8. Bố cục của luận văn
2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
2.2.3.2. Trách nhiệm của nhân viên
- Hiểu rõ yêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng
- Cán bộ văn thư có trách nhiệm:
+ Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng Đại học Hải Dƣơng; + Trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt danh mục hồ sơ;
+ Tập hợp ý kiến sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện danh mục hồ sơ; + Xin ý kiến lãnh đạo của Phòng Tổng hợp;
- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm:
+ Xây dựng kế hoạch thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
+ Xác định thành phần tài liệu cần nộp lƣu thông qua việc phối hợp với các cá nhân, đơn vị trực thuộc Nhà trƣờng;
+ Thống kê hồ sơ, tài liệu nộp lƣu;
+ Chuẩn bị phƣơng tiện để tiếp nhận, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu. + Thực hiện các nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý tài liệu;
+ Xin ý kiến lãnh đạo của Phòng Tổng hợp về công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu;
+ Lập kế hoạch tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu theo định kỳ hằng năm; + Cử cán bộ lƣu trữ thực hiện khử trùng, tu bổ, phục chế, vệ sinh tài liệu; + Tiếp đón độc giả;
+ Hƣớng dẫn độc giả tra cứu và làm các thủ tục hành chính;
+ Sắp xếp lại tài liệu vào phòng/kho lƣu trữ sau khi độc giả hoàn trả; + Lập kế hoạch loại hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị;
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị; + Lập bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
+ Trình hồ sơ tài liệu hết giá trị cho Ban giám hiệu phê duyệt; + Tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị.
- Các đơn vị trong Nhà trường có trách nhiệm:
+ Các nhân viên trong Nhà trƣờng: phối hợp với Phòng Tổng hợp, cán bộ văn thƣ xem xét danh mục; hồ sơ, cho ý kiến sửa đổi (nếu có) và tổ chức thực hiện.
+ Phối hợp với Phòng Tổng hợp xem xét danh mục tài liệu nộp lƣu, thống nhất thời gian giao nộp theo đúng kế hoạch.
+ Cử cán bộ đại diện tham gia Hội đồng xác định giá trị tài liệu; + Cho ý kiến đóng góp xét hủy tài liệu hết giá trị.