2.2 Thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng tại công ty cổ phần Tico
2.2.2.4 Hoạt động phân phối
a. Hoạt động quản lý đơn hàng
Đối với thành phẩm được nhập vào kho thành phẩm sau khi hồn tất các cơng đoạn sản xuất. Phòng kế hoạch tổng hợp hàng tuần đều gửi lịch xuất hàng cho những tuần tiếp theo đến các phòng ban khác. Lịch xuất hàng liệt kê những lô hàng sắp xuất, ngày xuất hàng ra kho, khách hàng, chi tiết từng mặt hàng. Bộ phận kho thành phẩm thuộc phòng kế hoạch tổng hợp lên kế hoạch đóng gói hàng hóa theo thùng, dán tem nhãn, phù hợp với số lượng trong lịch xuất hàng. Nhân viên phòng kế hoạch thực hiện thao tác xuất hàng trong hệ thống quản lý, để trừ đi tồn kho thành phẩm, ghi nhận doanh thu vào khoản phải thu khách hàng và thông báo cho bộ phận kho.
b. Hoạt động giao hàng
Phân phối liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, sản phẩm từ nhà sản xuất đến khách hàng. Quá trình phân phối hiệu quả giúp tạo được uy tín cho khách hàng. Với đặc điểm là một cơng ty sản xuất hóa chất, nên kênh phân phối hàng hóa chỉ liên quan đến B2B (Business to Business). Cơng ty có 2 nhóm khách hàng là nội địa và nước ngồi nên cần phải có 2 kênh hoạt động riêng.
Điều kiện vận chuyển sản phẩm có yêu cầu cao, cần được vận chuyển bằng các phương tiện chuyên dụng, hoặc xe tải được thiết kế theo các tiêu chuẩn đặc thù của ngành hàng hóa chất
Loại hình vận tải chính mà Cơng ty đang áp dụng là ơtơ tải VINAXUKI 4,5 tấn.
Đối với nhóm khách hàng nước ngồi:
như ở Trung Quốc, Ấn Độ, Indonesia, Thái Lan, Philippins… do đó quy trình nhận hàng của họ sẽ tương đối giống nhau
Tico có ba cơng ty dịch vụ cung cấp giải pháp logistics là Safi, Nissin, Yusen. Tùy thuộc vào quốc gia đến, một trong ba dịch vụ sẽ được lựa chọn cho mỗi lô hàng. Công ty dịch vụ sẽ đảm bảo các khâu còn lại trong quá trình vận tải đến cho khách hàng: mở tờ khai xuất khẩu, làm việc với hãng tàu, vận chuyển hàng tới cảng và đảm bảo hàng lên tàu, lấy vận đơn (B/L – Bill of Landing), liên lạc với đại lý ở quốc gia đến… Sau khi hàng lên tàu, dịch vụ sẽ gửi lại B/L cho bộ phận xuất nhập khẩu để tổng hợp thành bộ chứng gửi cho khách hàng. Bên cạnh đó bộ phận xuất nhập khẩu cũng xin cấp C/O (Certificate of Origin) từ phịng Cơng Nghiệp và Thương mại Việt Nam (VCCI) gửi cho khách hàng sau đó.
Đối với khách hàng nội địa:
Bộ phận kho trực tiếp chịu trách nhiệm giao hàng cho khách hàng nội địa. Khách hàng Unilever và P&G có nhà máy gần cơng ty, nên hàng hóa sẽ được giao bằng xe tải trực tiếp. Theo yêu cầu của các khách hàng, nhà cung cấp phải giao mỗi ngày vào đúng thời gian quy định. Nhân viên kho hàng ngày sẽ đóng đúng số lượng trên đơn hàng, dùng xe tải chuyển đến nhà máy khách hàng, khách hàng khi nhận được hàng sẽ ký xác nhận vào chứng từ giao hàng để đảm bảo thành phẩm đã được chuyển đến đầy đủ. Sau đó, những chứng từ giao hàng được chuyển vào văn phịng cơng ty. Căn cứ trên số thực giao, nhân viên kế tốn ra hóa đơn bán hàng và gửi cho khách hàng, theo dõi đến ngày thanh toán.
Qua nhiều năm hoạt động, quy trình tổ chức giao hàng ngày càng trở nên bài bản, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Thành phẩm xuất bán ra nước ngồi hầu hết bằng giá CIF. Cơng ty chịu trách nhiệm toàn bộ việc khai hải quan, thực hiện vận chuyển tới cảng người mua, mua bảo hiểm… Đội ngũ nhân viên am hiểu thủ tục xuất nhập khẩu, kiến thức trong hoạt động giao nhận và có kinh nghiệm khi làm việc với hãng vận tải.
phụ trách giao hàng theo dõi hoạt động thường thực, kịp thời điều chỉnh theo những thay đổi. Do đó cơng ty ln đáp ứng đúng thời gian, số lượng đặt hàng, thỏa mãn các yêu cầu đưa ra.
Bảng 2.4. Số lượng đơn hàng của công ty năm 2016
Stt Đối tượng khách hàng Tổng số đơn hàng Số đơn hàng giao đúng hạn Tỷ lệ % 1 Khách hàng nước ngoài 150 139 92,6 2 Khách hàng nội địa 905 860 95 Tổng cộng 2154 2073 93,8 Nguồn: Phòng kế hoạch tổng hợp 2.2.2.5 Hoạt động dịch vụ khách hàng
Hoạt động dịch vụ khách hàng của công ty chủ yếu tập trung vào việc xử lý đơn hàng, còn các dịch vụ khác chưa được quan tâm đúng mức. Nhìn chung, cơng ty chưa chú ý nhiều đến hoạt động tạo mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng.
Khách hàng là thành phần cuối cùng trong chuỗi cung ứng của công ty. Việc được khách hàng đánh giá hài lịng sẽ quyết định sự thành cơng của hoạt động chuỗi cung ứng hay không. Khách hàng của công ty được chia thành 2 nhóm riêng là nội địa và nước ngồi. Hai nhóm khách hàng có những đặc thù khác nhau hoạt động khác nhau.
Tất cả các khiếu nại của khách hàng đều được đưa lên trang web của công ty và chi tiết cụ thể của khiếu nại sẽ được đến thư điện tử của các bộ phận liên quan để tìm ra nguyên nhân, cách phịng ngừa và biện pháp khắc phục các sai sót đó. Sau đó, Phịng dịch vụ khách hàng và Phịng quản lý chất lượng sẽ tham mưu cho ban giám đốc để giải trình các khiếu nại đó và phúc đáp lại cho khách hàng bằng văn bản.
2.2.3 Khảo sát về hoạt động chuỗi cung ứng tại công ty cổ phần Tico
Nghiên cứu được thực hiện thông qua kết hợp hai phương pháp: phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp nghiên cứu định lượng.
2.2.3.1 Quy trình khảo sát
Phân tích định tính: Nghiên cứu định tính nhằm khám phá các biến quan sát dùng
để đo lường các nhân tố có ảnh hưởng đến hoạt động chuỗi cung ứng tại Tico. Nghiên cứu định tính sử dụng kỹ thuật thảo luận nhóm với các thành phần gồm 10 người đang công tác tại công ty cổ phần Tico và 2 quản lý của Unilever, P&G. Kết quả của nghiên cứu định tính đã khẳng định có 19 yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của chuỗi cung ứng, các yếu tố này được sử dụng làm biến quan sát để xây dựng bảng câu hỏi chính thức dùng cho nghiên cứu định lượng.
Khảo sát định lượng: nhằm đánh giá đúng các yếu tố tác động đến hoạt động chuỗi
cung ứng của Tico, tác giả thiết lập bảng câu hỏi khảo sát khách hàng. Bảng câu hỏi được đo lường bằng 19 biến quan sát đã xác định qua nghiên cứu định tính.
Phương pháp thu thập và cỡ mẫu
Thu thập dữ liệu thứ cấp: dữ liệu thu thập chủ yếu từ các báo cáo tổng hợp của công ty giai đoạn từ 2014 đến 2016.
Thu thập dữ liệu sơ cấp: tác giả sử dụng phương pháp thu thập thông tin bằng cách gửi bảng câu hỏi cho khách hàng của Tico, phần trả lời câu hỏi được thu trực tiếp sau khi đã hướng dẫn khách hàng cách hiểu và trả lời. Bảng câu hỏi gồm 19 phát biểu trong đó 3 phát biểu về nhân tố lập kế hoạch, 4 phát biểu về nhân tố cung ứng nguyên vật liệu, 4 phát biểu về nhân tố sản xuất, 3 phát biểu về nhân tố phân phối và 5 phát biểu về nhân tố dịch vụ khách hàng.
Thang đo: sử dụng thang đo Likert 5 bậc: bậc 1: Hồn tồn khơng đồng ý; bậc 2: Khơng đồng ý; bậc 3: Bình thường; bậc 4: Đồng ý; bậc 5: Hồn toàn đồng ý.
Mẫu nghiên cứu: biến quan sát là 19, do đó mẫu điều tra phải thỏa mãn công thức: M>= n x 5 + 50. Dựa vào số biến quan sát trong nghiên cứu suy ra số lượng mẫu cần thiết là 145.
Mẫu trong nghiên cứu được chọn theo phương pháp thuận tiện. Đối tượng khảo sát là khách hàng của Tico. Để phục vụ cho nghiên cứu, tác giả đã tiến hành thu thập dữ liệu với kích cỡ mẫu khảo sát là 180. Có 180 phiếu khảo sát gửi cho khách hàng của công ty và thông tin phản hồi có 158 phiếu phản hồi, sau khi loại bỏ 13 phiếu không hợp lệ do bỏ trống nhiều hoặc đánh khơng chính xác, cịn lại 145 phiếu đạt yêu cầu được làm sạch và đưa vào phân tích dữ liệu thơng qua phần mềm SPSS.
Xử lý dữ liệu và đánh giá độ tin cậy của thang đo
Dữ liệu được xử lý bằng phần mềm SPSS. Sau khi được mã hóa làm sạch, số liệu được phân tích đo lường độ tin cậy thang đo bằng hệ số Cronbach’s Alpha.
Cụ thể gồm: kiểm định thang đo bằng hệ số tin cậy Cronbach Alpha, loại bỏ các biến có hệ số tương quan giữa biến và tổng nhỏ. Kiểm định Cronbach Alpha đối với các thang đo đề nghị hệ số từ 0,6 trở lên là có thể sử dụng được.
Bảng 2.5. Đặc điểm mẫu nghiên cứu
Tiêu chí Phân loại Cán bộ, công nhân viên
Tần số % Độ tuổi 20-30 38 26 31-40 59 41 41-50 40 28 >50 8 6
Phân loại đối tượng
Khách hàng nội bộ 25 17
Khách hàng bên ngoài 125 83
Khác 0 0
(Nguồn: Tổng hợp và xử lý dữ liệu của tác giả)
Mẫu được chọn khảo sát có độ tuổi từ 18 trở lên. Độ tuổi từ 28 đến 30 là 38 người chiếm tỷ lệ 26%, độ tuổi từ 31 đến 40 là 59 người chiếm tỷ lệ 41%, độ tuổi từ 41 đến 50 là 4 người chiếm tỷ lệ 28%, độ tuổi trên 50 là 8 người chiếm tỷ lệ 6%. Về đối tượng khảo sát thì có 17% là khách hàng nội bộ trong công ty thuộc các bộ phận khác nhau, và khách hàng bên ngoài chiếm 83%.
Kết quả kiểm định độ tin cậy thang đo của 5 thành phần hoạt động chuỗi cung ứng tại Tico bằng hệ số Cronbach’s alpha cho thấy đều đạt yêu cầu (≥ 0,6); tất cả các biến quan sát đều có hệ số tương quan biến - tổng đạt yêu cầu (≥ 0,3) nên khơng có biến quan sát nào bị loại. Hệ số Cronbach’s alpha của các thành phần lập kế hoạch, cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất, phân phối, dịch vụ khách hàng lần lượt là 0,872; 0,885; 0,883; 0,885; 0,882 (phụ lục 6).
Bảng 2.6. Đánh giá của đối tượng khảo sát về hoạt động chuỗi cung ứng Tico Thành phần Biến quan sát Điểm trung bình Độ lệch chuẩn Lập kế hoạch
Cơng tác dự báo chính xác và đáp ứng tốt các đơn hàng
của khách hàng. 3,08 0,629
Thời gian từ khi đặt hàng đến lúc nhận hàng ngắn. 3,83 0,691 Bộ phận kế hoạch luôn thực hiện tốt kế hoạch giao hàng
trong tháng cho khách hàng. 3,70 0,518
Cung ứng NVL
Chất lượng nguyên vật liệu cung cấp cho công ty đúng
tiêu chuẩn. 3,37 0,734
Nhà cung cấp giao hàng đúng với thời gian cam kết. 3,03 0,606 Công ty luôn đảm bảo giữ mối quan hệ chặt chẽ với các
nhà cung cấp. 3,15 0,853
Nhà cung cấp uy tín, có thương hiệu. 3,85 0,505
Sản xuất
Các kế hoạch sản xuất đề ra đều được đáp ứng tốt 3,03 0,606 Đội ngủ cơng nhân lành nghề, dây chuyền máy móc của
cơng ty hiện đại, cơ sở sản xuất đầy đủ sạch sẽ. 3,85 0,505 Quy trình sản xuất của cơng ty đảm bảo hao hụt thấp. 3,59 0,595 Quy trình quản lý sản xuất theo các tiêu chuẩn về ISO
và Xử lý chất thải đúng tiêu chuẩn. 4,11 0,906
Phân
Hoạt động tiếp nhận và xử lý đơn hàng nhanh chóng,
phối Cơng ty giao hàng đúng số lượng, chất lượng và tiến độ. 3,72 0,620 Nhân viên giao hàng công ty rất chuyên nghiệp trong
lĩnh vực giao nhận hàng hóa, thái độ lịch sự. 3,70 0,518
Dịch vụ khách
hàng
Công ty thực hiện tốt hoạt động giao hàng cho khách. 3,28 0,510 Cơng ty ln xem trọng chính sách quan tâm chăm sóc
khách hàng. 3,22 0,493
Cơng ty có nhiều chính sách giá linh hoạt theo điều
kiện thanh toán cho khách hàng. 3,70 0,518 Công ty luôn tiếp nhận các ý kiến phản hồi, đóng góp từ
khách hàng. 3,83 0,691
Luôn xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững, gắng kết
chặt chẽ đơi bên cùng có lợi với khách hàng. 4,29 0,824
(Nguồn: Tổng hợp và xử lý dữ liệu của tác giả)
2.2.3.2 Kết quả khảo sát thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng tại Tico
Nhân tố lập kế hoạch
Để đánh giá về hiệu quả của hoạt động hoạch định tác giả đã thực hiện khảo sát, và tiến hành đánh giá hệ số Cronpach’s Alpha của các nhân tố trong nhóm nhân tố hoạch định là 0,788 nên các nhân tố này được giữ lại để thực hiện thống kê mô tả:
Bảng 2.7. Kết quả điều tra nhóm nhân tố hoạch định
Thành phần Hoạch định Mẫu Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn Cơng tác dự báo chính xác và đáp ứng tốt các đơn hàng của khách hàng. 145 2 4 3,08 0,629 Thời gian từ khi đặt hàng đến lúc nhận
Bộ phận kế hoạch luôn thực hiện tốt kế hoạch giao hàng trong tháng cho khách hàng.
145 3 5 3,70 0,518
Trung bình 3,54
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả phân tích SPSS, 2017
Yếu tố hoạch định được đánh giá với điểm trung bình là 3,54, yếu tố cơng tác dự báo và đáp ứng tốt các đơn hàng của khách hàng được đánh giá trung bình là 3,08 thấp hơn so với 2 yếu tố khác là do hiện tại công ty chủ yếu dự báo nhu cầu ngắn hạn theo các số liệu kinh doanh năm cũ và chủ yếu theo phương pháp định tính dựa kinh nghiệm của các cấp lãnh đạo. Yếu tố thời gian từ khi đặt hàng đến lúc nhận hàng ngắn cho thấy công tác lập kế hoạch của cơng ty phù hợp với tình hình sản xuất nên đáp ứng kịp thời đơn hàng của khách.
Hoạt động mua hàng, cung ứng nguyên vật liệu
Khi tiến hành đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty, tác giả cũng đưa vào đánh giá độ tin cậy thang đo trước. Trong trường hợp này, hệ số Cronbach’s alpha = 0,885 nên các nhân tố trong nhóm này được giữ lại để thực hiện thống kê mô tả:
Bảng 2.8. Kết quả điều tra nhóm mua hàng, cung ứng NVL
Thành phần Thu mua NVL Mẫu Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn Chất lượng nguyên vật liệu cung
cấp cho công ty đúng tiêu chuẩn. 145 2 5 3,33 0,606 Nhà cung cấp giao hàng đúng với
thời gian cam kết 145 2 5 3,03 0,734
Công ty luôn đảm bảo giữ mối quan
hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp 145 2 5 3,15 0,853 Nhà cung cấp uy tín, có thương hiệu 145 2 5 3,85 0,505
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả phân tích SPSS, 2017
Nhìn chung các nhà cung cấp của cơng ty có năng lực về đáp ứng các đơn hàng theo tiêu chuẩn và yêu cầu của công ty được biểu thị qua đánh giá trung bình mức 3,35, tuy nhiên yếu tố nhà cung cấp giao hàng đúng với thời gian cam kết đạt điểm trung bình 3,03 thấp nhất so với các yếu tố khác là vì các ngun vật liệu chính của cơng ty chủ yếu là phải nhập khẩu, và vận chuyển bằng xà lan hoặc tàu container, nên đơi lúc khơng kiểm sốt được thời gian chính xác do 1 số nguyên nhân khách quan.
Công ty nên xây dựng mối quan hệ gần gũi hơn với nhà cung ứng chiến lược nhằm tìm ra những đặc điểm có thể tăng cường mối quan hệ trong khi vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở đơi bên cùng có lợi và cùng nhau tăng cường khả năng tạo ra nguồn lợi nhuận mới.
Hoạt động sản xuất
Kết quả điều tra về nhóm nhân tố sản xuất như sau: Cronbach’s alpha = 0,893 Các nhân tố trong nhóm này đều thỏa điều kiện được giử lại để thực hiện thống kê mô tả với kết quả:
Bảng 2.9. Kết quả điều tra nhóm nhân tố Sản xuất
Thành phần Sản xuất Mẫu Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn Các kế hoạch sản xuất đề ra đều được
đáp ứng tốt. 145 2 5 3,03 0,606
Đội ngủ công nhân lành nghề, dây chuyền máy móc của cơng ty hiện đại, cơ sở sản xuất đầy đủ sạch sẽ.