Một trong những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản của Tỉnh ủy là văn bản phải bảo đảm chính xác về thông tin, nếu nội dung thông tin
trong văn bản không đầy đủ, không đúng với hiện thực khách quan, hoặc khơng được trích dẫn nguồn gốc cụ thể… sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến vai trò lãnh đạo, chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy. Chẳng hạn, nếu
các huyện ủy báo cáo các tổ chức cơ sở đảng trong huyện đều làm tốt
việc thí điểm chủ trương đại hội cơ sở bầu trực tiếp Ban Thường vụ, Bí
thư, Phó Bí thư thì Tỉnh ủy sẽ báo cáo Trung ương chỉ đạo tất cả các đại hội cơ sở trong tồn quốc bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư trực tiếp đại hội, ngược lại, nếu các nơi thí điểm làm khơng tốt, thì chắc chắn Trung ương xem xét việc có tiếp tục chỉ đạo diện rộng nữa hay khơng, vì
vậy nếu báo cáo kết quả thực hiện thí điểm khơng trung thực, không
khách quan sẽ dẫn đến các chỉ đạo của Tỉnh ủy không đúng.
Mặt khác, nếu nội dung thông tin trong văn bản chung chung sẽ làm cho văn bản đó ít có giá trị, thậm chí khơng có giá trị về phương diện
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Chẳng hạn, sau đợt rét đậm, rét hại, Tỉnh ủy rất cần số liệu rõ ràng, cụ thể về diện tích canh tác lúa bị hư hại, số
trâu, bò bị chết… nhưng các huyện ủy lại chỉ báo cáo chung chung,
khơng có số liệu cụ thể sẽ không phục vụ cho Tỉnh ủy trong việc đề ra
các phương án khắc phục hậu quả ở từng đơn vị phù hợp.
Đối với hồ sơ lưu trữ, nếu văn bản có thơng tin chính xác thì khi đưa vào hồ sơ lưu trữ sẽ giúp người khai thác có được những thơng tin đầy đủ và chính xác. Chẳng hạn, nếu trong báo cáo của các Tỉnh ủy
thơng tin về tình hình bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư cấp ủy cơ sở nhiệm kỳ 2010 – 2015 đạt kết quả tốt, phát huy được dân chủ, lựa
chọn được những cán bộ có đức, có tài… thì trong nội dung chuẩn bị
tham mưu cho Trung ương ban hành chỉ thị về đại hội đảng bộ các cấp tiến tới Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng sẽ tiếp tục chỉ đạo việc bầu cử ở đại hội cấp cơ sở như nhiệm kỳ trước, tuy nhiên, nếu
báo cáo của các Tỉnh ủy về việc này khơng chính xác, tất yếu sẽ dẫn đến việc tham mưu văn bản không sát với thực tế, không phát huy được dân chủ, không chọn được những cán bộ có đức, có tài…
Như vậy, có thể nói, chất lượng văn bản lưu trữ phụ thuộc rất nhiều
vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, vì vậy, để bảo đảm chất lượng
hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy phải không ngừng nâng cao chất
lượng soạn thảo và ban hành văn bản trên cơ sở tìm ra và có biện pháp khắc phục những hạn chế, bất cập trong thực tiễn soạn thảo vào ban hành văn bản của Tỉnh ủy.
Chương 2