Để tạo sự thống nhất, góp phần bảo đảm chất lượng văn bản phục
vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng, và góp
phần bảo đảm chất lượng văn bản trong các hồ sơ trong phơng lưu trữ
Tỉnh ủy, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Văn phịng Trung ương Đảng đã
ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản. Dưới đây là một số nội dung chủ yếu trong các văn bản nêu trên.
2.1.1.1. Quy định cụ thể các thể loại văn bản của Đảng và thẩm
quyền ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức Đảng từ Trung ương
đến cơ sở
Theo quy định của Bộ Chính trị, văn bản của Đảng là loại hình tài
liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức
Đảng do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành
theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương [40, tr. 74]. Toàn bộ
các loại văn bản của Đảng được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ
chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở hình thành hệ thống văn bản của
Đảng. Văn bản của Đảng gồm 23 thể loại và 5 loại giấy tờ hành chính.
Mỗi thể loại có tên gọi riêng, phù hợp với tính chất, nội dung và mục
đích ban hành văn bản của Đảng.
Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở có thẩm quyền ban hành văn bản riêng phù hợp với vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng trong hệ thống tổ chức của Đảng.
2.1.1.2. Quy định các thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng
Theo quy định của Bộ Chính trị, trên mỗi văn bản ban hành chính
thức của cơ quan, tổ chức Đảng yêu cầu phải có đủ 8 thành phần thể
thức bắt buộc là: tiêu đề; ngày tháng năm ban hành văn bản; tên cơ quan ban hành văn bản; số ký hiệu văn bản; tên gọi và trích yếu nội dung văn
bản; nội dung văn bản; chữ ký, thể thức đề ký và dấu của cơ quan ban
hành văn bản, nơi nhận văn bản [40, tr. 84].
Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung và tính chất, có thể bổ sung các thành phần thể thức: dấu chỉ mức độ mật (mật,
tối mật, tuyệt mật); dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc,
hoả tốc có hẹn giờ); các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo và tài liệu hội nghị. Việc có trình bày các thành phần thể thức bổ sung hay không là do người ký văn bản quyết định [40, tr. 84].
Để văn bản sao có giá trị pháp lý như bản chính đều phải đảm bảo đủ các thành phần thể thức bản sao gồm: tên cơ quan sao văn bản; số và
ký hiệu bản sao; địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản; các chỉ dẫn loại bản sao; chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan sao văn bản; nơi
nhận bản sao [40, tr. 85].
Để thực hiện thống nhất kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức
văn bản của Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng
dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28-5-2004 về thể thức văn bản của Đảng và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Công văn số
184-CV/CLT, ngày 15-3-2005 ban hành bộ mẫu văn bản của cấp ủy và văn phòng cấp ủy địa phương, cơ sở.
2.1.1.3. Quy định quy trình, thủ tục soạn thảo văn bản
công đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản. Đối với mỗi loại văn bản
của Tỉnh ủy tùy vào tính chất, mức độ quan trọng có các quy trình soạn
thảo tương ứng, nhưng quy trình soạn thảo một văn bản của Đảng nhìn
chung thường gồm các bước chủ yếu là: 1) Xây dựng kế hoạch soạn thảo văn bản; 2) Thu thập, tổng hợp, xử lý thơng tin có liên quan đến văn bản
soạn thảo; 3) Xây dựng đề cương và biên tập bản thảo văn bản; 4) Tổ
chức góp ý kiến vào dự thảo văn bản, chỉnh sửa và hoàn thiện văn bản; 5) Xây dựng tờ trình và duyệt dự thảo văn bản [45, tr. 5].
Đối với các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chung hoặc các văn bản
tổng kết việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chung phải tổ
chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo.
Văn bản trước khi trình Thường trực Tỉnh ủy ký phải được thẩm định về nội dung và thể thức. Người chủ trì soạn thảo và lãnh đạo phụ
trách trực tiếp chịu trách nhiệm thẩm định nội dung, văn thư cơ quan
chịu trách nhiệm thẩm định thể thức văn bản. Việc trình ký văn bản do
văn thư cơ quan thực hiện. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký; khơng được dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai để ký văn bản [45, tr. 5-6].
2.1.1.4. Quy định việc phát hành, gửi, nhận văn bản
Các văn bản chính thức phát hành của Tỉnh ủy đều do văn thư Văn
phòng Tỉnh ủy thống nhất đăng ký và làm thủ tục phát hành. Văn bản
của Tỉnh ủy sau khi được người có thẩm quyền ký, phải được phát hành
kịp thời, chính xác theo đúng nơi nhận ghi trên văn bản. Những văn bản cần chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng, thu hồi phải đóng dấu chỉ dẫn.
Văn bản mật gửi đi phải đóng dấu chỉ ký hiệu mật ngồi bì, riêng văn
bản tuyệt mật phải đóng trong hai bì, bí trong đóng dấu “tuyệt mật” và niêm phong, bì ngồi đóng dấu ký hiệu “A”. Văn bản đã phát hành
nhưng có sai sót phải kịp thời gửi bản thay thế hoặc có văn bản đính
chính… [45, tr. 9]
Đối với việc gửi, nhân văn bản của Tỉnh ủy trên mạng thông tin
diện rộng của Đảng phải đảm bảo đúng thể thức, chính xác về nội dung như văn bản giấy tương ứng [45, tr. 10]; chỉ gửi tệp tin điện tử, không
gửi văn bản giấy đối với các báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, báo
cáo đột xuất, nghị quyết, chỉ thị, thông báo, kết luận, chương trình, kế
hoạch cơng tác, cơng văn, báo cáo và trao đổi nghiệp vụ; vừa gửi văn
bản giấy theo đường công văn thông thường, vừa gửi văn bản qua mạng
đối với báo cáo năm, công văn, báo cáo về các vấn đề cụ thể cần xin ý
kiến Bộ Chính trị, Ban Bí thư, báo cáo chuyên đề thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, chương trình thực hiện nghị quyết của Trung ương, đề án, tờ trình, dự thảo nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế,
các báo cáo và biên bản về tổ chức, nhân sự có nội dung cần xin ý kiến Bộ Chính trị, Ban Bí thư, giấy mời họp; các văn bản tối mật, tuyệt mật chỉ gửi văn bản giấy, không gửi qua mạng. Ngoài ra, thống nhất sử dụng bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN 6909:2001 cho việc soạn thảo, cập nhật và trao đổi dữ liệu, sử dụng tệp tin diện tử có định dạng *.pdf để
gửi văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng… [44, tr. 1-4].