1- Việc chỉ đạo của Ban Thường vụ Tỉnh ủy” 2
2.4.1. Những tác động và ảnh hưởng tốt đến chất lượng hồ sơ lưu trữ
- Các Văn phòng Tỉnh ủy đã quan tâm tham mưu cho Tỉnh ủy và
trực tiếp ban hành quy định về cơng tác văn thư, trong đó có nội dung về soạn thảo và ban hành văn bản ở Tỉnh ủy; ở một số Tỉnh ủy còn ban
hành quy định riêng về quy trình soạn thảo văn bản của Tỉnh ủy, quy định về ký văn bản, về việc gửi nhận, xử lý văn bản trên mạng… như
chúng tơi đã trình bày ở trang 44.
- Thể loại, thẩm quyền, thể thức văn bản của Tỉnh ủy ngày càng
chính xác, thống nhất theo quy định của Trung ương và hướng dẫn của
Văn phòng Trung ương Đảng.
- Nội dung văn bản của Tỉnh ủy đã phản ánh đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của Tỉnh ủy, văn phong sáng sủa, rõ ràng, mạch lạc,
xưng hô chuẩn mực, sử dụng câu từ đúng ngữ pháp, đúng chính tả… từ
đó góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ trong Phông lưu trữ Tỉnh ủy.
Thực tế cho thấy, những văn bản được soạn thảo ban hành có chất
lượng, không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến việc xử lý công việc, phục vụ
hiệu quả sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy mà cịn góp phần nâng cao
chất lượng hồ sơ nói chung, đặc biệt là các hồ sơ tên gọi của Tỉnh ủy
trong các Phông lưu trữ Tỉnh ủy. Kết quả điều tra, khảo sát hồ sơ tên gọi trong Phông lưu trữ Tỉnh ủy cho thấy, văn bản do Tỉnh ủy ban hành
trong thời gian gần đây đã phản ánh toàn diện việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của Tỉnh ủy, văn bản trong các hồ sơ có mối liên hệ chặt chẽ
với nhau, được tập hợp đầy đủ hình thành những hồ sơ tên gọi hoàn
chỉnh; các văn bản tên gọi đều bảo đảm giá trị pháp lý, có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của Tỉnh ủy và được ban hành và giải
quyết theo đúng quy trình thủ tục hiện hành. Càng về sau, hồ sơ tên gọi càng đầy đủ và tăng về khối lượng, chiếm tỷ lệ càng cao trong tổng số
tài liệu của Phông lưu trữ Tỉnh ủy.
- Việc tổ chức phân công soạn thảo văn bản đã phát huy được vai
trò của các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy và trí tuệ của cán bộ chuyên viên ở các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ngày càng được thực
hiện theo hướng khoa học, hiệu quả hơn.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở nên phổ biến, nhất là việc
đăng ký, gửi nhận, theo dõi văn bản; một số Văn phịng Tỉnh ủy đã triển
khai số hóa văn bản, chuyển giao, xử lý văn bản trên mạng; một số Văn
phòng Tỉnh ủy đã xây dựng và cài đặt mẫu văn bản của Tỉnh ủy và Văn
phòng Tỉnh ủy để tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo văn bản của cán bộ, chuyên viên.