8. Bố cục của luận văn
1.2. Giới thiệu thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt
1.2.1.2. Thành phần tài liệu
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng, có chức năng đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực về lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật, quản trị du lịch, góp phần cho sự phát triển giáo dục của tỉnh Hải Dƣơng nói riêng và cả nƣớc nói chung. Trong quá trình Trƣờng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đã sản sinh ra những thành phần tài liệu sau:
- Khối TL hành chính: Hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng bắt đầu từ trƣờng Trung cấp cho đến đại học nhƣ hiện nay. Hồ sơ, TL bao gồm tất cả các văn bản do cơ quan phát hành và công văn đến từ các cơ quan, đơn vị chủ quản, các cơ quan chuyên môn nhƣ Bảo hiểm xã hội, Tỉnh ủy Hải Dƣơng, Tỉnh Đoàn Hải Dƣơng …
- Khối TL Kỹ thuật: bao gồm chủ yếu là các tài liệu xây dựng cơ bản hình thành trong quá trình thực hiện xây mới, sửa chữa các công trình nhƣ: các cơ sở làm việc của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng bao gồm các tòa nhà, phòng học, lán xe, nhà đa năng…
- Khối TL liệu điện tử: gồm các tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện nghiệp vụ của cán bộ, giảng viên, chuyên viên nhƣ tài liệu về thông tin sinh viên, các dữ liệu cá nhân, dữ liệu điểm, dữ liệu thực hiện các giao dịch qua mạng internet, dữ liệu trên hệ thống phần mềm quản lý thông tin nội bộ.
- Khối TL ghi âm, ghi hình: bao gồm TL hình thành trong hoạt động quảng bá thƣơng hiệu hình ảnh của Nhà trƣờng và các sự kiện quan trọng nhƣ hội nghị nghiên cứu khoa học, liên kết hợp tác, trao bằng tốt nghiệp, đại hội Cán bộ Viên chức, liên hoan tiếng hát Sinh viên, kỷ niệm ngày thành lập ngành (20/11).
- Khối TL nghiên cứu khoa học: bao gồm những tài liệu phản ảnh quá trình nghiên cứu và kết quả nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực giáo dục, kinh tế xã hội, an ninh chính trị, kỹ thuật, ngân hàng và các lĩnh vực liên quan đến kinh tế khác của lãnh đạo, cán bộ, giảng viên trong toàn trƣờng. [4, t25]
TL hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng khá đa dạng về loại hình. Trong đó do tính chất nghiệp vụ của hoạt động giáo dục, chính vì vậy khối tài liệu về đào tạo, tuyển sinh, nhân lực là nhiều hơn cả. Bên cạnh đó, trong một vài năm gần đây cùng với sựát triển của khoa học, công nghệ đặc biệt là ngành công nghệ thông tin, chính vì vậy, khối tài liệu điện tử cũng đang trở thành khối tài liệu chính hình thành trong các hoạt động nghiệp vụ của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng. Đây cũng là xu hƣớng phát triển chung của hệ thống giáo dục đào tạo và cũng là sự đổi mới đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu ở nƣớc ta hiện nay.