Tỉnh ủy làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ
trách, có những loại cơng việc do tập thể Tỉnh ủy bàn và quyết định, có những loại cơng việc do tập thể Ban Thường vụ Tỉnh ủy bàn, quyết định, có những loại công việc được phân công cho từng đồng chí lãnh đạo
Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy chủ trì chỉ đạo và trực tiếp giải quyết,
sau đó báo cáo lại kết quả giải quyết với tập thể Tỉnh ủy, hoặc Ban
Thường vụ Tỉnh ủy tại phiên họp của Tỉnh ủy, hoặc Ban Thường vụ
Tỉnh ủy. Cách thức làm việc như vậy ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hình thành văn bản. Tùy theo tính chất cơng việc, quy trình soạn thảo văn bản đối với từng loại cơng việc có sự khác nhau, tuy nhiên, quy trình soạn thảo văn bản chung của Tỉnh ủy gồm các bước chủ yếu như sau:
Bước 1. Hình thành bộ phận biên tập.
Căn cứ vào chương trình cơng tác, các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy tổ chức soạn thảo văn bản trình hội nghị Tỉnh ủy hoặc hội nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy.
công việc mà Ban Thường vụ Tỉnh ủy giải quyết và phân công chuẩn bị như sau:
- Báo cáo kết quả rà soát, bổ sung quy hoạch cán bộ diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý (đồng chí Trưởng ban Tổ chức Tỉnh ủy chủ trì, Ban Tổ chức Tỉnh ủy chuẩn bị).
- Kiểm điểm tập thể Ban Thường vụ và cá nhân các đồng chí ủy
viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, năm 2009 (đồng chí Phó Bí thư Thường
trực Tỉnh ủy chủ trì, Văn phịng Tỉnh ủy chuẩn bị).
- Chương trình hành động thực hiện Chỉ thị số 34-CT/TW, ngày 17-4- 2009 của Bộ Chính trị về tăng cường cuộc đấu tranh chống âm mưu, hoạt
động diễn biến hịa bình trên lĩnh vực tư tưởng, văn hóa (đồng chí Trưởng
ban Tuyên giáo Tỉnh ủy chủ trì, Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy chuẩn bị).
Có thể thấy, ngay từ khi xác định chương trình cơng tác của Ban
Thường vụ, Tỉnh ủy Hưng Yên đã phân công chuẩn bị dự thảo văn bản và sơ lược hình thành các bộ phận soạn thảo từng văn bản giúp Ban Thường vụ Tỉnh ủy, trong đó, bộ phận soạn thảo báo cáo kết quả quy
hoạch cán bộ gồm đồng chí Trưởng ban Tổ chức và Ban Tổ chức; bộ
phận sọan thảo báo cáo kiểm điểm gồm đồng chí Phó Bí thư Thường
trực và Văn phòng Tỉnh ủy; bộ phận soạn thảo chương trình hành động
gồm Ban Tuyên giáo và Trưởng ban Tuyên giáo.
Trong nhiều trường hợp, bộ phận soạn thảo văn bản chính là các đơn vị chức năng của các ban chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy.
Đối với một số văn bản quan trọng như: Báo cáo chính trị trình Đại
hội đảng bộ tỉnh, báo cáo sơ kết giữa nhiệm kỳ, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương… hoặc những văn bản có nội dung quan
trọng, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, Tỉnh ủy hoặc Ban
Thường vụ Tỉnh ủy có thể thành lập ban chỉ đạo, tổ biên tập nhằm tăng cường sự chỉ đạo của Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy để bảo đảm
kết quả nghiên cứu đúng hướng chỉ đạo của Ban Thường vụ, Thường
trực Tỉnh ủy. Chẳng hạn: để chuẩn bị văn kiện Đại hội Đảng bộ Tỉnh
Hưng Yên lần thứ XVII, Tỉnh ủy thành lập Tiểu ban văn kiện, gồm đồng
chí Bí thư Tỉnh ủy, các đồng chí Trong Ban Thường vụ Tỉnh ủy và các
cơ quan trong hệ thống chính trị tỉnh….
Bước 2. Xây dựng đề cương và xây dựng kế hoạch thực hiện.
Bộ phận biên tập văn bản có nhiệm vụ xây dựng đề cương văn bản soạn thảo; đề cương được thảo luận kỹ ở bộ phận biên tập trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Thông thường lãnh đạo ban tham mưu,
giúp việc là người phê duyệt đề cương văn bản.
Đối với những văn quan trọng có thể xây dựng đề cương sơ bộ, trên
cơ sở đề cương sơ bộ được phê duyệt, sẽ xây dựng đề cương chi tiết.
Cùng với việc xây dựng đề cương, bộ phận biên tập xây dựng kế hoạch thực hiện với các bước đi và phân công trách nhiệm cụ thể, cơ quan, cá nhân nào chịu trách nhiệm phần việc nào, yêu cầu nhiệm vụ ra sao, kết quả cơng việc là gì và tiến độ cơng việc như thế nào.
Bước 3. Tổ chức thu thập thông tin, khảo sát thực tiễn.
Tùy theo yêu cầu, nội dung từng văn bản, bộ phận biên tập có kế hoạch thu thập thơng tin. Có thể thành lập các đoàn khảo sát ở các địa
phương, đơn vị trong tỉnh.
Đối với những vấn đề mới, khó, mà địa phương chưa có kinh
nghiệm có thể khảo sát thêm ở các địa phương khác. Chẳng hạn, khi
chuẩn bị văn bản về chủ trương xây dựng khu hành chính - kinh tế đặc biệt Vân Đồn, bộ phận biên tập của Văn phòng Tỉnh ủy và các đơn vị có liên quan đã tiến hành khảo sát kinh nghiệm triển khai đề án xây dựng đặc khu hành chính - kinh tế Vân Phong, Khánh Hịa; khu hành chính –
Kết quả thu thập thông tin, khảo sát thực tiễn được tổng hợp, phân
tích, đánh giá thận trọng chính là những tư liệu rất quan trọng, phục vụ cho quá trình viết dự thảo văn bản.
Bước 4. Viết dự thảo văn bản.
Bước này bao gồm cả việc viết dự thảo văn bản và xây dựng các báo cáo tổng thuật, các phụ biểu số liệu liên quan đến văn bản.
Bước 5. Tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản.
Tùy theo nội dung, tính chất và yêu cầu của văn bản, dự thảo có thể lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan. Đối với những văn bản lớn, có
phạm vi ảnh hưởng rộng có thể tổ chức hội thảo, xin ý kiến các cơ quan trung ương, ví dụ: Đề án quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội
Thủ đơ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Đề án điều chỉnh quy
hoạch chung xây dựng thành phố Vinh giai đoạn đến 2030, tầm nhìn
2050, văn kiện đại hội đảng bộ tỉnh…
Đối với các văn bản thuộc phạm vi Tỉnh ủy tổ chức thực hiện
thường được lấy ý kiến của các đồng chí Tỉnh ủy viên, các sở, ban,
ngành cấp tỉnh. Thông thường chỉ xin ý kiến Ban Thường vụ, Thường
trực Tỉnh ủy những vấn đề có tính ngun tắc và các vấn đề cần có sự
lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy. Trên cơ sở
ý kiến của Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy, ban chỉ đạo, tổ biên
tập thảo luận kỹ và có kết luận về từng ý kiến. Đối với những văn bản
lớn, liên quan đến chủ trương, định hướng phát triển dài hạn, liên quan
đến việc thí điểm các mơ hình mới… có thể có thêm sự tham gia của các đồng chí Tỉnh ủy viên.
Bước 6. Hồn chỉnh văn bản, làm thủ tục trình văn bản.
Trên cơ sở ý kiến góp ý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, bộ phận biên tập tổ chức tiếp thu, giải trình các ý kiến góp ý báo cáo lãnh đạo ban.
Theo quy chế làm việc của các Tỉnh ủy, dự thảo văn bản sau khi chuẩn bị xong, do lãnh đạo cơ quan đó ký văn bản trình Ban Thường vụ hoặc
Thường trực Tỉnh ủy gửi Văn phòng Tỉnh ủy để thẩm định và trình ký.
Thủ tục trình ký gồm: dự thảo hồn chỉnh văn bản sẽ ban hành, tờ trình. Đối với những văn bản lớn, như nghị quyết về chủ trương công
tác, chỉ thị, kết luận… hoặc những văn bản có nội dung cịn có nhiều ý kiến góp ý khác nhau, khi trình phải kèm theo các báo cáo tổng hợp ý kiến, báo cáo giải trình, tiếp thu ý kiến góp ý. Đối với những văn bản có nội dung đơn giản như công văn, thông báo… khi trình khơng nhất thiết phải có tờ trình.
Bước 7. Thẩm định văn bản.
Theo quy định của các Tỉnh ủy, văn bản của các cơ quan, tổ chức
tham mưu cho Tỉnh ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy ký ban
hành đều phải gửi Văn phòng Tỉnh ủy thẩm định và trình ký.
Nội dung thẩm định bao gồm: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm
quyền ban hành và thể thức văn bản. Một số lĩnh vực thuộc nhiệm vụ tham mưu của Văn phòng Tỉnh ủy, thì Văn phịng Tỉnh ủy cịn phải tham mưu sâu về nội dung văn bản, như kinh tế - xã hội, đối ngoại, tài chính, cơng nghệ thơng tin…
Bước 8. Trình ký văn bản.
Theo quy định, văn thư của Văn phịng Tỉnh ủy là người trình lãnh
đạo Tỉnh ủy ký văn bản để ban hành. Tuy nhiên trong thực tiễn không
phải tất cả các Tỉnh ủy và tất cả văn bản đều thực hiện quy trình trình ký như vậy.
Kết quả khảo sát cho thấy, đối với những văn bản do Văn phòng
Tỉnh ủy tham mưu do văn phịng trình ký, ở một số Tỉnh ủy văn bản do cơ quan nào tham mưu sẽ do cơ quan đó trình ký. Chính điều này, dẫn
đến nhiều hệ quả khơng tốt, đó là: khơng thực hiện đúng quy trình, thủ
tục trình ký văn bản, văn bản khơng được văn phòng Tỉnh ủy thẩm định cả về nội dung và kỹ thuật trình bày, văn thư văn phịng Tỉnh ủy khơng lưu được tệp tồn văn trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản ban hành của Tỉnh ủy v.v..
Ngồi quy trình trên, đối với những văn bản có nội dung đơn giản
hoặc văn bản giao dịch hành chính thơng thường, quy trình soạn thảo
không đầy đủ các bước như trên, mà được giản lược. Chẳng hạn đối với
thông báo ý kiến của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về một nội dung nào đó để cơ quan, tổ chức, cá nhân biết, thực hiện quy trình soạn thảo chỉ gồm 3 bước: bước 1, văn bản được giao cho chuyên viên của văn phòng Tỉnh
ủy soạn thảo; bước 2, đồng chí lãnh đạo văn phịng Tỉnh ủy phụ trách
tổng hợp cho ý kiến đối với dự thảo, sau đó hồn thiện và trình ký; bước 3 đồng chí Thường trực Tỉnh ủy ký ban hành. Hay đối với công văn
thông báo chức danh, chữ ký, số điện thoại của một đồng chí Thường
trực Tỉnh ủy mới quy trình soạn thảo chỉ gồm 2 bước: bước 1, chuyên
viên soạn thảo văn bản; bước 2, đồng chí chánh văn phịng Tỉnh ủy ký
ban hành. Hoặc đối với các báo cáo định kỳ, chương trình, kế hoạch
công tác định kỳ cũng không cần xây dựng đề cương và kế hoạch thực
hiện (bước 2), khảo sát thực tiễn (bước 3) mà có thể bắt tay ngay vào việc soạn thảo văn bản…