1- Việc chỉ đạo của Ban Thường vụ Tỉnh ủy” 2
2.4.2. Những hạn chế, bất cập ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ
lưu trữ
- Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn của Trung ương về văn
bản nói chung, về soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng chưa hoàn thiện, chậm được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình hiện nay,
Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01-10-1997 của Bộ Chính trị về thể
loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, ban hành và
thực hiện từ năm 1997 đến nay chưa được tổng kết, đánh giá lại, Quy
định số 403-QĐ/VPTW, ngày 22-10-1984 của Văn phòng Trung ương Đảng về một số chế độ cơng tác văn thư ở Văn phịng Tỉnh ủy, đặc khu ủy, sau 30 năm mới được sửa đổi, thay thế…; còn thiếu những văn bản
chưa chú ý quy chế, quy trình hóa về soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy, còn thiếu những hướng dẫn cụ thể phù hợp đặc điểm lãnh đạo, chỉ đạo của mỗi Tỉnh ủy…
- Việc thực hiện quy định, hướng dẫn đã ban hành của Trung ương,
Văn phịng Trung ương và các Tỉnh ủy có nơi, có lúc chưa thật nghiêm
túc, vẫn cịn những sai sót, ban hành một số thể loại khơng có trong quy
định; một số thành phần thể thức văn bản trình bày chưa thống nhất do
ngay từ khâu soạn thảo ở chuyên viên, kiểm tra ở văn thư hay ký duyệt
phát hành ở lãnh đạo.
- Bố cục của một số văn bản chưa hợp lý, chưa phù hợp với tên loại văn bản; một số văn bản cịn có lỗi chính tả; cách viết hoa, viết tắt chưa chính xác và thống nhất giữa các văn bản của các Tỉnh ủy.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở một số Tỉnh ủy chưa
thật hợp lý, có nơi chưa chặt chẽ.
- Vẫn cịn tình trạng chưa đóng dấu vào văn bản do cơ quan phát
hành lưu ở văn thư; việc thực hiện quy định gửi nhận văn bản trên mạng chưa nghiêm, nhiều Tỉnh ủy chưa sử dụng phông chữ unicode, không gửi tệp tin *dpf....