- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 3172007 hợp nhất Bộ Công
2.3.3. Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác lƣu trữ
Một trong những công cụ cơ bản để thực hiện quản lý nhà nƣớc là hệ thống các văn bản quản lý.
Về thực trạng xây dựng và ban hành văn bản quản lý, từ khi tái lập đến nay, Bộ Công Thƣơng, để thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ngành Công Thƣơng, đã xây dựng và ban hành 32 văn bản hƣớng dẫn, chỉ đạo
(xem phụ lục số 3 kèm theo luận văn này). Trong số các văn bản đó, liên quan
trực tiếp tới hoạt động quản lý lƣu trữ của Bộ, đáng chú ý nhất cần kể đến các văn bản sau đây:
1/Công văn số 3209/BCT-VP ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Bộ Công Thƣơng về việc thu, nộp và quản lý hồ sơ tài liệu khi hợp nhất Bộ, đây là văn bản đƣợc ban hành sau khi tái lập để thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của các Bộ tiền nhiệm của Bộ Công Thƣơng;
2/ Công văn số 444/BCT-VP ngày 23/8/2007 của Bộ Công Thƣơng về việc quản lý hồ sơ tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị khi hợp nhất Bộ;
3/ Công văn số 4294/BCT-VP ngày 24 tháng 12 năm 2007 của Bộ Công Thƣơng về việc kỷ niệm ngày Lƣu trữ Việt Nam. Hiệu quả của việc ban hành các văn bản này thể hiện rất rõ ở chỗ do có những văn bản chỉ đạo kịp thời cụ thể này, cho nên hồ sơ, tài liệu của các Bộ tiền nhiệm đã đƣợc các đơn vị trong một thời gian ngắn thực hiện rất nghiêm túc, khơng có tình trạng tự ý tiêu hủy, hay làm mất mát hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ khi sáp nhập, giải thể.
4/ Quyết định số 2661/QĐ-BCT ngày 07 tháng 5 năm 2008 của Bộ Công Thƣơng ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Công Thƣơng;
6/ Quyết định số 1160/QĐ-BCT ngày 26 tháng 2 năm 2008 của Bộ Công Thƣơng ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ. Có thể nói việc ban hành các văn bản này đã đƣa công tác văn thƣ, lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng khi mới tái lập dần ổn định và hiệu quả trong việc quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu lƣu trữ.
7/ Quyết định số 5458/QĐ-BCT ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Bộ Công Thƣơng về Quy chế công tác lƣu trữ của Bộ Cơng Thƣơng
Phân tích các văn bản nêu trên cho thấy, trƣớc hết về hình thức văn bản, đó là các chỉ thị và quyết định cịn về nội dung, đã bao quát hầu hết các vấn đề liên quan đến hoạt động lƣu trữ nhƣ: kế hoạch, tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ ngành Cơng Thƣơng. Nhƣ vậy, có thể khẳng định rằng, cho đến nay, trong việc quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ, Bộ Công Thƣơng đã kế thừa rất nhiều từ Bộ Công nghiệp và Bộ Thƣơng mại trƣớc kia. Để quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ, Bộ Công Thƣơng đã ban hành các văn bản chỉ đạo đó là một ƣu điểm nổi bật. Tuy nhiên, một tồn tại lớn nhất là ở chỗ, hầu hết các văn bản chỉ đạo mới chỉ tập trung vào việc đƣa ra các quy định và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cơ quan Bộ. Đối với các đơn vị trực thuộc Bộ, hầu nhƣ Bộ Cơng Thƣơng chƣa có hƣớng dẫn chi tiết. Cụ thể là tính đến nay, Bộ Cơng Thƣơng mới chỉ đạo việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu đối vơi một số tập đồn, tổng cơng ty lớn nhƣ: Tập đồn Dầu khí QG Việt Nam, Tập đồn Điện lực Việt Nam, Tập đồn CN Than-Khống sản Việt Nam, Tập đồn Xăng dầu Việt Nam, Tập đồn Hóa chất Việt Nam, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, Tổng cơng ty Thép Việt Nam. Ví dụ: Bộ Cơng Thƣơng đã chỉ đạo Tập đoàn Điện lực Việt Nam tiến hành thu thập, chỉnh lý và giao nộp để Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III quản lý tài liệu thiết kế kỹ thuật cơng trình thủy điện Sơn La. Hơn nữa sự chỉ đạo này mới chỉ dừng lại ở việc hƣớng dẫn, kiểm tra các khâu nghiệp vụ, cịn cơng tác tổ chức quản lý lƣu trữ ngành chƣa đƣợc thực hiện một cách triệt để. Do đó cơng tác lƣu trữ tại một số đơn vị thuộc Bộ vẫn chƣa thực sự đƣợc thống nhất. Đây là một tồn tại rõ nét nhất trong trong việc ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ của Bộ.
Kết quả phân tích, đánh giá trên cho thấy, kể từ khi đƣợc tái lập đến nay, Bộ Cơng Thƣơng đã cụ thể hóa đƣợc đáng kể các văn bản quản lý chung của Chính phủ và Bộ Nội vụ về cơng tác lƣu trữ để phù hợp với đặc thù trong thực hiện quản lý nà nƣớc về lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng và ngành Cơng Thƣơng.
Ngồi ra, để thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các văn bản này, Bộ Công Thƣơng đã áp dụng một số giải pháp tổ chức thực hiện nhƣ: hàng năm Bộ ban hành các văn bản về kế hoạch kiểm tra, hƣớng dẫn định kỳ các đơn vị trong
cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ nhằm giúp các cơ quan đơn vị trong toàn ngành chủ động trong việc thực hiện công tác này. Dƣới đây là các giải pháp đó