8. Bố cục của luận văn
2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
2.1.3.2. Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hiện nay, Nhà trƣờng đã có Quy chế về công tác văn thƣ lƣu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013 của Hiệu trƣởng Trƣờng đại học Hải Dƣơng) [29] nhƣng công tác nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan vẫn chƣa đƣợc triển khai đầu đủ và thực hiện chƣa nghiêm túc. Chỉ có một số đơn vị phòng ban giao nộp tài liệu vào kho lƣu trữ cơ quan, còn lại tại các phòng làm việc của các đơn vị, hồ sơ tài liệu vẫn trong tình trạng bó gói, lộn xộn. Một số đơn vị cá nhân còn chƣa thực sự quan tâm đến công tác nộp lƣu hồ sơ, TL, dẫn đến việc thu nộp tài liệu chƣa đạt đƣợc kết quả cao, hồ sơ tài liệu ở nhiều đơn vị vẫn còn đóng gói, xếp chồng để tạm tại các phòng, đơn vị, chƣa đƣợc thu thập, phân loại chỉnh lý. Chính vì thế nên hồ sơ, TL có nguy cơ bị nguy hại và bị thất thoát rất nhiều.
Theo quy định tại khoản 1 điều 9 của Luật Lƣu trữ “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan , tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có
trách nhiệm của cơ quan, tổ chức” [17]. Xét theo nội dung trên thì công tác nộp lƣu
hồ sơ tài liệu thực hiện chƣa tốt một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó là do sự điều chuyển liên tục nhân viên của các phòng đơn vị trong Nhà trƣờng, chính điều này gây khó khăn cho việc lập cũng nhƣ nộp lƣu hồ sơ