8. Bố cục của luận văn
2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
2.2.3.1. Trách nhiệm của lãnh đạo
a) Cam kết của lãnh đão
Cam kết của lãnh đạo Nhà trƣờng cùng các phòng, khoa, trung tâm là điều kiện quan trọng để thực viện việc áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ, TL đạt hiệu quả. Để thƣc hiện áp dụng thành công, các cấp lãnh đạo của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cần phải cam kết thực hiện những vấn đề sau:
- Hiểu rõ yêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng;
- Đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết khi xây dựng và áp dụng các quy trình;
- Thống nhất và nhất trí về chủ trƣơng xây dựng và áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu;
- Đảm bảo việc chỉ đạo thực hiện các quy trình và chịu trách nhiệm cao nhất trong việc triển khai thực hiện công việc do mình quản lý;
- Thực hiện đúng các quy định nghiệp vụ liên quan đến trách nhiệm của các quy trình để tránh xảy ra sai xót;
- Thực hiện kiểm tra định kỳ quản lý chất lƣợng và bổ sung thƣờng xuyên; - Phối hợp với các cán bộ soạn thảo và thực hiện quy trình tác nghiệp để có những biện pháp thống nhất tìm ra những giải pháp đồng bộ của quy trình.
Tóm lại, các cấp lãnh đạo Trƣờng Đại học Hải Dƣơng có trách nhiệm triển khai áp dụng các quy trình quản lý của đơn vị mình trong đó Hiệu trƣởng của Đại học Hải Dƣơng là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất khi tiến hành xây dựng và áp dụng các quy trình vào trong thực tế.
b) Thực hiện việc chỉ đạo, giám sát việc quản lý hồ sơ, tài liệu
Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nƣớc thì Ban chỉ đạo, giám sát là bộ phận giúp lãnh đạo điều hành toàn bộ quá trình tổ chức xây dựng và áp dụng các quy trình quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng.
Nhà trƣờng cần thành lập Ban chỉ đạo kiểm tra, giám sát, triển khai, trực tiếp chỉ đạo công tác triển khai việc xây dựng, áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu.
Thành phần của ban chỉ đạo kiểm tra, giám sát tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng bao gồm:
- Hiệu trƣởng hoặc Phó Hiệu trƣởng là trƣởng Ban chỉ đạo;
- Trƣởng phó các phòng ban liên quan nhƣ: Tổ chức Cán bộ; Quản lý Đào tạo, Công tác học sinh – sinh viên là tổ công tác
- Chỉ đạo tổ chức triển khai việc xây dựng và áp dụng, duy trì hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
- Xem xét, góp ý và phê duyệt bộ các tài liệu hƣớng dẫn; - Tham gia, chỉ đạo các cuộc đánh giá nội bộ;
- Định kỳ tổ chức họp xem xét hiệu lực vận hành và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng;
- Kiểm tra, theo dõi và đôn đốc các đơn vị trực thuộc trong quá trình thực hiện và duy trì có hiệu lực các quy trình tác nghiệp theo ISO 9001:2008;
- Tổ chức thực hiện sơ kết và tổng kết về tình hình, tiến độ và kết quả áp dụng quy trình quản lý;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp dƣới triển khai thực hiện các quy trình tác nghiệp theo yêu cầu.