣu trữ làm trong mơi trƣờng có yếu tố độc hại, nguy hiểm còn nhiều viên chức đang làm trong môi trƣờng độc hại nhƣng không đƣợc hƣởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm. Điều này đã ảnh hƣởng đến tâm lý làm việc của khơng ít viên chức. Để những viên chức này đƣợc hƣởng phụ cấp độc hại, Cục cần làm thủ tục chuyển sang ngạch lƣu trữ, tuy nhiên, hiện nay chúng ta đang triển khai xác định vị trí việc làm nên có một số trƣờng hợp chuyển ngạch sẽ dẫn đến vị trí việc làm khơng phù hợp. Để nâng cao hiệu quả thực hiện trách nhiệm quản lý lƣu trữ cũng nhƣ hoạt động lƣu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại, nâng cao chất lƣợng của bộ máy hành chính, việc cải cách, đổi mới, mở rộng đối tƣợng đối tƣợng đƣợc hƣởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm cho ngƣời làm công tác lƣu trữ là tối cần thiết. Việc này lại càng cần thiết, khi một số nghiệp vụ lƣu trữ chỉ mới đƣợc thực hiện sau năm 2005 (ví dụ nhƣ: lập bản sao bảo hiểm tài liệu lƣu trữ; giải mật tài liệu lƣu trữ,..,) nên có những yếu tố độc hại chƣa đƣợc quy định trong văn bản số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 của Bộ Nội vụ nên đã dẫn đến nhiều ngƣời làm công tác lƣu trữ trong môi trƣờng độc hại nhƣng chƣa đƣợc hƣởng mức phụ cấp tƣơng ứng. Cho nên, Nhà nƣớc cần thiết mở rộng đối tƣợng đƣợc hƣởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm, đó là: “Cơng chức, viên chức, lao động hợp đồng trong chỉ tiêu biên chế đang làm trong ngành lƣu trữ”. Khi những công chức, viên chức trong ngành Lƣu trữ làm những việc đƣợc quy định thuộc phạm vi của các yếu tố độc hại, nguy hiểm theo thực tế thì sẽ đƣợc hƣởng các mức phụ cấp theo quy định. Đây là kiến nghị thứ nhất.
Kiến nghị thứ hai. Tại Khoản 4, Điều 38, Chƣơng VI, Luật Lƣu trữ quy định “ Bộ, cơ quan ngàng bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung trương
của tổ chức chính trị-xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ” và Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm
2010 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ và cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay Bộ Công Thƣơng và Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đều quản lý và chỉ đạo công tác lƣu trữ đối với các Tập đồn kinh tế nhà nƣớc, các Tổng cơng ty thành lập theo Quyết định 91/TTg của Thủ tƣớng Chính phủ. Điều đó, dẫn đến sự chồng chéo trong việc quản lý thống nhất công tác lƣu trữ đối với các đơn vị này, đi ngƣợc lại với tinh thần tinh giảm thủ tục hành chính của Đảng và Nhà nƣớc.
Hơn nữa hiện nay rất nhiều các doanh nghiệp nhà nƣớc đã chuyển đổi thành mơ hình tập đồn kinh tế, đặc biệt là khi Chính phủ ban hành Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2012 về việc phân công, phân cấp thực hiện các quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nƣớc đối với doanh nghiệp nhà nƣớc và vốn Nhà nƣớc đầu tƣ vào doanh nghiệp, khái niệm Tổng công ty 91 và các Tổng cơng ty 90 gần nhƣ khơng tồn tại. Do đó, Bộ Nội vụ cần có quy định cụ thể đối với vấn đề này để tránh sự chồng chéo trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ đối với các đối tƣợng này.
Kiến nghị thứ ba. Theo các quy định hiện hành, tổ chức Lƣu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ là đơn vị hành chính nhà nƣớc, bởi vậy khơng đƣợc phép thu các phí, lệ phí trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ. Đây cũng là một hạn chế cho việc bổ sung nguồn kinh phí cho hoạt động lƣu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ. Để bổ sung nguồn kinh phí cho Lƣu trữ của các Bộ, cơ quan ngang Bộ nhằm tiết kiệm tối đa nguồn ngân sách nhà nƣớc đầu tƣ cho công tác lƣu trữ, đề nghị Bộ Nội vụ trong thời gian tới cần phối hợp với Bộ Tài chính tham mƣu để Chính phủ sớm ban hành văn bản quản lý tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện việc thu phí khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ. Liên quan mật thiết đến kiến nghị này là hai kiến nghị tiếp theo dƣới đây.
Kiến nghị thứ tƣ. Nhà nƣớc cần có những chính sách hợp lý hơn nhằm nâng cao hơn nữa việc xã hội hóa cơng tác lƣu trữ, đặc biệt là vấn đề khai thác sử dụng đối với những tài liệu lƣu trữ đã giải mật để cho mọi ngƣời có thể tiếp cận đƣợc với tài liệu lƣu trữ đƣợc dễ dàng hơn góp phần nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ.
Kiến nghị thứ năm. Nhà nƣớc cần ban hành chính sách nhằm khuyến khích các doanh nghiệp cổ phần, doanh nghiệp tƣ nhân coi trọng và phát triển công tác lƣu trữ đối với doanh nghiệp mình. Nghiên cứu điều chỉnh một số quy định của pháp luật có nội dung phù hợp, sát với thực tế tình hình hoạt động tại các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các cơ quan tổ chức có mơ hình tổ chức vừa và nhỏ trong các thành phần kinh tế.
Ngoài ra, lƣu trữ tài liệu điện tử là một bƣớc tiến lớn của hoạt động lƣu trữ. Đây là một loại hình tƣơng đối mới mẻ và đang thu hút đƣợc sự quan tâm của nhiều cơ quan, tổ chức. Việc sử dụng tài liệu điện tử do áp dụng công nghệ thông tin một cách rộng rãi và nhanh chóng của các cơ quan, tổ chức. Nhà nƣớc đã ban hành Nghị định dành riêng để quy định thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ trong đó có đề cập đến lƣu trữ tài liệu điện tử, nhƣng về mặt nghiệp vụ khi thực hiện còn nhiều vấn đề phải bàn tới. Do vậy, Nhà nƣớc cần nghiên cứu và tạo các điều kiện, các yêu cầu nhằm bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy và tính pháp lý của loại hình tài liệu này. Đặc biệt cần xây dựng hành lang pháp lý quy định cụ thể chi tiết các vấn đề nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử nhƣ: Thu thập, xác định giá trị tài liệu điện tử; thống kê tài liệu điện tử; bảo quản tài liệu điện tử; tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu điện tử... Bên cạnh đó, Cục Văn thƣ và
Lƣu trữ Nhà nƣớc cũng có thể tổ chức triển khai thí điểm mơ hình tài liệu lƣu trữ điện tại một số cơ quan để tổng kết, đánh giá sau đó hƣớng dẫn triển khai rộng rãi mơ hình này.
Ngoài các kiến nghị nêu trên, thiết nghĩ đã đến thời điểm Nhà nƣớc cần xúc tiến nghiên cứu đề ra các tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với những ngƣời thực hiện các nội dung trong công tác lƣu trữ tài liệu điện tử. Xác định nội dung chƣơng trình và kế hoạch bồi dƣỡng tiến tới đào tạo nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử. Trao đổi học hỏi kinh nghiệm thông qua các tƣ vấn của các nƣớc đã tiến hành công tác lƣu trữ tài liệu điện tử.