8. Bố cục của luận văn
2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
2.2.4.1. Căn cứ xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu
a) Tham khảo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 vào việc xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu
ISO - Là tên viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (Internationnal Organization for Standardization) đƣợc thành lập năm 1947 có trụ sở đặt tại Thụy Sỹ, tổ chức này có chức năng là ban hành ra các bộ tiêu chuẩn về kỹ thuật và quản lý. Hiện nay có trên 150 quốc gia thành viên. Việt Nam gia nhập vào ISO năm 1977, là thành viên thứ 77 của tổ chức.
Hiện nay, trong hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công tác nghiên cứu, áp dụng các tiêu chuẩn ISO đang đƣợc triển khai rộng khắp và đã mang lại hiệu quả tích cực đối với hoạt động quản lý và điều hành công việc. Việc nghiên cứu, áp dụng các tiêu chuẩn ISO tạo ra sự đồng bộ, tính hệ thống trong việc thực hiện các công việc mang tính chuyên môn, nghiệp vụ và có tác dụng là giúp cho việc thực hiện công việc đạt đƣợc hiệu quả cao, nâng cao trách nhiệm cũng
nhƣ tính chuyên môn hóa của cán bộ, nhân viên trong các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các cơ quan doanh nghiệp. Quản lý hồ sơ, tài liệu là một trong những nghiệp vụ cần đƣợc nghiên cứu tham khảo tiêu chuẩn ISO để xây dựng quy trình quản lý và thực hiện. Sử dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý hồ sơ tài liệu đòi hỏi cần tìm ra những lƣu đồ phù hợp, mang tính phổ quát và tính khả thi cao để áp dụng trong công tác lƣu trữ sẽ mang lại tính thống nhất trong quá trình thực hiện. Nói tóm lại xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, TL chính là tạo cơ sở pháp lý và thực tiễn để xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn ISO vào công tác quản lý hồ sơ, TL giúp công tác văn thƣ lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đƣợc chuẩn hóa và nhằm mục đích thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ và phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, TL tại Nhà trƣờng một cách hiệu quả nhất.
Nghiên cứu tham khảo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chính là đƣa ra các chính sách và mục tiêu chất lƣợng, trình bày mối quan hệ và trách nhiệm của cá nhân trong tổ chức và chỉ ra các quy trình, các lƣu đồ biểu mẫu áp dụng.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, giúp hình thành văn hóa làm việc bài bản, khoa học thông qua thiết lập và áp dụng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiếm soát công viêc; qua đó giúp phòng ngừa sai lỗi, nâng cao chất lƣợng, giúp cán bộ, nhân viên vào việc một cách nhanh chóng và là nền tảng quan trọng để duy trì và cải tiến các hoạt động.
b) Hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
Để xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu thì một trong những nội dung bắt buộc là phải tuân theo những quy định chung của Nhà nƣớc. Trƣờng Đại học Hải Dƣơng khi xây dựng quy trình phải vận dụng chính xác với những nội dung mà các văn bản đã quy định và đảm bảo linh hoạt, phù hợp với hoạt động của cơ quan.
Việc hệ thống văn bản giúp cung cấp thông tin pháp lý cho việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ quản lý HSTLLT, các văn bản này bao gồm các văn bản quy định của Nhà nƣớc:
- Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII; [17]
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ; [21]
- Thông tƣ số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp; [36]
- Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; [37]
- Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; [38]
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành bản hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. [11]