8. Bố cục của luận văn
2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
2.1.3.4. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng với nội dung tài liệu khá đa dạng và phong phú, đặc biệt do tính chất là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ chính là giáo dục đào tạo. Chính vì vậy việc bảo quản an toàn hồ sơ, TL của Nhà trƣờng sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc thực hiện chiến lƣợc phát triển lâu dài trong tƣơng lại. Là đại học công lập có nhiệm vụ phải tự bảo quản khối lƣợng hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động nhƣng hiện nay công tác tổ chức bảo quản vẫn không đƣợc thực hiện hiệu quả. Tại phòng lƣu trữ do Phòng Tổng hợp quản lý, các biện pháp kỹ thuật nhằm tổ chức bảo quản khoa học hồ sơ, tài liệu vẫn chƣa thực sự đầy đủ. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản nhƣ: giá, tủ, cặp, hộp…không đƣợc đầu tƣ, trang bị đầy đủ và phù hợp. Vì vậy, hồ sơ, TL trong phòng lƣu trữ hầu hết đều đƣợc đóng theo các tập vào các cặp file hoặc bó gói, sau đó đƣợc sắp xếp trong các thùng tôn (có khóa) và sắp xếp tại kho lƣu trữ để tổ chức bảo quản. Đây là lý do dẫn đến tình trạng tài liệu bị hƣ hỏng và không phát huy đƣợc giá trị phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng. Công tác tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại phòng lƣu trữ cũng không đƣợc thực hiện thƣờng xuyên mà căn cứ vào thực tế diện tích kho lƣu trữ và chỉ đạo của Ban Giám hiệu Nhà trƣờng. Việc vệ sinh, khử trùng tại các phòng lƣu trữ cũng chƣa đƣợc thực hiện định kỳ hàng năm vì vậy các loại côn trùng và sinh vật gây hại cho tài liệu nhƣ: chuột, gián... không đƣợc tiêu diệt triệt để, đây cũng là nguyên nhân dẫn đến thực trạng hồ sơ, TL bị hƣ hỏng và thất thoát.
Công tác tổ chức bảo quản hồ sơ, TL tại các phòng, đơn vị, trung tâm trong Nhà trƣờng cũng không đƣợc tổ chức thực hiện thống nhất, khoa học và phù hợp
với các quy trình, quy định. Cùng chung thực trạng nhƣ công tác bảo quản hồ sơ, TL tại các kho lƣu trữ của Nhà trƣờng, tại phòng lƣu trữ các đơn vị, hồ sơ, tài liệu cũng đƣợc đóng thành các tập, sắp xếp trong các thùng tôn để tổ chức bảo quản. Bộ phận lƣu trữ tại các phòng, đơn vị chuyên môn thƣờng đƣợc bố trí ngay tại bộ phận làm việc của đơn vị và có diện tích khá nhỏ. Nói tóm lại, công tác bảo quản hồ sơ, TL trong Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đang tồn tại rất nhiều hạn chế. Đây là hệ quả mang tính dây chuyền do các nghiệp vụ lƣu trữ trong Nhà trƣờng chƣa đƣợc thực hiện đồng bộ và thống nhất. Công tác tổ chức bảo quản hồ sơ, TL nếu không đƣợc thực hiện tốt sẽ là nguyên nhân chính gây ra tình trạng hƣ hỏng và thất thoát tài liệu. Chính vì vậy, Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cần sớm có phƣơng án xây dựng, mở rộng phòng lƣu trữ và đảm bảo đầy đủ các điều kiện cần thiết phục vụ hiệu quả công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.