8. Bố cục của luận văn
2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
2.2.1. Các khái niệm cơ bản
Để xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ, chúng tôi tập trung làm rõ nội hàm các khái niệm sau:
- Khái niệm quy trình
Là các bƣớc phải tuân theo khi tiến hành một công việc nào đó (Làcách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay quá trình ). [40, t 256]
Nhƣ vậy có thể khái quát rằng quy trình là tài liệu hƣớng dẫn cách tiến hành một công việc nhất định theo trình tự các bƣớc cần thiết (Ai làm và làm theo cái gì ứng với mỗi bƣớc) theo một quá trình nhất định nhằm đảm bảo cho quá trình đó đƣợc kiểm soát.
- Khái niệm “quản lý”:
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hƣớng đích của chủ thể quản lý tới đối tƣợng quản lý nhằm đạt mục tiêu đã đề ra [40, tr250]
Quản lý bao gồm các nhiệm vụ sau:
+ Hoạch định: xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần làm trong tƣơng lai (ngày mai, tuần tới, tháng tới, năm sau, trong 5 năm sau...) và lên các kế hoạch thực hiện;
+ Tổ chức: sử dụng một cách tối ƣu nguồn lực đƣợc yêu cầu để thực hiện kế hoạch;
+ Bố trí nhân lực: phân tích công việc, tuyển mộ và phân công từng cá nhân cho từng công việc thích hợp.
+ Lãnh đạo/Động viên: giúp các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt đƣợc các kế hoạch (khiến các cá nhân sẵn lòng làm việc cho tổ chức).
+ Kiểm soát: giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động theo kế hoạch (kế hoạch có thể sẽ đƣợc thay đổi phụ thuộc vào phản hồi của quá trình kiểm tra).
- Khái niệm “hồ sơ”:
Là một tập tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. (Điểm 10, Điều 2, Chƣơng I – Luật Lƣu trữ)
- Khái niệm “tài liệu lƣu trữ”:
Là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp (Điểm 3, Điều 2, Chƣơng I – Luật Lƣu trữ)
- Khái niệm “quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu”: Là các bƣớc cụ thể để tiến hành quản lý an toàn, có hiệu quả khối lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức (bắt đầu từ lúc hình thành đến khi kết thúc).