TT Họ và tên viên chức, công chức Lĩnh vực thực hiện thủ tục hành chính 1 2 Nguyễn Văn Hùng Trần Thị Hằng Phó chánh VP – Phụ trách chung Cấp đăng ký kinh doanh
3 Ngô Thị Thúy Duyên Cấp phép xây dựng
4 Nguyễn Tiệp Dương Tư pháp
5 Ngô Thị Ngân Lao động, thương binh và xã hội;
6 Nguyễn Đình Dương Phụ trách quản trị mạng, phần mềm
7 Nguyễn Thị Nhàn Tài nguyên - Môi trường (thuộc Văn phòng ĐK
quyền sử dụng đất)
- Về trình độ học vấn có 06 viên chức, cán bộ bộ phận một cửa có trình độ đại học, 01 trình độ cao đẳng được tuyển dụng với đúng chuyên ngành đào tạo.
- Về trình độ Tiếng Anh, cán bộ tại bộ phận một cửa thị xã có trình độ tiếng anh giao tiếp trình độ B.
- Về trình độ tin học, tất cả viên chức của bộ phận đều đã được đào tạo về tin học văn phòng (trình độ B). Thêm vào đó, UBND thị xã đã tạo điều kiện cho các viên chức tại bộ phận tham gia các lớp tập huấn về công nghệ thông tin, ứng dụng các phần mềm trong thực tiễn giải quyết công việc.
- Viên chức được phân công làm việc tại bộ phận một cửa được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng riêng để tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính cho công dân, tổ chức.
- Viên chức làm việc tại bộ phận một cửa của thị xã được đào tạo không chỉ về chuyên môn, mà còn được quán triệt về nhận thức cũng như thái độ làm việc tại bộ phận. Do phải trực tiếp tiếp đón và nhận hồ sơ của công dân, tổ chức nên thái độ làm việc, tinh thần, trách nhiệm của các viên chức bộ phận một cửa là yếu tố quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này mà trong các văn bản quy định về quy chế của bộ phận luôn nhấn mạnh đến văn hóa công sở với viên chức khi thực thi nhiệm vụ.
- Hoạt động của bộ phận một cửa là cung cấp các dịch vụ hành chính công phục vụ cho nhu cầu của người dân, là hoạt động mang tính phục vụ, bởi vậy, viên chức làm việc tại bộ phận cần coi công dân, tổ chức đến giao dịch là khách hàng của mình. Và với vai trò là khách hàng, sự hài lòng của người dân là mục đích mà bộ phận hướng đến.
- Bộ phận một cửa của UBND thị xã tuy có số lượng viên chức làm việc ít nhưng có trách nhiệm cao trong giải quyết công việc, có tinh thần kỷ luật, có tác phong và thái độ hòa nhã trong tiếp đón công dân, tổ chức đến giao dịch.
b. Đào tạo, tập huấn
Ngày 02/1/2010, chủ tịch UBND thị xã phối hợp với đơn vị tư vấn phần mềm tổ chức lớp bồi dưỡng sử dụng phần mềm điện tử cho viên chức làm việc tại bộ phận một cửa cấp thị xã; phường Đình Bảng, Đông Ngàn, Trang Hạ (03 đơn vị thực hiện cơ chế một cửa điện tử liên thông) và lãnh đạo, công chức trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại các phòng quản lý nhà nước.
Để trang bị kỹ năng giao tiếp cho đội ngũ viên chức làm việc tại bộ phận một cửa, ngày 9/5/2010, UBND thị xã ban hành kế hoạch số 30/KH-UBND về việc bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước và kỹ năng nghiệp vụ thực thi công vụ cho cán bộ, công chức, viên chức năm 2010.
Ngày 15/3/2010, chủ tịch UBND thị xã Từ sơn phối hợp với sở nội vụ tỉnh Bắc Ninh mở lớp bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết công việc cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại bộ phận một cửa cấp huyện, cấp xã phường và lãnh đạo, công chức các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện có các thủ tục hành chính thực hiện tại bộ phận một cửa với 255 người tham dự. Các viên chức tại bộ phận một cửa thị xã cũng đã tham dự và học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm cũng như nhiều kỹ năng thiết thực, hữu ích cho việc thực hiện TTHC tại bộ phận.
Nhìn chung, trình độ của viên chức bộ phận một cửa tại UBND thị xã Từ Sơn về cơ bản đáp ứng được yêu cầu của nhiệm vụ thực hiện TTHC do UBND thị xã giao phó.
c. Những hạn chế cần khắc phục
Năng lực chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, khả năng giải quyết công việc của viên chức làm việc tại bộ phận một cửa vẫn còn nhiều hạn chế. Tuy đã được đào tạo trước khi vào bộ phận làm việc nhưng ở nhiều lĩnh vực, khối lượng văn bản, thủ tục cũng như các quy định pháp luật quá rộng, trong khi viên chức làm việc chưa nắm rõ hết, gây lúng túng trong giải quyết hồ sơ cho công dân.
Trước đây, bộ phận một cửa của UBND thị xã chỉ có 02 viên chức làm việc trực tiếp. Hiện nay đã bổ sung thêm 04 đồng chí nhưng trong nhiều lĩnh vực, viên chức vẫn bị quá tải so với nhu cầu thực hiện TTHC của nhân dân. Nhất là với các lĩnh vực có nhiều hồ sơ như tài nguyên, môi trường; tư pháp; đầu tư, xây dựng…thì việc chỉ có duy nhất 01 viên chức phụ trách lĩnh vực đó là quá tải.
Ủy ban nhân dân thị xã đã mở nhiều lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng giao tiếp cho viên chức làm việc tại bộ phận, tuy nhiên trên thực tế do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan mà viên chức vẫn có thái độ quan liêu, hách dịch, cửa quyền đối với công dân, tổ chức đến giao dịch.
Khi thực hiện các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND thị xã Từ Sơn tỉnh Bắc Ninh thì thái độ của các cá nhân, cán bộ có trách nhiệm thực hiện các thủ tục đó được đánh giá là rất tốt. Với số liệu điều tra thì số lượng cá
nhân, tập thể rất hài long với thái độ thực hiện các thủ tục hành chính chiếm 31%, hài lòng chiếm 58%. Tuy nhiên, ở mức độ không hài lòng vẫn còn chiếm tỷ lệ 11%, nên cần phải tăng cường tổ chức thực hiện nghiêm quy chế văn hóa công sở và chuẩn mực ứngxử, đảm bảo sự văn minh, nghiêm túc và tính chuyên nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức.
Biểu đồ 4.1. Mức độ hài lòng với thái độ của cán bộ thực hiện thủ tục hành chính
Nguồn: Số liệu điều tra (2016)
4.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
* Chức năng:
Là đầu mối thực hiện việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để giải quyết hoặc chuyển đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã hoặc các cơ quan liên quan giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân, tổ chức; giám sát, đôn đốc giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã và các cơ quan liên quan.
*Nhiệm vụ:
- Niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên, rõ ràng, dễ tiếp cận các quy định hành chính, thủ tục hành chính; mức thu phí, lệ phí (nếu có); quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Thực hiện đúng quy trình tiếp nhận hồ sơ, chuyển giao, trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định:
- Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức theo quy định. Chuyển giao hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân đến cơ quan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ các cơ quan chuyên môn, cấp có thẩm quyền.
Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân, thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định. - Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin theo quy định của pháp luật.
- Nghiên cứu, đề xuất với UBND thị xã về các giải pháp cải cách thủ tục hành chính.
- Báo cáo thống kê định kỳ với UBND thị xã về kết quả giải quyết TTHC.
- Quản lý, sử dụng các loại sổ sách, biểu thống kê, sổ nhật ký ghi chép việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan chuyên môn, cấp có thẩm quyền thụ lý giải quyết và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; phiếu giao, nhận hồ sơ hành chính giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với công chức cơ quan chuyên môn trực tiếp thụ lý hồ sơ; phiếu hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.
- Theo dõi, dám sát, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã và các cơ quan có liên quan giải quyết TTHC đảm bảo tiến độ và thời hạn trả kết quả theo quy định.
- Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo các cơ quan có thẩm quyền những phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính để hỗ trợ việc nâng cao chất lượng và giám sát việc giải quyết TTHC của cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã và các cơ quan có liên quan.
Đề xuất việc cải tiến, đổi mới, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức.
*Trách nhiệm của công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:
- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành, phân công nhiệm vụ của Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
- Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện giao dịch hành chính;
- Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, chính xác;
- Tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức theo quy định;
- Không tự đặt ra thủ tục hành chính, hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của pháp luật;
- Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc thực hiện thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với cơ quan, người có thẩm quyền đề sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về TTHC không khả thi hoặc không phù hợp.
- Bảo quản hồ sơ tài liệu và giữ bí mật thông tin liên quan đến các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Mặc đồng phục và đeo thẻ công chức trong khi thực thi nhiệm vụ.
4.1.3. Cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin phục vụ công tác cải cách thủ tục hành chính phục vụ công tác cải cách thủ tục hành chính
* Cơ sở vật chất
Trong những năm qua UBND thị xã Từ Sơn đã có sự quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND thị xã và UBND các xã, phường cơ bản đáp ứng yêu cầu làm việc và tiếp công dân, đem lại sự thuận tiện cho cá nhân, tổ chức khi đến yêu cầu giải quyết công việc.
Diện tích của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND thị xã được bố trí độc lập với diện tích 100 m2 đáp ứng đúng tiêu chuẩn quy định, được đặt tại vị trí tầng 1 của trụ sở UBND thị xã, thuận tiện cho nhân dân đến liên hệ công việc; phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được bố trí khoa học, có dành riêng khoảng không gian 50% diện tích để bố trí ghế ngồi, bàn viết hồ sơ cho nhân dân, lắp điều hòa, có cây nước để phục vụ nhân dân. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND các xã phường cơ bản đáp ứng được diện tích 40m2 trở lên, được trang bị các thiết bị văn phòng, máy tính, máy in, có kết nối internet, đáp ứng yêu cầu phục vụ nhân dân và làm việc của cán bộ, công chức.