8. Bố cục của luận văn
2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
2.2.4.2. Biên soạn tài liệu xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương
Để nghiên cứu biên soạn đƣợc quy trình quản lý hồ sơ, TL lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, cán bộ soạn thảo bắt buộc phải nghiên cứu các quy định của Nhà nƣớc, các tài liệu hƣớng dẫn cách thức viết văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, các thuật ngữ, định nghĩa, các phần thông tin, phần nội dung cũng nhƣ các biếu mẫu kèm theo phải đƣợc cụ thể hóa và áp dụng trong thực tế. Ngoài ra, ngƣời biên soạn cần phải nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, đặc biệt là Quy chế làm việc của cơ quan, Quy chế về công tác văn thƣ – lƣu trữ, các báo cáo công việc thƣờng niên. Căn cứ vào các văn bản này, quy trình xây dựng mới bám sát chức năng nhiệm vụ, hoạt động của Nhà trƣờng. Ngoài bám sát những yêu cầu nêu trên, khi áp dụng quy trình cần gắn liền giữa lý thuyết và thực tiễn, tránh đƣợc những sai sót không mong muốn, ngƣời áp dụng quy trình cũng cảm thấy dễ hiểu, dễ thực hành, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ, TL lƣu trữ.
a) Biên soạn phần thông tin quy trình
Căn cứ vào các văn bản quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu cùng với việc tham khảo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, chúng tôi xây dựng phần thông tin của quy trình gồm:
- Tên quy trình: tên quy trình dự kiến biên soạn - Logo của Trƣờng;
- Mã số, lần ban hành, ngày ban hành, lần sửa đổi, số trang
- Họ tên, chữ ký chức vụ của ngƣời soạn thảo, xem xét, phê duyệt;
- Sửa đổi tài liệu: yêu cầu sửa đổi, phần sửa đổi, nội dung sửa đổi, lần sửa đổi, lần ban hành.
- Theo dõi phân phối tài liệu: là những đơn vị, cá nhân tiếp nhận và thực hiện quy trình
Dƣới đây là mẫu cấu trúc và yếu tố thông tin quy trình TÊN CƠ QUAN
LÔ GÔ QUY TRÌNH Mã số: TÊN QUY TRÌNH Lần ban hành: Ngày ban hành: Lần sửa đổi: Số trang:
Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên Chữ ký Chức vụ
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu
sửa đổi/ bổ sung
Trang / Phần liên quan
việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi
Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành
THEO DÕI PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
1. Hiệu trƣởng 4.
2. Phó Hiệu trƣởng 5.
b) Biên soạn phần nội dung quy trình
Cán bộ biên soạn sau khi biên soạn phần thông tin quy trình thì tiến hành biên soạn phần nội dung quy trình. Nội dung của quy trình gồm:
- Mục đích của quy trình: Quy trình đƣợc xây dựng để làm gì, có tác dụng gì với Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
- Phạm vi và áp dụng: Xác định phạm vi áp dụng (trong toàn bộ các đơn vị của Nhà trƣờng hay một đơn vị), đối tƣợng áp dụng là đơn vị hay cá nhân;
- Tài liệu viện dẫn: Nêu các văn bản tham khảo để sử dụng xây dựng quy trình: Các văn bản pháp lý của Nhà nƣớc (Luật, Nghị định, Thông tƣ…); các tiêu chuẩn nghiệp vụ đã đƣợc ban hành; các quy định nội bộ của cơ quan.
- Giải thích từ ngữ và thuật ngữ: Mục này giải thích các khái niệm, chữ viết tắt trong quy trình. Các khái niệm, chữ viết tắt đƣợc trích dẫn từ nguồn uy tín nhƣ Luật, Nghị đinh, các giáo trình có liên quan.
- Nội dung quy trình:
+ Lƣu đồ: Sơ đồ thể hiện các bƣớc thực hiện nghiệp vụ, trách nhiệm quyền hạn của đơn vị/cá nhân trong quy trình đƣợc miêu tả dƣới dạng các hình vẽ (dƣới dạng tóm tắt).
+ Mô tả chi tiết: Cụ thể các bƣớc thực hiện theo lƣu đồ đã thể hiện. Mục này phân tích cụ thể các nghiệp vụ cần thực hiện, quy định trách nhiệm của đơn vị/cá nhân.
+ Liệt kê tất cả các biểu mẫu, văn bản hƣớng dẫn công việc đi kèm với quy trình.
c) Lựa chọn thông tin để dự thảo quy trình tác nghiệp
Sau khi tiến hành nghiên cứu tài liệu để biên soạn phần thông tin và nội dung quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, chúng tôi tiến hành hệ thống hóa thông tin khảo sát để viết dự thảo quy trình. Cụ thể:
Thứ nhất: Xác định các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ được xây dựng
Các nghiệp vụ của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng bao gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau, phù hợp với điều kiện hoạt động. Qua khảo sát, chúng tôi dự kiến xây dựng 06 quy trình tác nghiệp
- Quy trình Xây dựng danh mục hồ sơ; - Quy trình Lập hồ sơ;
- Quy trình thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; - Quy trình bảo quản hồ sơ, tài liệu;
- Quy trình khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu; - Quy trình loại hủy hồ sơ, tài liệu.
Các quy trình đƣợc xây dựng dựa trên lý thuyết về công tác văn thƣ, lƣu trữ; Các quy định pháp lý của Nhà nƣớc và phù hợp theo điều kiện thực tế của Nhà trƣờng.
Thứ hai: Xác định phạm vi của quy trình
Ngƣời soạn thảo quy trình có trách nhiệm xác định rõ phạm vi của quy trình. Quy trình phục vụ cho nghiệp vụ nào? Mục đích ý nghĩa ra sao? Bắt đầu và kết thúc nhƣ thế nào? Trách nhiệm thực hiện của đơn vị, cá nhân nào?
Xác định phạm vi của quy trình giúp cho các nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu không bị chồng chéo, đảm bảo tính khoa học.
Thứ ba: Chuẩn bị thông tin để dự thảo quy trình
Thông tin để dự thảo quy trình phải đƣợc tổng hợp, lựa chọn. Các thông tin bao gồm các thông tin pháp lý và thông tin thực tế. Các thông tin phải đảm bảo tính mới, đƣợc cập nhật thƣờng xuyên phù hợp với điều kiện thực tế.
Thứ tư: Dự thảo quy trình
Cán bộ soạn thảo căn cứ vào các thông tin đã đƣợc tổng hợp, tiến hành viết các quy trình nghiệp vụ. Quy trình phải đảm bảo yêu cầu có tính pháp lý cao, dễ hiểu, dễ sử dụng, đảm bảo tính khách quan, phù hợp với điều kiện hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng.
Thứ năm: Thu thập ý kiến đóng góp, nhận xét cho quy trình
Dự thảo quy trình đƣợc xây dựng xong, cán bộ soạn thảo có trách nhiệm gửi tới các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi thực hiện để xem xét, đánh giá. Các đơn vị, cá nhân cần nhanh chóng xem xét xem khả năng áp dụng của quy trình. Mọi ý kiến phản hồi phải đƣợc xem xét tỉ mỉ, nếu có sửa đổi phải xem xét sao cho phù hợp với pháp luật và thực tế.
Thứ sáu: Ban hành quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu
Quy trình sau khi đã đƣợc chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện, cán bộ soạn thảo có trách nhiệm trình lãnh đạo Nhà trƣờng xem xét ban hành. Tất cả các đơn vị, cá nhân đƣợc phân công thực hiện phải phối hợp nhịp nhàng, khoa học để đạt hiệu quả tốt nhất.
Trong giới hạn của luận văn, chúng tôi chỉ dừng lại ở phần viết dự thảo quy trình. Nội dung xin ý kiến phản hồi của các đơn vị/cá nhân, ban hành quy trình sẽ đƣợc thực hiện sau khi luận văn hoàn thành.
2.2.4.3. Xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương
Qua khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu cùng việc nghiên cứu các căn cứ để xây dựng quy trình tác nghiệp, chúng tôi tiến hành biên soạn 05 quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, TL lƣu trữ gồm:
- Quy trình xây dựng danh mục hồ sơ;
- Quy trình Lập hồ sơ;[Chi tiết xem tại Phụ lục số 4]
- Quy trình thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; [Chi tiết xem tại Phụ lục số 5] - Quy trình bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; [Chi tiết xem tại Phụ lục số 6] - Quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu; [Chi tiết xem tại Phụ lục số 7] - Quy trình loại hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ. [Chi tiết xem tại Phụ lục số 8]
Các quy trình đƣợc biên soạn áp dụng để quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là phù hợp với quy định của nhà nƣớc, phù hợp với hoạt động thực tiễn của Nhà trƣờng. Các quy trình đƣợc biên soạn có quan hệ chặt chẽ với nhau, theo trình tự không thể hoán đổi nhằm đảm bảo tính thống nhất. Toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu đƣợc xây dựng kiểm soát chặt chẽ vòng đời của hồ sơ, tài liệu, bắt đầu từ lúc hình thành đến khi kết thúc. Chính vì điều này góp phần quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát, giữ lại những hồ sơ có giá trị bảo quản lâu dài.
Chi tiết Quy trình xây dựng danh mục hồ sơ TRƢỜNG ĐẠI HỌC
HẢI DƢƠNG
QUY TRÌNH Mã số: QT-DMHS
XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ Lần ban hành: Ngày ban hành: Lần sửa đổi: Số trang:
Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên Chữ ký Chức vụ
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu
sửa đổi/ bổ sung
Trang / Phần liên quan việc
sửa đổi
Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành
THEO DÕI PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
1. Hiệu trƣởng 4. Phòng Quản lý Khoa học
2. Phó Hiệu trƣởng 5. Các Phòng, Khoa, trung tâm
còn lại trực thuộc Nhà trƣờng
3. Phòng Tổng hợp
a)MỤC ĐÍCH
- Hƣớng dẫn trình tự các bƣớc xây dựng danh mục hồ sơ để áp dụng trong các phòng, khoa, trung tâm trực thuộc Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
- Làm rõ trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong việc xây dựng danh mục hồ sơ;
- Giúp cho việc quản lý các hoạt động của cơ quan và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ có trong danh mục hồ sơ;
- Chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thƣ đƣợc chặt chẽ và khoa học;
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan;
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lƣu trữ và phục vụ sử dụng có hiệu quả.
b) PHẠM VI VÀ TRÁCH NHIỆM
* Phạm vi: Áp dụng cho các đơn vị, cá nhân liên quan đến việc xây dựng và áp dụng danh mục hồ sơ trong phạm vi Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
* Trách nhiệm:
- Ban Giám hiệu: Chỉ đạo và ban hành danh mục hồ sơ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
- Phòng Tổng hợp:
+ Chỉ đạo Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; + Trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt danh mục hồ sơ;
- Cán bộ văn thƣ:
+ Dự thảo danh mục hồ sơ;
+ Tập hợp ý kiến sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện danh mục hồ sơ; + Xin ý kiến lãnh đạo của Phòng Tổng hợp;
- Các đơn vị trong Nhà trƣờng: Phối hợp với Phòng Tổng hợp xem xét danh mục hồ sơ, cho ý kiến sửa đổi (nếu có) và tổ chức thực hiện.
c) TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII;
- Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan;
- Quyết định số 285/QĐ-ĐHKTKT ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Trƣờng Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dƣơng về việc ban hành cơ cấu tổ chức;
- Quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013 của Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Hải Dƣơng);
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
d)GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VÀ THUẬT NGỮ
- Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
- Danh mục hồ sơ: là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên ngƣời lập”. Bản danh mục này đƣợc dùng để hƣớng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp cơ quan, đơn vị lập hồ sơ chủ động, chính xác, quản lý công văn giấy tờ đƣợc chặt chẽ, tạo thuận lợi giao nộp vào lƣu trữ cơ quan. Ngoài ra danh mục hồ sơ còn là công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu.
- DMHS: Danh mục hồ sơ
- QT-DMHS: Quy trình lập danh mục hồ sơ
e) NỘI DUNG QUY TRÌNH - Lƣu đồ (xem trang bên)
Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Tài liệu liên quan
QTDMHS-BM-01
Đạt Đạt
1. Xây dựng DMHS
2. Lấy ý kiến của các đơn vị trực thuộc Nhà trƣờng
3. Trình trƣởng Phòng Tổng hợp
4. Trình Hiệu trƣởng phê duyệt
5. Ký và ban hành Duyệt Duyệt Cán bộ văn thƣ - Cán bộ văn thƣ - Lãnh đạo các phòng - Nhân viên, viên chức
Cán bộ văn thƣ Trƣởng phòng Tổng hợp Hiệu trƣởng Hiệu trƣởng Cán bộ văn thƣ Trƣởng phòng Tổng hợp
- Mô tả chi tiết quy trình
DMHS đƣợc xây dựng cho từng năm, thƣờng đƣợc lập vào cuối năm trƣớc để kịp chuẩn bị vào đầu năm, danh mục này đƣợc lập trƣớc khi văn bản hình thành. Để thực hiện quy trình này, Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cần phải quy định rõ chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân, các văn bản giao chỉ tiêu nhiệm vụ, kế hoạch công tác
Quy trình xây dựng danh mục hồ sơ đƣợc thực hiện theo 5 bƣớc. Cụ thể nhƣ sau:
Bƣớc 1: Xây dựng danh mục hồ sơ
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, kế hoạch công tác, kế hoạch phân công nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân trong Nhà trƣờng, căn cứ vào tình hình giao nộp tài liệu vào lƣu trữ của các năm trƣớc, căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, cán bộ làm công tác văn thƣ – lƣu trữ xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng [ DMHS-BM- 01]
Bƣớc 2: Lấy ý kiến của các phòng, khoa, trung tâm trong Nhà trƣờng
DMHS đƣợc bộ phận văn thƣ gửi đến toàn bộ các đơn vị có liên quan trong Nhà trƣờng để lấy ý kiến, đóng góp, bổ sung, sửa đổi để hoàn thiện, thống nhất trƣớc khi ban hành. Quy định mức thời gian cụ thể để các đơn vị hoàn thiện ý kiến về bản danh mục hồ sơ dự thảo (2 tuần). Bộ phận văn thƣ có trách nhiệm thu thập, tập hợp các ý kiến đóng góp, sửa đổi, bổ sung của các đơn vị trong Nhà trƣờng. Thời gian muộn nhất để hoàn thành là trung tuần tháng 12 của năm hiện hành.
Bƣớc 3: Trình Trƣởng phòng Tổng hợp cho ý kiến nhận xét
Sau khi đã tổng hợp toàn bộ các ý kiến phản hồi từ các đơn vị về danh mục hồ sơ, bộ phận soạn thảo danh mục hồ sơ cần căn cứ vào yêu cầu thực tế của cơ quan để hoàn thiện danh mục mẫu trình trƣởng phòng Tổng hợp trƣớc khi đƣa lên lãnh đạo nhà trƣờng xem xét, phê chuẩn.
Bƣớc 4: Trình Hiệu trƣởng xem xét phê duyệt
DMHS là văn bản đƣợc lập vào cuối năm để kịp ban hành sử dụng vào năm sau, chính vì thế mà cán bộ văn thƣ phải biết thời gian đã đƣợc quy định để kịp tiến độ thực