1- Việc chỉ đạo của Ban Thường vụ Tỉnh ủy” 2
3.1. Nâng cao nhận thức về vị trí, vai trị của văn bản và việc soạn thảo và ban hành văn bản
soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản vừa là sản phẩm của quá trình hoạt động lãnh đạo, quản lý, vừa là phương tiện, là công cụ của hoạt động lãnh đạo, quản lý, vì vậy,
mỗi cán bộ, công chức, cần nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trị của văn
bản, đề cao trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức đối với việc tiếp xúc với văn bản từ khâu hình thành cho đến khâu lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Nhận thức đúng mới có thể hành động đúng. Việc nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò của văn bản và việc soạn thảo và ban hành văn bản cần tránh cả hai khuynh hướng hoặc quá coi trọng văn bản, việc gì cũng phải ban hành văn bản, thậm chí ban hành quá nhiều văn bản, có những việc khơng đáng ban hành văn bản cũng vẫn ban hành văn bản… dẫn đến
tình trạng lạm dụng văn bản, dễ xuất hiện tệ quan liêu hành chính, bệnh giấy tờ…; hoặc là xuề xịa, khơng coi trọng văn bản, việc đáng phải ban hành văn bản thì lại khơng ban hành văn bản, đơn giản hóa về vai trị của văn bản… dẫn đến xử lý công việc khơng có căn cứ, khơng có bằng
chứng, giải quyết cơng việc khơng khoa học, tiện đâu làm đó…
Trong thực tiễn, không phải cán bộ, công chức nào cũng hiểu rõ vai trị của văn bản và thấy được vị trí của soạn thảo và ban hành văn bản trong quá trình giải quyết cơng việc, vẫn cịn một bộ phận cán bộ ở các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc chưa chú ý văn bản hóa hoạt
đầy đủ hoặc không kịp thời các hoạt động của Tỉnh ủy, chưa coi trọng đúng mức vai trò của việc soạn thảo văn bản của chuyên viên cũng như
việc phát hành văn bản của cán bộ văn thư cơ quan, chưa hiểu rằng văn bản soạn thảo và ban hành không chỉ để giải quyết công việc trước mắt là phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, mà sau khi giải quyết xong, những văn bản ấy còn phải lưu giữ lại để phục vụ việc tra cứu, sử dụng
lâu dài, bởi chúng là những minh chứng cho sự hình thành, tồn tại và phát triển của Tỉnh ủy trong những thời kỳ cụ thể…. Chính vì vậy, văn bản cần lưu giữ đầy đủ, có giá trị pháp lý, độ tin cậy và tính chính xác
cao.
Để nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, theo chúng tôi cần
thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
Thứ nhất, cần tuyên truyền, phổ biến đầy đủ những quy định, hướng
dẫn của Đảng về vị trí, vai trị của văn bản, về soạn thảo và ban hành,
quản lý và lưu trữ đầy đủ văn bản có giá trị pháp lý, bảo đảm độ tin cậy và tính chính xác hình thành trong hoạt động của Tỉnh ủy đối với cán bộ các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo,
chuyên viên, như: Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01-10-1997 của Bộ
Chính trị; Quyết định số 91-QĐ/TW, ngày 16-02-2004 của Ban Bí thư
quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28-5-2004 của Văn phòng
Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng; Quy định số 01-
QĐ/VPTW, ngày 07-4-2011 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc
gửi, nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng; Quy định số
29-QĐ/VPTW, ngày 25-12-2013 của Văn phòng Trung ương Đảng về
công tác văn thư trong các Tỉnh ủy, Thành ủy, tổ chức đảng trực thuộc
Trung ương… ; các quy định, quy chế, hướng dẫn của địa phương liên
quan đến soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy. Đồng thời tuyên
thảo và ban hành văn bản, về trách nhiệm giải quyết văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, bảo quản văn bản theo các quy định
của Luật cán bộ, công chức, Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật khác của Nhà nước, quy định, quy chế của Đảng.
Thứ hai, với trách nhiệm được Bộ Chính trị giao, Văn phịng Trung
ương Đảng cần định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện quy định
về văn bản của Đảng; định kỳ tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề về
văn bản của Đảng, về nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản, đổi mới
quy trình, thủ tục ban hành văn bản v.v..
Ở cấp tỉnh, các Văn phòng Tỉnh ủy tham mưu và giúp Tỉnh ủy định
kỳ hằng năm sơ kết, 3- 5 năm tổng kết việc thực hiện quy định về công
tác văn bản, đánh giá việc tham mưu cho Tỉnh ủy về soạn thảo và ban
hành văn bản của các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh
ủy; có thể tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên đề hoặc lồng ghép với các
hội nghị sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của địa phương để kịp thời phát hiện, nhắc nhở, khắc phục những sai sót, bất cập trong việc soạn thảo, ban hành và lưu giữ văn bản của Đảng ở địa phương.
Thứ ba, Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp là Cục Lưu trữ Văn
phòng Trung ương Đảng cần tăng cường chế độ kiểm tra, hướng dẫn đối
với các Tỉnh ủy trong việc thực hiện các quy định của Trung ương và
hướng dẫn của Văn phòng Trung ương về soạn thảo và ban hành văn
bản, về lưu giữ văn bản của các cơ quan Đảng ở địa phương, tăng tần
suất kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ trung bình 3 năm một lần lên 2 năm một lần và dành nhiều thời gian hơn cho việc hướng dẫn về văn bản của
Đảng. Các Văn phịng Tỉnh ủy duy trì chế độ kiểm tra, hướng dẫn hằng
năm đối với các cơ quan trực thuộc, nhất là các cơ quan chuyên trách
tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy. Những cán bộ kiểm tra, hướng dẫn phải