1- Việc chỉ đạo của Ban Thường vụ Tỉnh ủy” 2
2.3.4. Ban hành văn bản
Bộ phận văn thư đặt trong phịng hành chính của các Văn phịng
Tỉnh ủy có nhiệm vụ làm văn thư cho Tỉnh ủy. Bộ phận này được bố trí từ 2 đến 3 cán bộ, trong đó, thơng thường có 1 cán bộ phụ trách văn bản
đi, 1 cán bộ phụ trách văn bản đến của Tỉnh ủy.
2.3.4.2. Thủ tục phát hành văn bản
Hiện nay, một số Tỉnh ủy như: Hải Phòng, Đồng Nai… dự thảo văn bản sau khi duyệt cho phép phát hành được chuyển đến văn thư của văn phòng Tỉnh ủy cả văn bản giấy và file điện tử để kiểm tra thể thức, ghi
số văn bản và ngày ban hành văn bản, sau đó in ra để trình ký. Tuy nhiên
vẫn còn một số Tỉnh ủy như: Sơn La, Hậu Giang… thực hiện quy trình
cũ, nghĩa là chỉ trình ký văn bản giấy truyền thống.
Sau khi có chữ ký của lãnh đạo Tỉnh ủy, văn bản được văn thư nhân sao, đóng dấu. Một số tỉnh quy định cụ thể thời gian ban hành văn bản,
chẳng hạn: Thành ủy Hải Phòng quy định chậm nhất là 5 ngày sau hội
nghị Ban Thường vụ và sau 7 ngày sau hội nghị Thành ủy, các văn bản
của hội nghị phải được hoàn thiện để ký ban hành; Tỉnh ủy Thái Nguyên quy định các văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Tỉnh ủy phải
được phát hành chậm nhất là 05 ngày sau khi Ban Chấp hành Đảng bộ
tỉnh, Ban Thường vụ Tỉnh ủy ký ban hành…
Văn thư của Văn phòng Tỉnh ủy thực hiện việc đăng ký và đóng bì văn bản để phát hành. Văn bản tối mật, tuyệt mật được đăng ký riêng,
văn bản mật được đóng dấu chỉ ký hiệu mật là A (tuyệt mật), B (tối mật), C (mật). Văn bản có độ mật là A được đóng vào 2 bì, bì trong niêm
phong và đóng dấu “tuyệt mật”, bì ngồi có đóng dấu ký hiệu A và được gửi kèm theo phiếu gửi. Kết quả khảo sát cho thấy, khối lượng văn bản mật của các Tỉnh ủy ban hành không nhiều, mức độ mật phổ biến là mật, văn bản có độ mật là tối mật và tuyệt mật rất ít.
Cùng với việc phát hành văn bản bằng đường công văn thông
thường, hiện nay, nhiều Tỉnh ủy đã thực hiện việc phát hành văn bản qua mạng thông tin diện rộng của Đảng. Theo quy định, có loại văn bản chỉ
phát hành qua mạng, khơng phát hành văn bản giấy; có loại văn bản vừa phát hành qua mạng, vừa phát hành văn bản giấy. Riêng văn bản mật thì khơng phát hành qua mạng. Tuy nhiên, việc gửi văn bản qua mạng vẫn có tình trạng gửi khơng đầy đủ, hoặc khơng thường xun, một số Tỉnh ủy, có khi dồn nhiều văn bản gửi đi cùng một lúc, không bảo đảm kịp thời…
Đối với một số văn bản cần phát hành khẩn, ngồi viêc gửi bì cơng
văn có ký hiệu khẩn, nhiều Tỉnh ủy sử dụng mạng cơ yếu để gửi văn bản cho Trung ương, cho các cấp ủy huyện trực thuộc. Việc gửi văn bản qua mạng cơ yếu thực hiện theo quy định của ngành cơ yếu, ở nơi nhận văn bản được in bằng loại giấy riêng của ngành cơ yếu.
2.3.4.3. Lưu văn bản phát hành và kiểm tra, thu hồi văn bản
Theo quy định, mỗi văn bản phát hành chính thức của Tỉnh ủy phải lưu bản gốc và một bản chính. Tất cả các bản lưu đều phải đóng dấu.
Bản gốc sắp xếp theo thứ tự văn bản và lưu tại văn thư của văn phịng
Tỉnh ủy. Bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo văn bản đó.
Trong thực tế, nhiều nơi, văn thư lưu bản gốc và nhiều bản chính,
tình trạng lưu bản gốc chưa đóng dấu phổ biến ở nhiều Tỉnh ủy nhằm
sao chụp khi cần phát hành thêm, điều này khiến cho việc quản lý văn
bản lưu không chặt chẽ, tùy tiện trong việc nhân sao văn bản.
Theo định kỳ hằng tháng hoặc hằng quý, văn thư của Tỉnh ủy kiểm tra việc phát hành văn bản bằng nhiều hình thức, phổ biến là qua mạng máy tính và qua điện thoại.