8. Bố cục của luận văn
2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
2.2.5.3. Tiến hành kiểm tra, đánh giá việc xây dựng và áp dụng quy trình
quản hồ sơ, tài liệu; Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu; Loại hủy hồ sơ, tài liệu. - Tiến hành áp dụng tại Kho lƣu trữ của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng.
- Ban chỉ đạo ;
- Các cán bộ làm công tác chuyên môn.
Tháng 11/2017 - Tiến hành đánh giá hiệu quả đạt đƣợc và mức độ phù hợp; - Khắc phục những hạn chế
- Ban chỉ đạo;
- Cán bộ lƣu trữ và các cán bộ có liên quan;
Để đảm bảo công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đi vào nề nếp thì phải cần khoảng thời gian từ năm 2016 đến năm 2017.
2.2.5.3. Tiến hành kiểm tra, đánh giá việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu. lý hồ sơ, tài liệu.
Lãnh đạo Nhà trƣờng cần xác định đƣợc đối tƣợng kiểm tra (sẽ kiểm tra cái gì? kiểm tra thế nào? Đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
Đánh giá kết quả thực hiện (có đƣa ra tiêu chí đánh giá không? Hình thức đánh giá là gì? Có định đề xuất chế tài xử lý những cá nhân, đơn vị ko thực hiện hƣớng dẫn của Nhà trƣờng không?...)
Ví dụ: Đối công tác khen thƣởng và kỷ luật các vấn đề liên quan đến công tác văn thƣ, lƣu trữ. Nội dung về tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cùng với việc lập hồ sơ công việc có đúng quy định đƣợc Nhà trƣờng đƣa vào Quy chế xét thi đua, khen thƣởng nội bộ của cơ quan, từ đó Hội đồng Thi đua - Khen thƣởng sẽ xem xét, đánh giá xếp loại viên chức chức theo định kỳ hàng quý.
Xác định thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý của mỗi cơ quan, trong đó có lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ.
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nƣớc trong thực tế để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế Nhà trƣờng
- Thanh tra, kiểm tra để đƣa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt đƣợc của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thƣởng và kỷ luật khách quan, công bằng.
- Công tác thanh tra, kiểm tra đƣợc tiến hành theo định kỳ và trong những trƣờng hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2:
Để thực hiện mục tiêu đề ra, chƣơng hai của luận văn tập trung phân tích thực trạng công tác quản lý hồ sơ, TL tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, từ đó chỉ ra những hạn chế còn tồn tại. Qua những hạn chế, chúng tôi triển khai việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thƣ - lƣu trữ.
Sản phẩm đƣợc xây dựng là quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm: Quy định về mục tiêu, trách nhiệm quản lý, tổ chức nhân sự, các quy trình tác nghiệp (Quy trình lập danh mục hồ sơ; Quy trình thu thập, chỉnh lý hồ sơ tài liệu; Quy trình bảo quản hồ sơ tài liệu; quy trình khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu; Quy trình tiêu hủy tài liệu), hình thức thực hiện và kiểm tra công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Những nội dung đƣợc lựa chọn để xây dựng quy trình là những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thƣ, lƣu trữ. Đây cũng là một điều kiện để Trƣờng Đại học Hải Dƣơng thực hiện cải cách quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ theo tình hình mới.
Các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đƣợc xây dựng đã chỉ rõ đƣợc các yêu cầu theo ISO 9001:2008 nhƣ: Mục đích; phạm vi quyền hạn trách nhiệm; lƣu đồ công việc, nội dung cụ thể. Điều này góp phần quan trọng vào việc tiến hành công bố, áp dụng vào trong thực tế hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng.
Chƣơng ba của luận văn, chúng tôi sẽ tập trung phân tích các biện áp dụng các quy trình đã xây dựng vào trong thực tế hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng.
CHƢƠNG 3: ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƢƠNG