Tự kiểm tra văn bản là hoạt động diễn ra thường xuyờn của chớnh cơ quan ban hành văn bản QPPL, đồng thời khi cú cỏc sự kiện phỏp lý như tỡnh hỡnh kinh tế, xó hội cú sự thay đổi; khi cơ quan nhà nước cấp trờn ban hành văn bản mới; khi cú yờu cầu, kiến nghị, thụng bỏo của cơ quan tổ chức, cỏ nhõn thỡ cơ quan được phõn cụng là đầu mối phải kịp thời tổ chức tự kiểm tra. Việc tự kiểm tra được tiến hành theo cỏc bước sau:
Gửi văn bản kiểm tra. Đối với văn bản QPPL đó được cơ quan, người cú thẩm quyền ký ban hành, khi phỏt hành văn bản, đơn vị phỏt hành văn bản cú trỏch
nhiệm đồng thời gửi văn bản cho đơn vị được phõn cụng kiểm tra văn bản đú để thực hiện việc tự kiểm tra. Đối với cỏc văn bản liờn tịch, mặc dự khụng chủ trỡ soạn thảo và phỏt hành, nhưng là chủ thể phối hợp thỡ khi nhận được văn bản, Văn phũng của Bộ, cơ quan ngang Bộ cú trỏch nhiệm sao gửi tới đơn vị được phõn cụng kiểm tra để tự kiểm tra văn bản. Trường hợp cỏc cơ quan, đơn vị nhận được yờu cầu, kiến nghị, khiếu nại của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn hoặc cơ quan thụng tin đại chỳng về những văn bản cú chứa quy phạm phỏp luật nhưng khụng được ban hành bằng hỡnh thức văn bản QPPL hoặc do cỏc chủ thể khụng cú thẩm quyền ban hành văn bản QPPL như Thủ trưởng cơ quan thuộc Chớnh phủ, thủ trưởng cỏc đơn vị trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND cỏc cấp, Thủ trưởng cỏc cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện ban hành thỡ cơ quan, đơn vị cú trỏch nhiệm phải gửi ngay văn bản cho cơ quan, đơn vị được phõn cụng kiểm tra văn bản đú.
Nhận văn bản tự kiểm tra. Cơ quan, đơn vị được phõn cụng nhiệm vụ kiểm tra khi nhận được văn bản phải vào "sổ văn bản đến". Thụng thường "sổ văn bản đến" khỏc với sổ cụng văn đến của cơ quan kiểm tra. Việc lập riờng Sổ văn bản đến giỳp người quản lý theo dừi, kiểm tra chớnh xỏc số văn bản mà cơ quan cú thẩm quyền phỏt hành đó được tự kiểm tra, đồng thời cũng theo dừi được thời gian kiểm tra đối với văn bản đú.
Giao nhiệm vụ cho cấp dưới thực hiện tự kiểm tra. Nhận được văn bản, lónh đạo cơ quan, đơn vị được giao thực hiện hoạt động kiểm tra phõn cụng cỏn bộ chuyờn trỏch đảm nhiệm việc tự kiểm tra văn bản QPPL. Tựy từng trường hợp, việc tự kiểm tra văn bản cú thể do cỏn bộ chuyờn trỏch trực tiếp thực hiện hoặc giao cho cộng tỏc viờn trờn cơ sở ý kiến đề xuất của cỏn bộ chuyờn trỏch và sự đồng ý của lónh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện việc tự kiểm tra. Tuy nhiờn, dự hoạt động tự kiểm tra được thực hiện theo phương ỏn nào thỡ cỏn bộ chuyờn trỏch vẫn là người chịu trỏch nhiệm theo dừi sỏt sao về toàn bộ cỏc vấn đề cú liờn quan đến văn bản trong suốt quỏ trỡnh kiểm tra, từ khõu giao văn bản cho đến kết quả xử lý cuối cựng, bao gồm: Thời gian hoàn thành việc tự kiểm tra; kết quả và chất lượng thực hiện tự kiểm tra; tổ chức cỏc cuộc họp nếu phỏt hiện văn bản được kiểm tra cú nội dung trỏi phỏp luật hoặc khụng đỏp ứng được yờu cầu quản lý…
Tiến hành tự kiểm tra. Bước này do người kiểm tra (cỏn bộ chuyờn trỏch hoặc cộng tỏc viờn) thực hiện trờn cơ sở đối chiếu tỉ mỉ, cẩn trọng từng nội dung văn bản được kiểm tra với văn bản làm cơ sở phỏp lý để kiểm tra được quy định tại Điều 3 Nghị định 40/2010/NĐ-CP.
Khi tự kiểm tra văn bản liờn tịch do cỏc cơ quan hữu quan ban hành, cơ quan, đơn vị cú trỏch nhiệm tự kiểm tra cỏc nội dung thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của ngành mỡnh, đồng thời phối hợp với cỏc cơ quan hữu quan kiểm tra toàn bộ nội dung văn bản QPPL.
Sau khi kiểm tra, người kiểm tra phải ký tờn vào gúc trờn của văn bản để xỏc nhận đó thực hiện việc kiểm tra và đưa tờn văn bản vào danh mục văn bản đó kiểm tra để theo dừi. Nếu khụng phỏt hiện dấu hiệu trỏi phỏp luật hoặc bất hợp lý, người kiểm tra nộp kết luận văn bản khụng trỏi phỏp luật về bộ phận lưu trữ kết quả kiểm tra. Nếu phỏt hiện dấu hiệu bất hợp phỏp và bất hợp lý của văn bản, người kiểm tra phải tiến hành cỏc bước sau đõy:
Bước 1: Lập phiếu kiểm tra văn bản. Phiếu kiểm tra văn bản chớnh là bỏo cỏo túm tắt của người kiểm tra về kết quả kiểm tra văn bản cú dấu hiệu trỏi phỏp luật bao gồm những nội dung sau: Tờn người kiểm tra văn bản; tờn văn bản được kiểm tra và văn bản làm cơ sở phỏp lý để kiểm tra; nội dung trỏi phỏp luật hoặc bất hợp lý của văn bản được kiểm tra; í kiến nhận xột của người kiểm tra về nội dung bất hợp phỏp, bất hợp lý hoặc khụng hợp lý của văn bản; đề xuất hướng xử lý nội dung trỏi phỏp luật hoặc khụng hợp lý (đỡnh chỉ thi hành, hủy bỏ, bói bỏ, sửa đổi bổ sung toàn bộ hay một phần của văn bản); cỏc biện phỏp khắc phục hậu quả do việc ban hành, thực hiện văn bản trỏi phỏp luật gõy ra, đề xuất hướng xử lý trỏch nhiệm của cơ quan, người tham mưu soạn thảo, thẩm định, thẩm tra, trỡnh, thụng qua, ký, ban hành văn bản trỏi phỏp luật.
Bước 2: Sau khi lập phiếu kiểm tra, người kiểm tra cú trỏch nhiệm lập và hoàn thiện hồ sơ về văn bản cú nội dung trỏi phỏp luật trỡnh lónh đạo cơ quan được giao làm đầu mối tự kiểm tra. Hồ sơ văn bản trỏi phỏp luật bao gồm: văn bản được kiểm tra, văn bản làm cơ sở phỏp lý cho việc kiểm tra, phiếu kiểm tra văn bản.
Bước 3: Lónh đạo cơ quan được giao nhiệm vụ tự kiểm tra cú trỏch nhiệm xem xột nội dung trỏi phỏp luật và thụng bỏo ngay cho đơn vị tham mưu, trỡnh văn bản, đồng thời tổ chức cuộc họp trao đổi, thảo luận với cơ quan, người ban hành văn bản để thống nhất những nội dung trỏi phỏp luật hoặc khụng hợp lý, cỏc biện phỏp xử lý và chuẩn bị dự thảo văn bản xử lý, bỏo cỏo với chủ thể đó ban hành văn bản nhằm kịp thời xử lý theo thẩm quyền.
Bước 4: Lónh đạo cơ quan, đơn vị cú nhiệm vụ tự kiểm tra bỏo cỏo với cơ quan cú thẩm quyền kiểm tra về kết quả kiểm tra và kiến nghị xử lý văn bản QPPL cú nội dung trỏi phỏp luật.
Kiến nghị xử lý nội dung trỏi phỏp luật hoặc khụng hợp lý của văn bản. Sau khi thống nhất được những nội dung trỏi phỏp luật và khụng hợp lý của văn bản, tựy theo mức độ khỏc nhau, cơ quan, đơn vị tự kiểm tra đề xuất cỏc biện phỏp xử lý tương xứng như: Đỡnh chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản; sửa đổi; bói bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản; hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản. Đối với văn bản cú chứa quy phạm phỏp luật nhưng khụng được ban hành bằng hỡnh thức văn bản QPPL và văn bản được ban hành bởi cỏc cơ quan khụng cú thẩm quyền ban hành văn bản QPPL ngay tại thời điểm ban hành đó trỏi thẩm quyền hỡnh thức và nội dung, do đú việc xử lý đối với loại văn bản này luụn ỏp dụng biện phỏp hủy bỏ và bồi thường nếu gõy thiệt hại.
Kiến nghị xử lý đối với cơ quan, người tham mưu soạn thảo và cơ quan, người cú thẩm quyền đó ban hành văn bản trỏi phỏp luật. Căn cứ nội dung trỏi phỏp luật của văn bản và tớnh chất, mức độ thiệt hại trờn thực tế do văn bản trỏi phỏp luật gõy ra, cơ quan, đơn vị cú nhiệm vụ tự kiểm tra kiến nghị với cơ quan, người đó ban hành văn bản bất hợp phỏp, bất hợp lý phải kịp thời ỏp dụng cỏc biện phỏp khắc phục hậu quả do văn bản bất hợp phỏp, bất hợp lý gõy ra đồng thời xỏc định hỡnh thức, mức độ xử lý (trỏch nhiệm kỷ luật, trỏch nhiệm dõn sự, trỏch nhiệm hỡnh sự) đối với cơ quan, người cú thẩm quyền ban hành văn bản đú.