2.3.3.1. Về thể loại văn bản
Kết quả khảo sát cho thấy, văn bản do Tỉnh ủy và Ban Thường vụ
Tỉnh ủy ban hành với số lượng lớn, ngày càng tăng, nhiều thể loại,
phong phú về nội dung; các thể loại như: quyết định, công văn, thông
báo, báo cáo… có tần suất sử dụng cao nên khối lượng ban hành nhiều; các thể loại: thông tri, quy chế, quy định, hướng dẫn… ít được sử dụng,
số lượng ban hành trong một nhiệm kỳ của Tỉnh ủy không nhiều, cá biệt
thể loại quy hoạch không được ban hành trong 3 nhiệm kỳ liên tiếp từ
năm 2001 đến nay.
Tuy nhiên, việc thực hiện quy định về thể loại văn bản vẫn còn một số hạn chế sau đây:
- Sử dụng một số thể loại văn bản khơng có trong Quy định của Bộ Chính trị về thể loại văn bản của Đảng như: chương trình hành động,
trích biên bản, trích nghị quyết, giấy mời, mời họp, dự trù kinh phí, giấy báo tin, công điện, giao ước thi đua, bản kiến nghị, bản đề nghị, phân
công cán bộ, giấy báo tin...
Về “chương trình hành động”, nhiều Tỉnh ủy ban hành thể loại văn
bản này và xem đó là một thể loại văn bản riêng. Kết quả khảo sát cho
thấy, từ năm 2001 đến 2013, trong số các Tỉnh ủy mà chúng tôi điều tra
đã ban hành số lượng chương trình hành động như sau: Đăk Nơng: 35; Đồng Nai: 17; Thái Nguyên: 71; Thành phố Hồ Chí Minh: 88; Hậu
Giang: 11…
Ví dụ: Chương trình hành động của Ban Chấp hành Đảng bộ Tỉnh
Bình Thuận (khóa XI) thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ 9 Ban
Chấp hành Trung ương Đảng (khóa X) về một số nhiệm vụ, giải pháp
lớn nhằm tiếp tục thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội toàn quốc lần thứ X của Đảng (số 22-CTr/TU, ngày 20-4-2009 của Tỉnh ủy Bình
Thuận); Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 14-NQ/TW,
ngày 18-3-2002 (khóa IX) về tiếp tục đổi mới cơ chế, chính sách,
khuyến khích và tạo điều kiện phát triển kinh tế tư nhân (số 58-CTr/TU,
ngày 19-7-2010 của Tỉnh ủy Đăk Nơng); Chương trình hành động thực
hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ chín Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa X) (số 21-CTr/TU, ngày 26-3-2009 của Tỉnh ủy Hưng Yên)…
Chương trình hành động được ban hành nhằm triển khai thực hiện
các nghị quyết, chỉ thị hoặc những chủ trương, chính sách của Trung
ương, của Tỉnh ủy. Bố cục, cách hành văn và nội dung của các chương
trình hành động gần giống như một nghị quyết, cũng có các phần cơ bản như: những kết quả đạt được thời gian qua, quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ giải pháp thời gian tới, và tổ chức thực hiện. Chương trình hành động
được ghi số và đăng ký riêng như một thể loại văn bản độc lập, nhưng sử
dụng ký hiệu chung với thể loại chương trình.
Mặc dù trong thực tiễn các Tỉnh ủy có nhu cầu ban hành văn bản
triển khai thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh ủy,
nhưng theo quan điểm của chúng tôi, không nên sử dụng chương trình
hành động như là một thể loại văn bản riêng, đối với mục đích ban hành một văn bản để triển khai thực hiện nghị quyết, chỉ thị hoặc những chủ
trương, chính sách của Trung ương hay của Tỉnh ủy, nên sử dụng thể
loại kế hoạch, bởi vì, “kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu, nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất
định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để
thực hiện nhiệm vụ đó” [39, tr. 77].
Về “trích biên bản” “trích nghị quyết” là văn bản trích lại một
phần nội dung của biên bản hội nghị Tỉnh ủy, hội nghị Ban Thường vụ
Tỉnh ủy làm căn cứ để các cơ quan, tổ chức, cá nhân thi hành hoặc phục vụ một nhu cầu nào đó.
Ví dụ: Trích Biên bản họp Ban Thường vụ Tỉnh ủy Quảng Ninh
ngày 04/7/2006 về kết quả kiểm tra, thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và thi hành kỷ luật trong Đảng; Trích biên bản Hội nghị Ban Thường vụ Thành
ủy Hà Nội góp ý kiểm điểm tự phê bình và phê bình đối với tập thể, cá
Khơng phải tất cả các Tỉnh ủy đều ban hành trích biên bản, trích
nghị quyết. Trích biên bản, trích nghị quyết thường khơng ghi số, ký hiệu. Nội dung trích biên bản, trích nghị quyết đúng như tên gọi của văn bản này, thường là trích lại một số phần biên bản của hội nghị Tỉnh ủy
hoặc hội nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy, thường là kết luận của chủ trì hội nghị về những nội dung liên quan đến đối tượng nhận văn bản trích biên bản. Chúng tơi cho rằng, khơng nên sử dụng văn bản trích biên bản, trích
nghị quyết và xem như những thể loại văn bản riêng, với mục đích sử
dụng làm căn cứ để các tổ chức, cá nhân thi hành quyết định của hội
nghị Tỉnh ủy hoặc hội nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy thì ban hành thể loại kết luận, bởi vì, “kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy,
tổ chức, cơ quan Đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương,
biện pháp xử lý cơng việc cụ thể” [39, tr. 75], do đó, chính là căn cứ để các tổ chức, cá nhân thi hành quyết định của hội nghị Tỉnh ủy hoặc hội
nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy.
Về “mời họp”, “giấy mời”. Văn bản này được sử dụng phổ biến ở
nhiều Tỉnh ủy. Giấy mời, mời họp được dùng để triệu tập đối tượng đến
dự các kỳ họp hoặc các hội nghị do Tỉnh ủy hoặc Ban Thường vụ Tỉnh
ủy tổ chức, triệu tập. Giấy mời, mời họp có thể được ghi số chung với
thể loại cơng văn, nhưng cũng có Tỉnh ghi số riêng như một thể loại văn bản độc lập, như Nghệ An, Hà Nội, Đăk Nông, Sơn La…. Nội dung giấy mời, mời họp gồm: nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm, thành phần
tham dự. Đối với một số cuộc họp, hội nghị có tính chất lễ nghi, hoặc
những cuộc họp, hội nghị lớn, trong nội dung giấy mời, mời họp cịn có thêm về sử dụng trang phục, hướng dẫn bố trí phương tiện đi lại, nơi ăn, nghỉ, chế độ cho đại biểu…
Ví dụ: Mời dự hội nghị số 47-CV/TU, ngày 22-02-2011 của Tỉnh ủy Hịa Bình; Mời họp số 179-GM/TU, ngày 03-01-2012 của Tỉnh ủy Nghệ
Theo chúng tơi có thể sử dụng thể loại cơng văn về việc mời họp
theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng [10, tr.
20], bởi vì “cơng văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công
việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng” [39, tr. 77].
Về “bản dự trù kinh phí”, “giấy báo tin”, “cơng điện”, “giao ước
thi đua”, “bản kiến nghị”, “bản đề nghị”, “phân công cán bộ”, “giấy
báo tin”... Việc sử dụng các văn bản này, theo chúng tơi là chưa chính
xác, với mục đích ban hành và các nội dung trong các văn bản nêu trên
đều có thể chuyển tải bằng các thể loại khác trong số các thể loại văn bản
của Đảng. Ví dụ: cơng văn đề nghị, công văn kiến nghị, công văn đăng ký thi đua, thông báo phân công cán bộ, công văn về dự trù kinh phí…
- Chưa có sự thống nhất khi nào các thể loại quy chế, quy định ban hành độc lập, khi nào phải ban hành kèm theo quyết định. Ví dụ: cùng là
quy chế làm việc của Tỉnh ủy, Tỉnh ủy Đồng Nai ban hành Quyết định
số 13-QĐ/TU, ngày 04-11-2010 ban hành quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh khóa IX, nhưng Tỉnh ủy Cao Bằng lại ban hành trực tiếp Quy chế số 01-QC/TU, ngày 01-11-2007 quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh, Ban Thường vụ Tỉnh ủy khóa XVI…
- Cùng một nội dung, có Tỉnh ủy sử dụng thể loại văn bản này, có Tỉnh ủy lại sử dụng văn bản khác. Ví dụ: cùng đề cập đến nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan, tổ chức đảng, Tỉnh ủy Bình Thuận thì ban hành Quy chế số 06-QC/TU, ngày 23-02-2009 về nhiệm vụ và quan hệ công tác của Thường trực Tỉnh ủy, nhưng Tỉnh ủy Đồng Nai lại ban hành Quy
định số 708-QĐ/TU, ngày 03-02-2010 về chức năng, nhiệm vụ của đảng
bộ phường, thị trấn trong vùng có đông đồng bào theo đạo Thiên chúa ở
tỉnh Đồng Nai; hay cùng là ban hành quy định về công tác văn thư của
các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc, song Tỉnh ủy Thái Nguyên ban
trong các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội,
nhưng Thành ủy Hà Nội lại ban hành Quyết định số 2620-QĐ/TU, ngày 09-5-2008 ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội thành phố…
- Cá biệt, có một số Tỉnh ủy sử dụng chưa đúng công năng của thể
loại văn bản, như:
+ Ban hành thể loại thông tri như thể loại công văn hành chính thơng thường, ví dụ: Thơng tri số 03-TT/TU, ngày 21-12-2005 của Tỉnh
ủy Sơn La về việc triệu tập Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh lần thứ X.
+ Ban hành thể loại nghị quyết để thể hiện quyết định về tổ chức bộ máy, nhân sự cụ thể, ví dụ: Nghị quyết số 116-NQ/TU, ngày 09-5-2005 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Tuyên Quang về giải quyết khiếu nại kỷ luật
Đảng của đồng chí Lê Thị Nụ, trú tại xóm 8, xã Ỷ La, thị xã Tuyên Quang.
2.3.3.2. Về thể thức văn bản
Trên cơ sở quy định của Bộ Chính trị và hướng dẫn của Văn phòng
Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng, về tổng thể, văn bản
của Tỉnh ủy cơ bản được trình bày thống nhất về thể thức, thực hiện theo quy định, hướng dẫn để bảo đảm giá trị pháp lý, tính thẩm mỹ. Một số
Tỉnh ủy đã cụ thể hóa bộ mẫu văn bản của cấp ủy và văn phòng cấp ủy
do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành và cài đặt trên
các máy tính của cán bộ, chuyên viên để thực hiện thống nhất khi trình bày văn bản của Tỉnh ủy, giúp nâng cao năng suất lao động, và bảo đảm
sự thống nhất, chính xác cho văn bản của Tỉnh ủy. Tuy nhiên, vẫn còn
một số văn bản trình bày thể thức chưa thống nhất, chưa đầy đủ hoặc
trình bày sai so với quy định, những lỗi thường gặp là:
Đường kẻ ngang phía dưới tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam” để
phân cách với địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản trình bày
trên văn bản của một số Tỉnh ủy dài hơn, ngắn hơn độ dài tiêu đề, hoặc
quá sát với tiêu đề, làm che mất hai dấu nặng của chữ “cộng” và chữ
“Việt” của tiêu đề. Ví dụ 1: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Ví dụ 2: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Ví dụ 3: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Trình bày đúng là: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM - Về số và ký hiệu văn bản
Theo quy định, số văn bản được ghi liên tục theo từng thể loại văn
bản trong mỗi nhiệm kỳ Tỉnh ủy, riêng thể loại quyết định và quy định
ghi chung một hệ thống số. Tuy nhiên, việc ghi số và ký hiệu trên văn bản của Tỉnh ủy còn một số bất cập là:
+ Một số Tỉnh ủy ghi số văn bản cho các thể loại như quyết định,
thông báo, công văn thành hai hệ thống số riêng, một hệ thống số về chủ trương công tác, một hệ thống số về nhân sự, hệ thống số về nhân sự
được ghi thêm ký hiệu là “NS” bên cạnh ký hiệu tên loại văn bản để
phân biệt. Ví dụ: Thơng báo số 995-TBNS/TU, ngày 05-11-2005 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Hịa Bình về nhân sự Bí thư, Phó Bí thư Huyện
ủy Kim Bơi lần thứ XX, nhiệm kỳ 2005-2010; Quyết định số 263-
QĐNS/TU, ngày 26-8-2011 của Tỉnh ủy Lào Cai về việc chỉ định Bí thư,
+ Một số Tỉnh ủy ghi k ý hiệu tên cơ quan không thống nhất với tên
cơ quan ban hành văn bản, văn bản của Tỉnh ủy nhưng ghi ký hiệu là
BTV (Ban Thường vụ), hoặc TV (Thường vụ), ví dụ: Báo cáo số 78-
BC/BTVTU ngày 29-11-2011 của Tỉnh ủy Bắc Giang đề nghị thi hành
kỷ luật đối với đồng chí Nguyễn Minh Chiến, Tỉnh ủy viên, Bí thư Đảng
ủy, Hiệu trưởng Trường Chính trị Tỉnh Bác Giang; Kết luận số 30-
KL/TV, ngày 29-10-2007 của Tỉnh ủy Tuyên Quang tại Hội nghị Ban
Thường vụ Tỉnh ủy tổng kết 12 năm thực hiện Chỉ thị số 59-CT/TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khố VII) về chăm sóc người cao tuổi…
+ Cá biệt, có một số văn bản ghi ký hiệu văn bản riêng, trái với quy
định, hướng dẫn chung, ví dụ: Chương trình cơng tác tồn khóa của Ban
Chấp hành Đảng bộ tỉnh Bắc Giang khóa XVII, nhiệm kỳ 2010 – 2015
ngày 26-01-2011 ghi số ký hiệu là 07-CT/TU (ký hiệu CT dùng cho thể loại chỉ thị, còn thể loại chương trình ký hiệu là CTr); Chương trình hành động ngày 14-6-2010 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Bình Thuận về triển khai thực hiện kết luận số 57-KL/TW, ngày 03-11-2009 của Bộ Chính trị về tiếp tục thực hiện các Nghị quyết hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa IX) về phát huy sức mạnh đại đồn kết tồn dân tộc vì dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh; về công tác dân tộc; về công tác tôn giáo ghi số ký hiệu là 25- NQ/TU; Chương trình hành động ngày 31-12-2007 của Tỉnh ủy Bình
Dương thực hiện Nghị quyết số 11-NQ/TW của Bộ Chính trị về công tác phụ nữ thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước ghi số ký hiệu là 56-CTHĐ/TU; Mời họp của Tỉnh ủy Nghệ An ngày 03-01-
2012 ghi số ký hiệu là 179-GM/TU…
+ Việc sử dụng các dấu ngang nối và dấu gạch chéo giữa số và ký hiệu trên nhiều văn bản cịn có những khoảng trống thừa giữa số, ký hiệu, các dấu ngang nối, dấu gạch chéo… Ví dụ: Số: 123- CV/ TV; Số
TV; Số 345/CVNS-TU… Trên một số văn bản của một số Tỉnh ủy ghi
số bằng tay nên chữ số chưa đẹp, nhiều số không rõ, thiếu thẩm mỹ.
- Về tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
+ Nhiều văn bản của các Tỉnh ủy trình bày khơng tách biệt tên loại
và trích yếu nội dung văn bản hoặc tách biệt chưa đúng trích yếu nội
dung văn bản; ví dụ 1: Báo cáo số 92-BC/TU, ngày 31-10-2011 của Tỉnh
ủy Bến Tre trình bày là: