3.5 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chuỗi cung ứng tại công
3.5.3.4 Cải tiến chức năng giao hàng
Hoạt động quản lý đơn hàng cũng là một trong các điểm tiếp xúc của công ty với khách hàng. Nó là một nhân tố quan trọng để xây dựng liên kết giữa mối quan hệ khách hàng với mối quan hệ nội bộ của cơng ty và cũng là mắt xích để làm cho mối liên kết nội bộ được trơn tru. Khi nhận được đơn hàng, thì đơn hàng phải truyền tải khắp tổ chức từ bộ phận nhận đơn hàng, sản xuất, bộ phận kế hoạch, kho, giao hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận kế toán…
Bên cạnh đó cơng ty cần hồn thiện quy trình theo dõi đơn hàng: Số lượng đặt hàng biến động thất thường là một trong những nguyên nhân gây ra khó khăn trong việc lên kế hoạch của các bộ phận. Phòng kế hoạch tổng hợp bắt buộc các khách hàng cùng công ty phải thực hiện đúng quy định về đặt hàng và dự báo.
Phòng kế hoạch cần đưa ra quy định yêu cầu khách hàng cung cấp số dự báo trước cho 6 tháng, để công ty nắm bắt xu hướng để chuẩn bị năng lực máy móc, con người, đóng gói, vận tải và quan trọng hơn là năng lực của nhà cung cấp.
Để có thể theo dõi được số lượng tăng giảm của khách hàng, phòng kế hoạch tổng hợp cần tiến hành thiết lập hệ thống bảng biểu để so sánh giữa các lần gửi đơn hàng. Từ đó làm căn cứ cơ sở để bắt buộc khách hàng chi trả cước phí vận chuyển do đặt hàng chênh lệch nhiều. Sau khi khách hàng gửi đơn hàng đến, nhân viên phòng kế hoạch kiểm tra và gửi lại bảng so sánh, yêu cầu khách hàng kiểm tra nếu số liệu khác thường, cho biết nguyên nhân tại sao. Việc thực hiện bảng so sánh này nên được đưa vào quy trình cho nhân viên tuân thủ và thực hiện chính xác.
+ Cải tiến hoạt động sắp xếp hàng và kho bãi
Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học giúp cho quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Có được cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiếm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn.
Để hoạt động sắp xếp hàng nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất và tiết kiệm chi phí, cơng ty cần xây dựng sơ đồ kho và vi tính hóa hoạt
động quản lý kho trên hệ thống máy tính. + Cải tiến chức năng giao hàng
Hoạt động giao hàng cần xây dựng lịch trình, tuyến giao hàng và cơng suất chở hàng của xe sao cho tổng chi phí là tối ưu nhất.
Đưa ra các quy định cho nhân viên trong việc theo dõi dịch vụ giao hàng cho khách hàng. Mục tiêu giao hàng quan trọng nhất là đảm bảo hàng hóa giao đầy đủ, đúng thời điểm tới kho khách hàng.
Đối với trường hợp khách hàng nước ngoài: Thu thập các vấn đề xảy ra trong quá trình giao hàng của dịch vụ Logistic và tiến hành quá trình đàm phán tìm ra đối sách xử lý. Yêu cầu dịch vụ nhất quán trong việc xử lý các u cầu từ phía cơng ty. Đồng thời xem xét lại các điều khoản dịch vụ với công ty Logistic, đưa ra các ràng buộc chặt chẽ hơn.
Yêu cầu dịch vụ Logistic chuyển thông tin về kế hoạch giao hàng theo từng chặng ngay khi đăng ký xuất hàng và cập nhật thông tin hàng ngày về thực tế thực hiện kế hoạch đó kể từ khi giao hàng tới kho, tàu chạy, ngày đến cảng nước nhập khẩu. Trong tương lai gần, yêu cầu đại lý cho phép công ty truy cập mạng nội bộ để truy câp thơng tin dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Lập bảng báo cáo tiến độ giao hàng và các vấn đề phát sinh hàng tuần, để nắm bắt được hiện trạng giao hàng cùng các yêu cầu cần thiết để đưa ra phương án cải tiến sắp tới cho bên dịch vụ hoặc nội bộ của Tico.