8. Bố cục của luận văn
3.3. Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
3.3.2. Tuyên truyền về việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tạ
tại Đại học Hải Dương
Bất cứ quy trình quản lý chất lƣợng của cơ quan, tổ chức nào khi áp dụng vào thực tế cần phải đƣợc tuyên truyền và phổ biến rộng rãi. Việc làm này là hết sức cần thiết, là điều kiện để cho việc thực hiện các nội dung đã đƣợc xây dựng. Việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu là một chủ trƣơng, biện pháp mới nhằm chuẩn hóa vòng đời của tài liệu, tránh đƣợc tình trạng mất mát và bảo quản an toàn TL hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng. Nhà trƣờng cần tuyên truyền, phổ biến rộng rãi quy trình đã đƣợc xây dựng đến toàn bộ các cấp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ thực hiện các quy trình. Mục tiêu của việc tuyên truyền là giúp cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong nhà trƣờng nhận thức đƣợc tầm quan trọng quy trình đã đƣợc xây dựng, hiểu đƣợc các nội dung tiến hành áp dụng, hiểu đƣợc việc xây dựng các quy trình quản lý này là phù hợp với hoàn cảnh thực tế, phù hợp với bối cảnh trong nƣớc và trên thế giới. Để việc tuyên truyền thành công cần thực hiện một số nội dung sau:
Thú nhất: Thành lập đội tuyên truyền áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng. Đội trƣởng là Trƣởng Phòng Tổng hợp, ngƣời chịu trách nhiệm nhiều nhất trong việc thực hiện. Các thành viên là các cán bộ tại các phòng, khoa chuyên môn làm công tác quản lý hồ sơ, tài
liệu. Nhiệm vụ của đội trƣởng đội tuyên truyền là xây dựng các nội dung tuyên truyền nhƣ: các văn bản, biểu mẫu, nội dung hình thức tuyên truyền.
Thứ hai: Hình thức tuyên truyền
- Thông báo và triển khai bằng các văn bản đến toàn bộ các đơn vị cũng nhƣ các cán bộ trong phạm vi Nhà trƣờng. Đây là một hình thức phổ biến nhất trong tất cả các hình thức tuyên truyền, bởi vì tất cả các đối tƣợng đƣợc tuyên truyền đều nhận đƣợc văn bản quy định cụ thể nội dung, các bƣớc tiến hành đƣợc quy định chi tiết nên dễ dàng để tổ chức thực hiện;
- Tuyên truyền qua các phƣơng tiện thông tin của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng. Ví dụ: Thông qua hệ thống các bảng tin chữ chạy, băng rôn, loa phát thanh và đặc biệt là trang website chính thức của Nhà trƣờng. Tất cả các phƣơng tiện này đều đem lại hiệu quả rất cao bởi vì liên quan công việc của các cán bộ nhân viên;
- Ngoài ra, Nhà trƣờng cần kết hợp với UBND tỉnh Hải Dƣơng tổ chức các lớp về quản lý quy trình chất lƣợng theo các tiêu chuẩn ISO. Việc tổ chức các lớp tập huấn này không chỉ là việc tuyên truyền những chính sách, chủ trƣơng áp dụng ISO mà còn là nơi để các chuyên gia, cán bộ nhân viên đƣa ra những ý kiến đánh giá, đóng góp để hoàn thiện hơn các quy trình đã đƣợc xây dựng. Từ những nội dung nhƣ vậy, ban lãnh đạo Nhà trƣờng sẽ sử dụng làm căn cứ để xem xét, sửa đổi các nội dung liên quan để phù hợp với thực tế hoạt động.