- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
2.4.2. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu và lƣu trữ cơ quan
Đây là một công việc quan trọng và đƣợc Bộ Công Thƣơng quy định, hƣớng dẫn rất cụ thể thành văn bản (theo Quyết đinh số 5458/QĐ-BCT ngày 19
tháng 9 năm 2012 của Bộ Công Thương về công tác lưu trữ). Hiện nay, Bộ
Cơng Thƣơng có khoảng 1300m/g tài liệu, cơng tác thu thập hồ sơ tài liệu đƣợc tiến hành thƣờng xuyên hàng năm.
- Về đối tượng phải giao nộp:
Mọi công chức, chuyên viên, ngƣời lao động các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phịng Bộ và các cán bộ cơng chức làm việc có liên quan đến cơng tác cơng văn, giấy tờ phải giao nộp hồ sơ cho Phòng Lƣu trữ Văn phòng Bộ, Phịng Lƣu trữ có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại và chỉnh lý hồ sơ.
- Về thời gian giao nộp:
Đối với tài liệu ở văn thƣ Bộ trong tháng đầu mỗi quý, văn thƣ Bộ phải nộp toàn bộ các văn bản do lãnh đạo Bộ, lãnh đạo Văn phòng, Thanh tra Bộ, lãnh đạo các Vụ chức năng đã ký, ban hành quý trƣớc. Đối với tài liệu ở cơ Bộ, quý I hàng năm, cơ quan Bộ phải nộp vào lƣu trữ toàn bộ số hồ sơ, tài liệu của năm trƣớc trừ các tài liệu cần giữ lại để theo dõi hoặc không việc chƣa kết thúc; chuyên viên lƣu trữ phải có trách nhiệm sắp xếp tài liệu lên giá, tủ, phòng kho để bảo quản tốt những tài liệu mới thu thập vào trong kho.
- Về thủ tục giao nộp:
Tất cả hồ sơ đã kết thúc đƣợc để lại Vụ, Ban, Phòng tổ chức công tác một năm để theo dõi, nghiên cứu. Sau mọt năm, khối tài liệu này phải đƣợc nộp vào Phòng Lƣu trữ Văn phòng Bộ. Trong trƣờng hợp cần giữ lại hồ sơ đến hạnh nộp phải làm thủ tục mƣợn lại với chuyên viên lƣu trữ cơ quan.
Hồ sơ các tổ chức trong các cơ quan phải nộp tập trung vào một đầu mối để nộp chung và nộp gọn một lần. Khi nộp hồ sơ, chuyên viên lƣu trữ phải đối chiếu hồ sơ cho khớp với bản danh mục hồ sơ. Nếu thiếu, chuyên viên lƣu trữ phải yêu cầu nộp cho đầy đủ.
Khi giao nhận hồ sơ cho lƣu trữ, bên giao và bên nhận phải ký vào biên