2.3.1.1. Phân công trách nhiệm soạn thảo văn bản
Văn bản của Tỉnh ủy thể hiện trí tuệ của tập thể Tỉnh ủy trong việc
lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan, tổ chức Đảng và cả hệ thống chính trị
thực hiện nhiệm vụ chính trị ở địa phương, nhưng việc soạn thảo văn
bản chủ yếu do các cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc Tỉnh ủy
chịu trách nhiệm chính, do đó, việc phân cơng trách nhiệm soạn thảo văn bản có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định chất lượng văn bản và
trực tiếp tác động đến sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy.
Tùy theo tính chất, nội dung, yêu cầu ban hành văn bản, có loại do một cơ quan soạn thảo, có loại văn bản được phân công cho nhiều cơ
quan cùng tham gia soạn thảo, trong đó có một cơ quan chủ trì và các cơ quan khác tham gia.
Những văn bản do một cơ quan soạn thảo, được giao cho các cơ
quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan. “Việc dự thảo văn bản về công tác nào do các ban
đảng, ban cán sự đảng, đảng đồn, các sở, ban, ngành chính quyền phụ
trách lĩnh vực đó chuẩn bị và thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành phải
chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản đó; những vấn đề chung hoặc
đột xuất do Văn phòng Tỉnh ủy chuẩn bị” (Quy chế làm việc của Ban
Chấp hành Đảng bộ Tỉnh Đồng Nai khóa IX, nhiệm kỳ 2010 – 2015 ban hành kèm theo Quyết định số 13-QĐ/TU, ngày 04-11-2010 của Tỉnh ủy
Đồng Nai). Văn phòng Tỉnh ủy soạn thảo chương trình làm việc tồn
khóa, từng năm, quý, tháng, quy chế làm việc của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy và văn bản về những vấn đề chung không do ban, ngành nào
phụ trách. Ban Tổ chức Tỉnh ủy soạn thảo các nghị quyết, quyết định,
chỉ thị, quy định, quy chế, kết luận của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy
soạn thảo các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ
Tỉnh ủy về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng; Ban
Tuyên giáo Tỉnh ủy soạn thảo các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh
ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy về công tác tuyên giáo, biên soạn lịch sử đảng bộ địa phương; Ban Dân vận Tỉnh ủy soạn thảo các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy về công tác dân vận,
dân tộc, tơn giáo; Ban Nội chính soạn thảo các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo
của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy về công tác nội chính và phịng
chống tham nhũng. Ngồi ra, tùy yêu cầu nhiệm vụ, Tỉnh ủy thành lập
các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn kiểm tra, tổ cơng tác hoạt động có thời hạn để giúp Tỉnh ủy thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ nào đó,
ví dụ: Ban chỉ đạo cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương đạo
đức Hồ Chí Minh, tiểu ban chuẩn bị văn kiện đại hội đại biểu đảng bộ
tỉnh, hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ, tổ công tác thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở… Các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đồn kiểm
tra, tổ cơng tác này trực tiếp soạn thảo văn bản giúp Tỉnh ủy liên quan đến nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao, ví dụ: Ban Chỉ đạo
cải cách tư pháp Tỉnh ủy Thái Nguyên giúp Tỉnh ủy Thái Nguyên soạn
thảo văn bản chỉ đạo về cải cách tư pháp; Đồn kiểm tra tình hình thực hiện một số chỉ thị, nghị quyết của Tỉnh ủy Nghệ An giúp Tỉnh ủy Nghệ An soạn thảo văn bản liên quan đến việc kiểm tra thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của Tỉnh ủy...
Việc phân công soạn thảo văn bản theo chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc và các cơ quan do Tỉnh ủy thành lập là phù hợp với tổ chức của Tỉnh ủy, các cơ quan này được
thành lập để giúp việc Tỉnh ủy trên từng lĩnh vực công tác hoặc nhiệm
vụ cụ thể; việc phân công này phát huy được vai trò của mỗi cơ quan;
Những văn bản do nhiều cơ quan cùng tham gia soạn thảo thường là những văn bản có nội dung bao quát, tổng hợp nhiều lĩnh vực như các văn bản trình đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, văn bản hội nghị Tỉnh ủy…,
và thường là để tổng kết hoặc ban hành kế hoạch dài hạn trên các lĩnh
vực về kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng hoặc về công tác xây dựng
Đảng. Những văn bản này thường được giao cho một cơ quan chủ trì và
một số cơ quan khác tham gia. Chẳng hạn: Đề án sắp xếp tổ chức bộ
máy, tinh giản biên chế hành chính sự nghiệp của Ủy ban nhân dân
thành phố Hải Phòng do Ban cán sự đảng Ủy ban nhân dân thành phố
chủ trì, Ban Tổ chức Thành ủy, Ủy ban nhân dân thành phố và Sở Nội
vụ phối hợp nghiên cứu, soạn thảo; Đề án Quy hoạch sản xuất nơng
nghiệp thành phố Hồ Chí Minh năm 2020, tầm nhìn đến năm 2025 do
Ban cán sự đảng Ủy ban nhân dân thành phố chủ trì, Sở Nơng nghiệp và
Phát triển nông thôn, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Quy hoạch, Kiến trúc
thành phố Hồ Chí Minh phối hợp… Để điều hành các cơ quan tham gia
soạn thảo và tổ chức việc soạn thảo văn bản, Tỉnh ủy và Ban Thường vụ Tỉnh ủy có thể thành lập các tổ biên tập, ví dụ: tổ biên tập báo cáo giữa nhiệm kỳ, tiểu ban văn kiện đại hội đảng bộ tỉnh, tiểu ban tổng kết Nghị quyết Trung ương 5 khóa VIII…
Việc phân công cho nhiều cơ quan tham gia soạn thảo sẽ phát huy
được vai trò của các cơ quan trong hệ thống chính trị, tận dụng và khai
thác được trí tuệ của lực lượng cán bộ, chuyên viên các cơ quan, tổ chức, bởi vì mỗi cơ quan có chức năng, nhiệm vụ riêng, chuyên sâu về từng lĩnh vực, vì vậy, sẽ phát huy được vai trị đóng góp của từng cơ quan đối với từng nội dung của văn bản soạn thảo. Tuy nhiên, cách phân công này
địi hỏi phải có tổ chức khoa học, chặt chẽ, phân công, phân nhiệm rõ
ràng, cụ thể, có lịch trình chi tiết…, nếu không sẽ rất dễ dẫn đến tình
rà, nhiều tầng nấc; mặt khác nếu trình độ cán bộ, chuyên viên khác nhau, quan điểm khác nhau sẽ khó thống nhất cách tiếp cận và cách thể hiện...
2.3.1.2. Cán bộ soạn thảo văn bản
Cán bộ trong các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh
ủy tham gia soạn thảo văn bản được chia thành các loại như sau: Cán bộ
lãnh đạo (trưởng ban, phó trưởng ban, chánh văn phịng, phó chánh văn phịng); Chun viên. Trong đó, cán bộ chuyên viên là lực lượng chủ yếu soạn thảo văn bản, bởi vậy liên quan trực tiếp và quyết định đến chất lượng văn bản ban hành.
Kết quả khảo sát cho thấy, cán bộ ở các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy được tuyển chọn từ nhiều nguồn, có nguồn gốc ngành nghề và lĩnh vực công tác rất khác nhau; đội ngũ cán bộ này lại thường biến động, nhất là chuyên viên. Sau một số năm công tác ở các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, họ nhanh chóng
trưởng thành và được Tỉnh ủy điều động, đề bạt, bổ nhiệm vào những vị trí lãnh đạo, quản lý trong bộ máy Đảng, chính quyền, đồn thể của tỉnh. Số liệu thống kê vào thời điểm tháng 5-2011 cho thấy, ở các văn phòng
Tỉnh ủy, số năm cơng tác bình qn của chun viên nghiên cứu tổng
hợp tại văn phòng Tỉnh ủy chỉ khoảng 6,5 năm [44, tr. 14].
Trong những năm qua, công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng kiến
thức về mọi mặt cho đội ngũ cán bộ, công chức trong hệ thống các cơ
quan của Đảng được quan tâm hơn, nhiều lượt cán bộ, cơng chức, trong
đó có chuyên viên ở các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy được cử đi đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng kiến thức về trình độ lý
luận, trình độ quản lý, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học… ở
trong và ngoài nước theo Đề án đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý ở nước ngoài bằng ngân sách nhà nước (đề án 165) và nhiều chương trình, dự án
khác. Trình độ của chuyên viên nói chung, ở các cơ quan chuyên trách
tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy có nhiều cải thiện.
Về trình độ lý luận, chuyên viên có trình độ từ trung cấp lý luận
chính trị trở lên [44, tr. 12].
Về trình độ chun mơn, chun viên tốt nghiệp đại học từ rất nhiều ngành, nghề, “số cán bộ có trình độ tiến sỹ, thạc sỹ, chuyên viên cao cấp, chuyên viên chính ngày càng nhiều” [44, tr. 13].
Về trình độ ngoại ngữ, để thích ứng với yêu cầu hội nhập quốc tế, khả năng sử dụng ngoại ngữ, nhất là những ngoại ngữ thông dụng của cán bộ,
công chức khá hơn trước, số lượng chun viên có khả năng đọc thơng,
viết thạo và làm việc với đối tác nước ngoài bằng ngoại ngữ ngày một tăng. [44, tr. 13].
Về trình độ tin học, với sự phát triển của công nghệ thông tin, hiện
nay, chuyên viên đều sử dụng thành thạo tin học văn phòng, các phần
mềm soạn thảo văn bản, cách tổ chức và lưu trữ văn bản trên máy tính; ở
những cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc triển khai ứng dụng
các phần mềm xử lý văn bản, nhiều chuyên viên làm việc hồn tồn trên máy tính từ khâu tiếp nhận văn bản để giải quyết cho đến khâu soạn thảo
văn bản để tham mưu cho Tỉnh ủy ban hành, đang dần dần hình thành
những cơ quan ít giấy tờ, như ở Văn phòng Tỉnh ủy Hà Nam, Văn phòng Thành ủy Hải Phòng, Văn phòng Tỉnh ủy Bà Rịa – Vũng Tàu…
Tuy nhiên, chuyên viên ở các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy vẫn còn một số mặt chưa đáp ứng được yêu cầu. Về số
lượng, hầu hết các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc đều thiếu
cán bộ, nhiều cơ quan không tuyển được đủ cán bộ, nhất là lực lượng
chuyên viên đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra một cách tốt nhất. Số liệu thống kê vào thời điểm tháng 6-2013 cho thấy, chỉ tính riêng ở Văn phòng Tỉnh ủy nếu so với biên chế được các Ban Thường vụ Tỉnh ủy
phê duyệt thì hầu hết các Văn phòng Tỉnh ủy vẫn còn thiếu bình quân 9 - 10% số chỉ tiêu biên chế, “số lượng cán bộ còn mỏng, thường xuyên biến động, phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực, nhất là đội ngũ chuyên viên tổng hợp” [44, tr. 14]. Về chất lượng, mặc dù chun viên đều có trình
độ từ đại học trở lên, song do thường xuyên biến động, nên khơng ít
chuyên viên mới được điều động về các cơ quan chuyên trách tham
mưu, giúp việc còn thiếu kinh nghiệm về công tác Đảng, ít được bồi
dưỡng kiến thức về kỹ năng biên soạn văn bản của Đảng, về thể loại,
thẩm quyền và thể thức văn bản của Đảng, về công tác văn thư, lưu trữ, về ứng dụng các phần mềm tin học trong các cơ quan Đảng…