2.2 Thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng tại công ty cổ phần Tico
2.2.2.2 Hoạt động mua hàng, cung ứng nguyên vật liệu
Hình 2.3. Sơ đồ hoạt động mua hàng, cung ứng NVL của công ty Tico
(Nguồn: Phịng Kế hoạch cơng ty)
Hoạt động thu mua tại công ty bao gồm nhiều bước: xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, phát hành đơn hàng và theo dõi tiến độ giao hàng, đánh giá chất lượng, thanh toán cho nhà cung cấp.
Thu mua là một khâu quan trọng trong hoạt động chuỗi cung ứng. Chi phí mua hàng chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố đầu vào trong hoạt động chuỗi cung ứng tại công ty bao gồm: nguyên liệu chính, nguyên vật liệu phụ (các hóa chất phục vụ sản xuất), phụ tùng máy móc thay thế, nhiên liệu cho máy móc.
Xác định nhu cầu mua hàng dựa vào số liệu đặt hàng của khách hàng và năng
lực sản xuất
Phê duyệt
Phát hành đơn hàng
Theo dõi xác nhận từ nhà cung cấp và theo dõi giao hàng
Kiểm tra nhận hàng và nhập kho
Hoạt động mua hàng tại công ty được tách ra làm hai mảng riêng biệt: Nhân viên thu mua thuộc phòng kinh doanh chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu, vật tư phục vụ sản xuất; phòng cơ điện phụ trách mua phụ tùng, vật liệu phụ cho dây chuyền sản xuất.
Trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng các sản phẩm, công ty lựa chọn các nguyên vật liệu và nhà cung cấp đáp ứng chặt chẽ các tiêu chuẩn mà công ty đang áp dụng.
Các loại nguyên nhiên vật liệu đầu vào của công ty được cung cấp bởi các nhà sản xuất địa nội địa hoặc nhập khẩu có nguồn cung cấp dồi dào, giá cả cạnh tranh. Qua q trình hoạt động kinh doanh, cơng ty đã xây dựng được mối quan hệ gắn bó lâu dài với một số nhà sản xuất và cung cấp có thương hiệu mạnh, sản lượng sản phẩm phong phú, hệ thống kênh phân phối rộng.
Các nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào chủ yếu của công ty là: TNHH Isu Chemical, Công ty Ho Tung Chemical, Công ty Mitsu và các nhà cung cấp khác ở nội địa…
Hiện tại cơng ty có khoảng 8 - 10 nhà cung cấp bao gồm cả nội địa và nước ngồi. Nhiều nhà cung cấp đã làm việc với cơng ty từ khi mới thành lập. Tico luôn tạo điều kiện xây dựng mối quan hệ gắn bó, hợp tác hai bên cùng phát triển. Bên cạnh đó cơng ty cũng khơng ngừng tìm kiếm các nhà cung cấp mới để thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Q trình hoạch định ngun vật liệu: giúp tính tốn những u cầu cần thiết của
thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu và thời gian sản xuất hoặc mua về. Từ yêu cầu đặt hàng và dự báo để tính được thời điểm phải có thành phẩm, số lượng cần có, sau đó tiếp tục tính tốn thời điểm cần có của bán thành phẩm và nguyên vật liệu.
Nhân viên mua hàng tiến hành kiểm tra những yêu cầu này để phát hành đơn hàng đặt thêm, hoặc đơn hàng thơng thường. Sau đó, nhân viên mua hàng xuất đơn hàng từ hệ thống, kiểm tra lại chi tiết trên đơn hàng: mã vật liệu, số lượng, ngày giao hàng, điều kiện thanh toán… và tiến hành gửi bằng email hoặc fax đến cho nhà
cung cấp. Đơn hàng thường phát hành vào ngày 5, 10, 15 và 25 hàng tháng, tùy thuộc vào lịch làm việc của công ty. Nhà cung cấp căn cứ trên đơn hàng để gửi lại kế hoạch giao hàng cụ thể. Nhân viên mua hàng xem xét kế hoạch giao hàng và thông báo cho bộ phận kho thuộc phòng kế hoạch xuất sản theo dõi nhận hàng.