8. Bố cục của luận văn
1.2. Giới thiệu thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt
1.2.1.3. Nội dung tài liệu
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng có nhiệm vụ đào tạo nhân lực, nâng cao dân trí, bồi dƣỡng nhân tài; nghiên cứu khoa học, công nghệ tạo ra tri thức, sản phẩm mới, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh và hội nhập quốc tế; Cũng giống nhƣ
các trƣờng đại học khác. Trong quá trình hoạt động, Nhà trƣờng sản sinh ra một khối lƣợng tài liệu nhất định, phản ánh các nội dung nhƣ sau:
* Tài liệu hành chính – tổ chức
- TL về đƣờng lối, quan điểm của Đảng và Nhà nƣớc về công tác giáo dục, đào tạo;
- TL về thành lập trƣờng, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trƣờng
- TL về kiện toàn tổ chức bộ máy của Nhà trƣờng và các đơn vị trực thuộc; - TL về nâng cấp trƣờng;
- TL về chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo công tác của Trƣờng; - TL về hồ sơ, các buỗi lễ kỷ niệm, các cuộc họp;
- TL về công tác văn thƣ: Sổ quản lý đi – đến, các tập lƣu văn bản; - TL về công tác khiếu nại tố cáo;
- TL về công tác thanh tra.
- Tài liệu về Kế hoạch, báo cáo công tác của Trƣờng
- TL về thành lập trƣờng, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trƣờng
- TL về kiện toàn tổ chức bộ máy của Trƣờng và các đơn vị trực thuộc;
- TL về việc tiếp nhận, tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, đề bạt, phân công công tác cho cán bộ, giảng viên, nhân viên, lao động;
- TL về nâng lƣơng, điều chỉnh lƣơng, về phụ cấp, trợ cấp đối với cán bộ nhân viên;
- TL về thi đua, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ giảng viên; - TL quản lý lao động sử dụng lao động ngắn hạn, dài hạn; - TL nghỉ hƣu, thôi việc, mất sức.
* Tài liệu phản ánh công tác đào tạo, tuyển sinh
- TL về công tác tuyển sinh;
- TL về xây dựng mục tiêu, nội dung, chƣơng trình, kế hoạch đào tạo chung của Nhà trƣờng;
- TL về phân loại sinh viên, thi đua, khen thƣởng, kỷ luật sinh viên; - TL về thi tốt nghiệp, công nhận tốt nghiệp;
- TL mở các ngành đào tạo mới;
- TL về học sinh sinh viên nhƣ: Học bạ, bằng tốt nghiệp Phổ thông trung học, giấy ƣu tiên, chứng nhận sức khỏe…
- TL tuyên truyền, quảng bá các hoạt động của Nhà trƣờng; - TL về quản lý các dự án hợp tác đào tạo trong nƣớc và quốc tế; - Tài liệu về tổ chức các hội nghị hội thảo liên kết về lĩnh vực đào tạo; - TL thí sinh trúng tuyển, bàn giao nhập học qua các năm.
* Tài liệu phản ánh chế độ kế toán
- TL về kế hoạch ngân sách dài hạn, ngắn hạn cho các trƣơng trình mục tiêu, đào tạo, xây dựng cơ bản, nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học…
- TL lập dự toán ngân sách;
- TL về chi tiêu ngân sách hàng năm; - TL phí thu, chi thƣờng xuyên;
- TL hợp kiểm kê tài sản cố định hàng năm; - TL chứng từ thanh quyết toán;
- Sổ theo dõi chi tạm ứng; - Sổ theo dõi quyết toán;
- TL về vốn xây dựng cơ bản, kiểm kê, đánh giá chất lƣợng tài sản; - TL về duyệt và cấp kinh phí cho các đơn vị;
- TL thu chi về đóng bảo hiễm xã hội, bảo hiểm y tế hàng năm;
* Tài liệu phản ánh hoạt động quản lý học sinh – sinh viên
- TL hƣớng dẫn giáo dục và quản lý học sinh – sinh viên;
- TL thực hiện chế độ ƣu đãi đối với sinh viên nhƣ: gia đình chính sách, xét học bổng, miễn giảm học phí;
- TL về xây dựng nội quy, quy định của ký túc xá, kế hoạch nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cho kí túc xá;
- TL về các đợt kiểm tra nề nếp, vệ sinh môi trƣờng, tài chính của ký túc xá; - Hồ sơ học sinh – sinh viên;
- TL hoạt động đoàn, công tác xã hội.
* Tài liệu phản ánh về cơ sở vật chất của Nhà trƣờng
- TL về việc mua sắm trang thiết bị;
- TL an toàn lao động, phòng chống cháy nổ;
- TL về quản lý trang thiết bị, sử dụng tài sản, thanh lý tài sản; - TL thiết kế, thi công các hạng mục công trình trong trƣờng; - TL về sửa chữa, cải tạo các hạng mục nhỏ của trƣờng;
* Tài liệu nghiên cứu khoa học
- TL về hoạt động khoa học hàng năm nhƣ: hội nghị khoa học, hội thảo khoa học, đổi mới khoa học, chuyển giao công nghệ;
- TL hƣớng dẫn triển trai các đề tài khoa học;
- Hồ sơ từng đề tài khoa học qua các năm bao gồm: Phiếu đăng ký đề tài,phiếu thuyết minh, đề cƣơng nghiên cứu, quyết định bổ nhiệm đề tài, quyết định phê duyệt đề tài, báo cáo điều tra khảo sát, biên bản hội thảo, báo cáo kết quả nghiên cứu, Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu, biên bản nghiệm thu, đánh giá các phản biện)
- TL về biên soạn, nghiệm thu các đề tài bài giảng, giáo trình môn học;
* Tài liệu xây dựng cơ bản
- TL là các bản vẽ thiết kế thi công các hạng mục công trình trong Nhà trƣờng;
- TL là hợp đồng xây dựng, sơ đồ, bảng biểu về xây dựng, sửa chữa của nhà trƣờng;
- TL là các hồ sơ dự toán, thanh quyết toán các hạng mục công trình tại cơ sở Hải Tân và cơ sở Liên Hồng.
* Tài liệu phản ánh hoạt động của các khoa
Trong quá trình hoạt động, các khoa trực thuộc Trƣờng Đại học Hải Dƣơng chủ yếu sản sinh ra các loại tài liệu:
- Chƣơng trình, kế hoạch đào tạo của Nhà trƣờng theo các năm; - TL quản lý giảng viên, nhân viên, sinh viên trực thuộc khoa;
- TL về bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ giảng viên trong các khoa; - TL kết quả các kỳ thi, kiểm tra học kỳ, hết môn học của các khoa;
- TL về sơ kết, tổng kết năm học, sổ sách ghi chép các cuộc họp hội thảo của các khoa;
- Sổ theo dõi chi tiêu nội bộ;
- Các báo cáo, niên luận, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên.
1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trường
1.2.2.1. Tài liệu có giá trị thực tiễn
Thực tiễn đã chứng minh rằng bất cứ cơ quan nào dù lớn hay dù nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp, trƣờng học, doanh nghiệp khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều tìm đến hồ sơ, tài liệu lƣu trữ làm bằng chứng để giải quyết công việc, tra tìm những thông tin cần thiết để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trƣơng, chính sách đề ra các quyết đinh về quản lý.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng phản ánh hoạt động, chức năng nhiệm vụ của mình. Tài liệu phản ánh hoạt động giáo dục đào tạo, góp phần quan trọng trong công tác cải đổi mới giáo dục của toàn ngành. Thông qua các hồ sơ chuyên môn về đào tạo, tuyển sinh, nâng cao trình độ nguồn nhân lực mà có thể lập báo cáo, thực hiện lên các phƣơng án chiến lƣợc đào tạo, xếp hạng, đánh giá thứ hạng lâu dài. Chính những loại tài liệu này còn phục vụ cho quá trình thanh tra, kiểm tra của Bộ Giáo dục và Đào tạo, UBND tỉnh Hải Dƣơng, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hải Dƣơng.
Thông tin trong tài liệu có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý đặc biệt là trong hoạt động giáo dục đại học. Nguồn thông tin có độ chính xác cao sẽ giúp Ban Giám hiệu, lãnh đạo đơn vị sẽ đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, phù hợp với thực tiễn công việc và mang lại hiệu quả cao. Hiện nay do sự phát triển của công nghệ, khoa học kỹ thuật nên có rất nhiều nguồn thông tin khác nhau. Để lựa chọn đƣợc nguồn thông tin tốt và chính xác là điều cần thiết. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng phản ánh chức năng, hoạt động giáo dục trên cơ sở cung cấp đội ngũ nhân lực về kinh tế, kỹ
thuật phục vụ cho công cuộc xây dựng phát triển sự nghiệp của tỉnh Hải Dƣơng, của toàn bộ xã hội. Nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Nhà trƣờng rất đa dạng nhƣ thông tin pháp lý, thông tin giáo dục thời đại, thông tin kinh tế, thông tin kỹ thuật... Tài liệu có thể cung cấp thông tin quá khứ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên, là căn cứ để lãnh đạo ra các quyết định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành tổ chức giáo dục.
1.2.2.2. Tài liệu có giá trị khoa học
Trong công tác nghiên cứu khoa học, việc tham khảo những TL, công trình nghiên cứu đã ra đời trƣớc, có nội dung và đối tƣợng nghiên cứu liên quan đến vấn đề, sự việc mà đề tài nghiên cứu đề cập là rất quan trọng. TL hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là kho tƣ liệu vô cùng phong phú phục vụ cho việc nghiên cứu các đề tài liên quan đến vấn đề giáo dục, đào tạo. TL lƣu trữ đƣợc coi là nguồn sử liệu quan trọng, có tính chính xác cao, là một yếu tố đánh giá giá trị của đề tài nghiên cứu. Tài liệu hình thành trong hoạt động của Đại học Hải Dƣơng còn phục vụ cho đối tƣợng là các tác giả sử dụng để làm luận án, luận văn, đề tài khoa học. Thông tin sử dụng là thông tin cấp một, phản ánh chính xác các sự việc, hiện tƣợng và các vấn đề mà đề tài đặt ra là hết sức cần thiết để có những kết luận đúng đắn trong nghiên cứu khoa học.
1.2.2.3. Tài liệu có giá trị lịch sử
Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng có giá trị về lịch sử rất lớn. Các tài liệu chứa đựng các nội dung thành lập và phát triển của Nhà trƣờng, báo cáo tổng kết các giai đoạn phát triển, sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, sự thay đổi các phòng, khoa, trung tâm; kế hoạch, chiến lƣợc phát triển trong các giai đoạn cụ thể; thông tin về hƣớng dẫn chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, UBND tỉnh Hải Dƣơng liên quan đến nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, đào tào chuyên môn nghiệp vụ, thanh tra kiểm tra hoạt động giáo dục đào tạo; các thông tin liên quan đến các tuyển sinh, đào tạo, nghiên cứu khoa học, cấp văn bằng, chứng chỉ của các năm; Hoạt động quản lý sinh viên, hoạt động tình nguyện, công tác Đảng, Đoàn, báo cáo tổng kết các kỳ đại hội; Tài liệu hợp tác và quan hệ với các đối tác trong và ngoài nƣớc của Trƣờng Đại học
Hải Dƣơng thông qua các biên bản làm việc, các hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nƣớc về việc đầu tƣ các dự án, hội nghị hội thảo, thành lập đơn vị liên kết, giao lƣu hữu nghị. Chính vì tài liệu có những nguồn thông tin quan trọng nhƣ vậy nên sẽ phục vụ cho việc nghiên cứu biên soạn lịch sử, xây dựng kế hoạch hoạt động phù hợp với từng thời điểm nhất định, đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội.
1.3. Sự cần thiết phải áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
1.3.1. Đảm bảo quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong Nhà trường
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là đại học công lập duy nhất trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng nhƣng không thuộc diện nộp lƣu tài liệu vào Chi cục Văn thƣ lƣu trữ tỉnh. Điều này đòi hỏi công tác quản lý hồ sơ, tài liệu phải theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chỉ có nhƣ vậy mới nâng cao hiệu quả và chất lƣợng của công tác lƣu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ, TL nói riêng trong hoạt động của Nhà trƣờng. Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ, TL còn tồn tại rất nhiều những hạn chế về: văn bản quy định, hƣớng dẫn việc thực hiện quản lý hồ sơ, TL chƣa đầy đủ và phù hợp; các nghiệp vụ chƣa đƣợc quan tâm thực hiện hoặc thực hiện chƣa đúng với quy định của Nhà nƣớc; hồ sơ, TL không đƣợc thu thập, bổ sung, chỉnh lý… và rất nhiều tài liệu đã và đang đƣợc lƣu trữ trong tình trạng bó gói, rời lẻ, thất lạc... Điều này gây ảnh hƣởng không nhỏ tới chất lƣợng của công tác lƣu trữ cũng nhƣ các hoạt động nghiệp vụ của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ở thời điểm hiện tại và trong thời gian sắp tới. Nguyên nhân của những hạn chế đã nêu trên là do thiếu sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lƣu trữ và chƣa có các văn bản quy định và hƣớng dẫn các quy trình nghiệp vụ đối với việc quản lý hồ sơ, TL trong Nhà trƣờng. Từ thực tế nhƣ vậy cho thấy, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, TL lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là cần thiết đối với việc quản lý công tác lƣu trữ một cách đồng bộ và thống nhất.
Áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng thực chất là xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất tài liệu từ đầu vào nhằm thỏa mãn các yêu cầu là bảo quản đầy đủ an toàn, đầy đủ hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng. Thông qua các quy trình đƣợc xây dựng sẽ
giúp Nhà trƣờng cụ thể là Ban giám hiệu, các phòng, khoa, trung tâm, đơn vị, cán bộ , nhân viên nhận biết và vận dụng thành công toàn bộ quá trình, quy trình và các thủ tục cần có khi giải quyết công việc, thấy đƣợc trình tự công việc.
Áp dụng quy trình sẽ quy định và phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, của từng phòng, khoa, trung tâm, đơn vị trong giải quyết công việc cụ thể cũng nhƣ trong toàn bộ quá trình hoạt động của Nhà trƣờng. Từ đó công việc sẽ đƣợc giải quyết dễ dàng hơn, đảm bảo đúng trình tự, tuân thủ đúng theo quy tắc của pháp luật. Việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ không chỉ giúp cho hoạt động quản lý đƣợc khoa học mà còn là cơ sở để lãnh đạo Nhà trƣờng và thủ trƣởng các đơn vị theo dõi, kiểm tra công việc của nhân viên cấp dƣới, các cán bộ, giảng viên có thể theo dõi quy trình giải quyết để tuân thủ và kiểm soát cách thức giải quyết công việc, xác định đúng nhiệm vụ, nâng cao tình thần làm việc, nâng cao nghiệp vụ.
Ví dụ: Khi xây dựng đƣợc quy trình xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng trong Nhà trƣờng sẽ giúp bộ phận chuyên môn và các phòng ban chức năng nắm đƣợc trách nhiệm, cách thức giải quyết công việc thông qua lƣu đồ hƣớng dẫn. Làm đƣợc theo đúng quy trình xây dựng sẽ đảm bảo hồ sơ lập ra đảm bảo đúng quy định, phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ hoạt động của đơn vị. Thêm nữa các cán bộ chuyên môn có thể đánh giá đúng hơn tầm quan trọng của công tác văn thƣ, đồng thời chính cán bộ văn thƣ lƣu trữ cũng hiểu thêm công việc chuyên môn để hƣớng dân nghiệp vụ lập hồ sơ, nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan, giúp đơn giản hóa các thủ tục, đảm bảo