8. Bố cục của luận văn
3.3. Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
3.3.5. Kiểm tra, đánh giá việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu
Bên cạnh việc tổ chức, hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ thì kiểm tra đôn đốc, đánh giá việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần đƣợc tiến hành thƣờng xuyên. Kiểm tra, đánh giá là một khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý của mỗi cơ quan nói chung và của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng nói riêng. Qua việc kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những thiếu xót, sai lệch từ đó đƣa ra những biện pháp phù hợp với thực tế. Việc kiểm tra có thể tiến hành thƣờng xuyên hoặc đột xuất để đảm bảo tính trung thực, khách quan. Trách nhiệm kiểm tra thuộc về lãnh đạo Nhà trƣờng, Trƣởng phòng Tổng hợp và các đơn vị có liên quan. Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Trách nhiệm thực hiện các bƣớc
- Việc soạn thảo, ban hành văn bản quy định về việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ;
- Việc lập hồ sơ của cá nhân, các phòng, khoa, trung tâm trong toàn trƣờng; - Chất lƣợng lập hồ sơ (xem có chính xác, đầy đủ theo quy định hay không);
- Kiểm tra các nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu nhƣ: Công tác giao nộp hồ sơ, TL vào lƣu trữ cơ quan; Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng, loại hủy hò sơ, tài liệu.
Song song với việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, lãnh đạo Nhà trƣờng cần tiến hành các biện pháp khen thƣởng kịp thời đồng thời xử phạt đối với cá nhân, đơn vị có liên quan. Cụ thể:
- Đối với công tác khen thƣởng:
+ Xây dựng tiêu chí tính điểm thi đua cuối năm (Phòng Tổng hợp xây dựng) quy định khi cán bộ, nhân viên quản lý có hiệu quả hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng;
+ Đơn vị có thành tích cần đƣợc biểu dƣơng trƣớc toàn trƣờng, tặng bằng khen, kinh phí khen thƣởng;
+ Các cá nhân có thành tích nổi trội trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu sẽ đƣợc xét nâng lƣơng trƣớc thời hạn, tặng giấy khen, bằng khen làm căn cứ để bổ nhiệm cán bộ.
- Đối với công tác kỷ luật:
+ Bên cạnh việc khen thƣởng những đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu cũng cần phải xử lý những đơn vị, cá nhân vi phạm nhƣ trừ điểm thi đua cuối năm, trừ lƣơng, không nâng lƣơng đúng hạn, thuyên chuyển công tác;
+ Đối với những trƣờng hợp đơn vị, cá nhân gây thiệt hại nghiêm trọng về vật chất thì tùy theo mức độ bồi thƣờng thiệt hại và xử lý theo quy định của Pháp luật.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3:
Để cu thể hóa những quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đã đƣợc xây dựng ở chƣơng 2 của Luận văn, chúng tôi tiến hành những công việc cụ thể sau:
Thứ nhất: Phân tích những thuận lợi và khó khăn của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng khi tiến hành áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng. Những yếu tố này đƣợc phân tích, đánh giá chi tiết cụ thể, đảm bảo khách quan và phù hợp với hoạt động của cơ quan;
Thứ hai: Chỉ ra các điều kiện chuẩn bị để áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đã xây dựng vào trong thực thế. Các điều kiện này bao gồm điều kiện về kinh phí, nguồn nhân lực….Tất cả các điều kiện này ảnh hƣởng trực tiếp đến việc áp dụng thành công các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu.
Thứ ba: Đề xuất các biện pháp áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ, tài liêu đạt
hiệu quả tối ƣu, trong đó bao gồm các giải pháp về nhận thức, nhân lực, kinh phí, quản lý. Nếu thực hiện theo đúng những đề xuất này, chắc chắn quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng sẽ thật sự thành công.
KẾT LUẬN
Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng có khối lƣợng tƣơng đối lớn và có giá trị quan trọng phục vụ cho sự nghiệp giáo dục. Đại học Hải Dƣơng có lịch sử hình thành và phát triển dài qua các thời kỳ từ trung cấp – cao đẳng – đại học cho nên TL sản sinh trong quá trình hoạt động giá trị cao trong lĩnh vực chính trị, giáo dục, lịch sử...Những hồ sơ, tài liệu ấy cần đƣợc quản lý và tổ chức quản lý sử dụng một cách có hiệu quả.
Hiện nay công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng còn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập cần phải khắc phục. Lãnh đạo Nhà trƣờng mới bƣớc đầu quan tâm đầu tƣ cơ sở vật chất, kinh phí phục vụ cho công tác lƣu trữ. Số lƣợng cán bộ lƣu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp trong còn tƣơng đối ít. Hệ thống văn bản quy định, hƣớng dẫn về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu vẫn đang hoàn thiện, ý thức của một số cán bộ nhân viên vẫn chƣa tốt trong việc quản lý TL. Các nguyên nhân đó đã đẩy công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng rơi vào tình trạng lộn xộn và kém hiệu quả. Điều này đặt ra yêu cầu bức thiết đối với Nhà trƣờng trong việc xây dựng và thực hiện những giải pháp khả thi áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu trong toàn trƣờng.
Để giải quyết những hạn chế còn tồn tại, Ban Giám hiệu Nhà trƣờng cần chỉ đạo việc thực hiện đồng bộ và thống nhất quy trình trong toàn bộ hoạt động của Nhà trƣờng. Thực hiện điều này, trƣớc hết Trƣờng cần xây dựng và ổn định về tổ chức, biên chế bộ phận phụ trách công tác lƣu trữ với chức năng, nhiệm vụ và vị trí pháp lý rõ ràng. Cùng với đó, Đại học Hải Dƣơng cũng nên có chế độ đãi ngộ phù hợp đối với cán bộ làm công tác lƣu trữ, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lƣu trữ, chỉ đạo thực hiện có hiệu quả các nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu nhằm bảo quản và phát huy giá trị của TL hình thành trong Nhà trƣờng, phục vụ các hoạt động nghiên cứu về giáo dục, kinh tế, chính trị và các hoạt động nghiệp vụ./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo số 54/BC-UBND ngày 07 tháng 12 năm 2010 của Sở Nội vụ tỉnh Hải Dƣơng về Kết quả kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2010; 2. Báo cáo số 24/BC-UBND ngày 28 tháng 4 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Hải Dƣơng về Thực hiện dự án đầu tƣ thành lập Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng;
3. Báo cáo số 25/BC-ĐHHD ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng về công tác thống kê cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ năm 2015;
4. Báo cáo số 66/BC-ĐHHD ngày 18 tháng 12 năm 2015 của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng về tình hình thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ năm 2015;
5. Báo cáo số 75/BC-ĐHHD ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng về tình hình giáo dục đào tạo giai đoạn 2010 – 2015;
6. Nguyễn Trọng Biên: “Những điều cần bàn về công tác lƣu trữ ở các trƣờng đại học”, tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 3, 2002;
7. Nguyễn Trọng Biên: “Thu thập tài liệu lƣu trữ đƣa vào các trƣờng đại học”, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 5, 2003;
8. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: “Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ”, NXB Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990;
9. Chỉ thị số 24/2009/CT-UBND ngày 11 tháng 11 năm 2009 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dƣơng về việc tăng cƣờng chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh;
10. Chỉ thị số 296/CT-TTg ngày 27 tháng 2 năm 2010 của Thủ tƣớng Chính phủ về đổi mới quản lý giáo dục đại học giai đoạn 2010 – 2012;
11. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành bản hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
12. Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
13. Điều lệ Trƣờng Đại học ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ tƣớng Chính phủ;
14. Dƣơng Thị Hòa: “Nghiên cứu giải pháp tổ chức công tác lƣu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội”, năm 2008;
15. Dƣơng Văn Khảm: “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa thông tin”, Hà Nội, 2011;
16. Trần Thị Loan: “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng trung học chuyên nghiệp”, Luận văn Thạc sỹ khoa học Lƣu trữ học và tƣ liệu học, Hà Nội, 2004;
17. Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII;
18. Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Quốc hội khóa XIII;
19. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hiện hành;
20. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia quy định lƣu trữ hiện hành có trách nhiệm hƣớng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp;
21. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 1 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lƣu trữ;
22. Ngô Thị Kiều Oanh: “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các chi cục thuế trên địa bàn Hà Nội – Thực trạng, giải pháp”, năm 2013;
23. Trần Thị Kim Oanh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại trƣờng Cao đẳng nội vụ Hà Nội”, năm 2008;
24. Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội;
25. Nông Thị Ánh Phƣợng: “Lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ tại cơ quan TW Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam”,năm 2013;
26. Dƣơng Thị Quế: “Tổ chức khoa học tài liệu tại Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn”, 2002;
27. Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc;
28. Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc;
29. Quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013 của Hiệu trƣởng Trƣờng đại học Hải Dƣơng)
30. Quyết định số 1258/QĐ-TTg ngày 26 tháng 7 năm 2011 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc thành lập Trƣờng Đại học Kinh tế Kỹ thuật Hải Dƣơng trên cơ sở nâng cấp từ Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng;
31. Quyết định số 285/QĐ-ĐHKTKT ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng về việc ban hành cơ cấu tổ chức;
32. Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Thủ tƣớng Chính phủ đồi tên Trƣờng Đại học Kinh tế Kỹ thuật Hải Dƣơng thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
33. Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ tƣớng Chính phủ Ban hành Điều lệ trƣờng đại học;
34. Vũ Thị Tân: “Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lƣu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội”, 2013;
35. Hoàng Văn Thanh: “Công tác lƣu trữ trong các trƣờng cao đẳng – Thực trạng, giải pháp”, năm 2010;
36. Thông tƣ số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp;
37. Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
38. Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan;
39. Cam Anh Tuấn, “Nghiên cứu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác hành chính
văn phòng tại các trường đại học”, Đề tại khoa học cấp trƣờng, Tƣ liệu khoa
Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2008;
40 Nguyễn Nhƣ Ý, “Đại từ điển Tiếng Việt”, NXB Văn hóa thông tin, năm 2007
Các website
http://www.luutruvn.gov.vn http://uhd.edu.com.vn/ http://www.tcvn.gov.vn
DANH SÁCH PHỤ LỤC
Phụ lục 01
Quyết định số 1258/QĐ-TTg ngày 26 tháng 7 năm 2011 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc thành lập Trƣờng Đại học kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng
Phụ lục 02
Quyết định số 285/QĐ-ĐHKTKT ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng về việc ban hành cơ cấu tổ chức
Phụ lục 03
Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc đổi tên Trƣờng Đại học Kinh tế Kỹ thuật Hải Dƣơng thành Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
Phụ lục 04 Quy trình Lập hồ sơ
Phụ lục 05 Quy trình thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
Phụ lục 06 Quy trình bảo quản hồ sơ, tài liệu
Phụ lục 07 Quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu