Tỉnh ủy, Thành ủy
1.2.2.1. Các tiêu chí chủ yếu đánh giá chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Một hồ sơ có chất lượng phải bảo đảm các tiêu chí sau đây:
- Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Tỉnh ủy.
Tỉnh ủy có chức năng, nhiệm vụ được quy định trong Điều lệ Đảng và quy định của Trung ương Đảng, vì vậy, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh ủy tất yếu phải phản ánh việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ được giao. Chẳng hạn, Tỉnh ủy có nhiệm vụ trình Bộ
Chính trị, Ban Bí thư dự kiến nhân sự để giới thiệu ứng cử, đề cử hoặc
rút khỏi các chức danh chủ chốt ở tỉnh, do đó hình thành những văn bản phản ánh q trình thực hiện quy trình, thủ tục giới thiệu nhân sự để ứng cử, đề cử hoặc cho rút khỏi các chức danh lãnh đạo chủ chốt của tỉnh.
Những văn bản này được tập hợp thành các hồ sơ phản ánh một trong
những phương thức lãnh đạo của Đảng là cơng tác cán bộ và thể hiện vai trị lãnh đạo của Tỉnh ủy ở địa phương.
Nói cách khác, nếu văn bản trong các hồ sơ không phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của Tỉnh ủy – cơ quan đơn vị hình thành phơng lưu trữ Tỉnh ủy thì các hồ sơ đó sẽ khơng có giá trị, thậm chí khơng thuộc
thành phần tài liệu của phông lưu trữ Tỉnh ủy.
- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ khách quan với nhau. Mỗi văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh ủy đều có vai trị riêng, song giữa các văn bản ln có mối liên hệ mật thiết với
nhau, tương hỗ nhau, vì vậy, những văn bản được lựa chọn đưa vào hồ
quan của người lập hồ sơ. Nếu tôn trọng mối liên hệ khách quan đó thì
các hồ sơ sẽ phản ánh đầy đủ sự việc, hiện tượng, vấn đề... làm cho hồ
sơ khơng chỉ có giá trị trong q trình giải quyết cơng việc, mà cịn phục vụ nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị.
Ngay khi được sản sinh ra, mỗi văn bản đã có giá trị tự thân, tuy
nhiên trong số văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh ủy, có những văn bản chỉ có ý nghĩa giải quyết cơng việc, kết thúc cơng
việc thì khơng cịn giá trị; và có những văn bản có cả ý nghĩa lâu dài và giá trị lịch sử. Vấn đề đặt ra khi lập hồ sơ là phải lựa chọn những văn
bản có sự tương đồng về giá trị để đưa vào hồ sơ. Tuy nhiên, việc xem
xét giá trị của văn bản cần được đặt trong mối liên hệ với các văn bản khác trong hồ sơ, tránh việc xem xét giá trị cho từng văn bản rời lẻ, bởi vì khơng ít hồ sơ có những văn bản liên quan mật thiết với nhau và chính sự liên quan mật thiết ấy tạo thành giá trị của hồ sơ đó.
- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức văn bản.
Để bảo đảm giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu, cùng
với sự chính xác về nội dung, văn bản đưa vào hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy cần phải bảo đảm đúng thể thức theo quy định. Đối với văn bản của Tỉnh ủy, phải có đủ các thành phần thể thức bắt buộc như: Tiêu đề, tên cơ quan ban hành văn bản, địa điểm và ngày tháng năm ban hành
văn bản, số và ký hiệu của văn bản, tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, thể thức đề ký, chữ ký người có thẩm quyền và
dấu của Tỉnh ủy, nơi nhận văn bản. Ngoài ra, trong một số trường hợp,
người ký văn bản có thể sử dụng thêm các thành phần thể thức bổ sung như: độ khẩn, độ mật, phạm vi phổ biến... Khi tập hợp văn bản đưa vào
tiên lựa chọn, ngược lại, những văn bản không đảm bảo thể thức sẽ bị
loại ra khỏi hồ sơ.
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.
Biên mục hồ sơ là một trong những nội dung của việc lập hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung của văn bản trong hồ sơ. Biên mục hồ sơ bao gồm biên mục bên trong và ngồi bìa hồ sơ. Hồ sơ được biên mục đầy đủ, chính xác sẽ phục vụ việc tra cứu và quản lý văn bản
được nhanh chóng, thuận tiện, do đó, biên mục hồ sơ là một trong những
yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hồ sơ.
1.2.2.2. Một số nhận xét về chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Căn cứ các tiêu chí đánh giá chất lượng hồ sơ nêu trên và kết quả
khảo sát hồ sơ trong Phông lưu trữ Thành ủy Hà Nội giai đoạn 2006 -
2010, chúng tơi có một số nhận xét sau đây:
(1) Các hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy được lập chủ yếu theo sự hình thành tự nhiên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo nguyên tắc làm việc của Tỉnh ủy. Cụ thể:
- Nhóm các hồ sơ hội nghị cấp ủy: Đây là các hồ sơ phản ánh sự
làm việc của Tỉnh ủy theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, các chủ trương
công tác lớn đều được bàn bạc và quyết định tại hội nghị cấp ủy. Tùy
theo thẩm quyền, mỗi cơ quan lãnh đạo có thẩm quyền bàn và quyết định những công việc khác nhau. Trong một hội nghị cấp ủy có thể bàn
bạc và quyết định một hoặc nhiều nội dung công việc. Ví dụ:
+ Hồ sơ hội nghị Thành ủy lần thứ nhất (họp ngày 22-12-2005) bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư, Ủy ban Kiểm tra và Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Thành ủy khóa XIV [Hồ sơ số 52, hộp số 862, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
+ Hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy họp ngày 08-3-2006
thảo luận dự thảo Quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Thành ủy, dự
thảo Chương trình “Đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực của chính quyền các cấp” [Hồ sơ số 70, hộp số 866, Kho lưu trữ Thành
ủy Hà Nội].
+ Hồ sơ hội nghị Thường trực Thành ủy họp ngày 20-02-2006 về
tình hình, tiến độ triển khai một số cơng trình thuộc 3 cụm cơng trình
trọng điểm của thành phố; về cơng tác chuẩn bị phục vụ Hội nghị APEC 2006 [Hồ sơ số 118, hộp số 871, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
- Nhóm các hồ sơ triển khai thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung
ương, của Tỉnh ủy: Đây là các hồ sơ phản ánh việc lãnh đạo thực hiện
nghị quyết đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh ủy. Ví dụ:
+ Chương trình hành động thực hiện Nghị quết Đại hội đại biểu lần
thứ X của Đảng [Hồ sơ số 567, hộp số 954, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]. + Hồ sơ thực hiện Đề án số 16-ĐA/TU của Thành ủy Hà Nội về
“Đổi mới và nâng cao chất lượng hệ thống chính trị ở xã, phường, thị
trấn” [Hồ sơ số 658, hộp số 970, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
- Nhóm các hồ sơ lưu công văn đi: Đây là các hồ sơ tập văn bản đi của Tỉnh ủy ban hành trong quá trình lãnh đạo chính quyền, đồn thể và nhân dân trong tỉnh. Ví dụ:
+ Biên bản của Thành ủy Hà Nội năm 2006 – 2008 [Hồ sơ số 295, hộp số 889, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
+ Quyết định của Thành ủy Hà Nội về việc chuẩn y Ban Chấp hành
Đảng bộ và ủy viên Ban Thường vụ các đảng ủy cơ sở năm 2006 - 2008
+ Kế hoạch của Thành ủy Hà Nội năm 2006 [Hồ sơ số 6428, hộp số 923, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
- Nhóm các hồ sơ giải quyết các vấn đề cụ thể: Đây là các hồ sơ
phản ánh sự điều hành, chỉ đạo của Tỉnh ủy đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội địa phương. Ví dụ:
+ Hồ sơ về việc chuẩn bị cơ sở vật chất thực hiện điều chỉnh địa giới hành chính [Hồ sơ số 660, hộp số 970, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
+ Hồ sơ về việc đề nghị UNESCO công nhận di sản văn hóa và di sản thiên nhiên thế giới [Hồ sơ số 748, hộp số 980, Kho lưu trữ Thành
ủy Hà Nội].
(2) Văn bản trong các hồ sơ có mối liên hệ khách quan với nhau về một vấn đề, một sự việc. Ví dụ:
Hồ sơ hội nghị giao ban Thường trực Thành ủy quý IV-2006, ngày
26-12-2006 về tình hình thực hiện chủ trương xã hội hóa và các giải pháp tiếp tục đẩy mạnh xã hội hóa; về cơng tác quản lý và xử lý vi phạm trật tự
đô thị [Hồ sơ số 207, hộp số 879, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội], gồm:
- Giấy mời họp.
- Chương trình hội nghị.
- Báo cáo của Ủy ban Nhân dân Thành phố về tình hình thực hiện chủ trương xã hội hóa năm 2006 và các giải pháp tiếp tục đẩy mạnh xã hội hóa năm 2007.
- Báo cáo của Sở Xây dựng về tình hình quản lý trật tự xây dựng trên địa bàn thành phố năm 2006.
- Báo cáo của Văn phòng Thành ủy tổng kết kết quản thực hiện các nội dung kết luận chỉ đạo tại Hội nghị giao ban Thành phố với các quận, huyện quý III-2006.
- Dự thảo kết luận của Thường trực Thành ủy tại hội nghị. - Báo cáo của Quận ủy Ba Đình tại hội nghị.
- Báo cáo của Quận ủy Cầu Giấy tại hội nghị. - Báo cáo của Quận ủy Hai Bà Trưng tại hội nghị. - Báo cáo của Quận ủy Thanh Xuân tại hội nghị. - Báo cáo của Quận ủy Hoàng Mai tại hội nghị. - Báo cáo của Quận ủy Hoàn Kiếm tại hội nghị. - Báo cáo của Quận ủy Long Biên tại hội nghị. - Báo cáo của Huyện ủy Từ Liêm tại hội nghị. - Báo cáo của Huyện ủy Sóc Sơn tại hội nghị. - Báo cáo của Huyện ủy Thanh Trì tại hội nghị.
Hồ sơ về viện thi hành kỷ luật Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh [Hồ sơ số 80, hộp số 570, Kho lưu trữ Thành ủy Hà
Nội], gồm:
- Thông báo của Huyện ủy Đông Anh về việc kiểm điểm các sai
phạm của Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ.
- Trích Nghị quyết Hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ xã Kim Nỗ. - Kết quả bỏ phiếu đề nghị thi hành kỷ luật Ban Thường vụ và các
đồng chí ủy viên Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ.
- Báo cáo của Chi bộ Đoài về kết quả sinh hoạt chi bộ. - Bản kiểm điểm của Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ.
- Báo cáo và đề nghị thi hành kỷ luật đối với tập thể Ban Thường vụ
- Quyết định của Huyện ủy Đông Anh thi hành kỷ luật Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ.
(3) Phần lớn văn bản trong các hồ sơ đảm bảo đầy đủ thể thức theo quy định. Đối với văn bản do Tỉnh ủy ban hành có đủ các thành phần thể thức văn bản theo quy định của Đảng; đối với văn bản của các cơ quan gửi đến có đủ các thành phần thể thức theo quy định chung của từng loại cơ quan: văn bản của cơ quan đảng trình bày theo thể thức văn bản của
Đảng, văn bản của cơ quan quản lý nhà nước trình bày theo thể thức văn
bản hành chính, văn bản pháp luật trình bày theo thể thức văn bản quy phạm pháp luật, văn bản của các đoàn thể trình bày theo thể thức của
từng tổ chức….
Trong đó các thành phần thể thức chủ yếu gồm: Tiêu đề, tác giả ban
hành văn bản, số ký hiệu văn bản, địa điểm, ngày tháng năm ban hành
văn bản, tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, thể thức
đề ký, chữ ký và dấu của cơ quan ban hành văn bản, nơi nhận văn bản.
(4) Các hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn 70 năm được biên mục bên trong và bên ngoài, bảo đảm các yêu cầu cơ bản, tạo thuận lợi cho việc tổ chức khoa học, quản lý và tra cứu, sử dụng.
Việc biên mục bên trong được thực hiện tỉ mỉ, các văn bản trong hồ sơ được đánh số tờ, thống kê vào mục lục văn bản theo trận tự sắp xếp và viết chứng từ kết thúc đầy đủ.
Việc biên mục bên ngồi được trình bày theo mẫu bìa in sẵn, trong
đó tiêu đề hồ sơ đã giới thiệu được khái quát thành phần, nội dung của
văn bản trong hồ sơ như tên loại, tác giả, nội dung mà các văn bản trong hồ sơ đề cập đến, thời gian, địa điểm, ví dụ:
- Hồ sơ hội nghị Thành ủy Hà Nội bàn về công tác triển khai thực
chính Thành phố Hà nội và một số tỉnh liên quan (họp ngày 24-7-2008) [Hồ sơ số 65, hộp số 865, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
- Hồ sơ hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Chỉ thị số 35-CT/TH
của Thành ủy Hà Nội về “Xây dựng và phát triển cơng đồn trong các
thành phần kinh tế”. Năm 2006 [Hồ sơ số 254, hộp số 883, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
- Công văn, báo cáo của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Thành phố Hà
Nội, các đảng ủy trực thuộc về việc tổng hợp ý kiến tham gia vào dự thảo văn kiện Đại hội X của Đảng và Đại hội XIV Đảng bộ Thành phố Hà Nội. Năm 2005 [Hồ sơ số 565, hộp số 954, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
- Tờ trình, cơng văn của Ban Tổ chức Thành ủy, Ban Tài chính Quản
trị Thành ủy, Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hà Nội về việc thẩm
định nhân sự, ký hợp đồng có chỉ tiêu cán bộ và điều chỉnh nhân sự. Năm
2007 [Hồ sơ số 675, hộp số 972, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội].
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm cơ bản, chất lượng hồ sơ trong phơng lưu trữ Tỉnh ủy cịn có một số hạn chế sau đây:
a) Có những hồ sơ còn thiếu văn bản, kể cả những văn bản quan trọng, ví dụ:
Hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội ngày 01-3-2006
cho ý kiến về chương trình bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an tồn xã hội, quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Thành ủy nhiệm kỳ 2005 –
2010 khóa XIV [Hồ sơ số 69, hộp số 866, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội],
có các văn bản: - Giấy mời họp.
- Chương trình bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an tồn xã hội ở
- Cơng văn gửi dự thảo Quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra
Thành ủy khóa XIV, nhiệm kỳ 2005 – 2010.
Trong hồ sơ trên thiếu biên bản hội nghị, văn bản quan trọng thể hiện phương pháp, cách thức làm việc của Ban Thường vụ Thành ủy,
diễn biến của hội nghị và đặc biệt là kết luận của hội nghị.
Hoặc: Hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy ngày 03-5-2006 bàn
về kế hoạch triển khai Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị về “Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020” giai đoạn 2006 – 2010 [Hồ
sơ số 72, hộp số 866, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội], có các văn bản: - Giấy mời họp.
- Chương trình của Thành ủy về trọng tâm công tác tư pháp Thủ đô năm 2006.
- Kế hoạch của Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 49-NQ/TW của
Bộ Chính trị về “Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020” giai đoạn 2006 – 2010.
- Nghị quyết của Thành ủy về triển khai thực hiện Nghị quyết số
49-NQ/TW của Bộ Chính trị về “Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020” giai đoạn 2006 – 2010.
- Báo cáo tổng kết 4 năm thực hiện Nghị quyết số 08-NQ/TW, ngày 02-01-2002 của Bộ Chính trị về “Một số nhiệm vụ trọng tâm công tác tư