Một trong những đặc điểm quan trọng nhất để phân biệt với các loại tài li u khác và kh ng nh giá tr c a tài li u l u tr chính là b i tài li u
lưu trữ là bản gốc, bản chính của văn bản, vì vậy, tài liệu lưu trữ chứa
đựng những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, là tài liệu gốc, sử
liệu gốc. Nếu ngay từ khâu soạn thảo và ban hành văn bản, văn bản của Tỉnh ủy không bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức, không đúng thẩm quyền theo quy định… thì sẽ không chỉ ảnh hưởng đến việc thực hiện văn bản, mà còn tác động trực tiếp đến chất lượng văn bản của hồ
sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy. Chẳng hạn, nếu văn bản giải quyết xong và đưa vào hồ sơ là những bản sao, văn bản có chữ ký chụp lại, văn bản thiếu số ký hiệu, không rõ ngày tháng năm ban hành, không đúng tác giả
ban hành văn bản, không đóng dấu… thì khi khai thác văn bản trong hồ
sơ lưu trữ, người ta sẽ nghi ngờ về tính chính xác và độ tin cậy của văn bản lưu trữ đó. Hoặc, theo quy định các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên
đề và báo cáo đột xuất của Tỉnh ủy gửi Bộ Chính trị, Ban Bí thư phải do Bí thư hoặc Phó Bí thư Tỉnh ủy ký văn bản, tuy nhiên trên văn bản lưu trữ, người ký báo cáo không phải là Bí thư hoặc Phó Bí thư, thì báo cáo
đó không đảm bảo độ tin cậy, mặc dù báo cáo đó là bản chính, có đầy đủ
các thành phần thể thức theo quy định.