8. Bố cục của luận văn
1.3.3. Giúp lãnh đạo, cán bộ giảng viên nhà trường chủ động kiểm soát và
quản lý hồ sơ, tài liệu theo mục tiêu đã xây dựng
Khi quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đƣợc áp dụng, Ban lãnh đạo Trƣờng Đại học Hải Dƣơng sẽ dễ dàng phát hiện ra những ƣu điểm, hạn chế trong quá trình thực hiện công tác chuyên môn qua hoạt động thực tế của cán bộ, viên chức, chuyên viên tại các đơn vị. Lãnh đạo sẽ thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản, lập và nộp lƣu hồ sơ, các nghiệp vụ liên quan đến bảo quản và khai thác hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng. Từ đó sẽ quyết tâm cao hơn trong việc triển khai ứng dụng các quy trình đã đƣợc xây dựng vào thực tế. Ngoài ra, việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ còn góp phần to lớn vào công cuộc cải cách giáo dục trong giai đoạn hiện nay. Thực tế đã chứng minh rất nhiều trƣờng trong cả nƣớc đã ứng dụng ISO trong việc xây dựng các quy trình làm việc của mình nhƣ: Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Y Hà Nội, Đại học Thể dục Thể thao Đà Nẵng, Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh…Một trong những lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng còn giúp nâng cao nhận thức của cán bộ, giảng viên về vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu. Khi áp dụng quy trình, hầu hết cán bộ, giảng viên sẽ thực hiện các nghiệp vụ bài bản, toàn bộ quy trình nghiệp vụ sẽ đƣợc thống nhất, chuẩn hóa theo quy định chung, có căn cứ cụ thể, dùng làm hệ quy chiếu trong hoạt động. Khi thực hiện nghiệp vụ, hồ sơ nào lập bị thiếu hoặc sai sót, đơn vị nào không tổ chức giao nộp tài liệu vào lƣu trữ sẽ đƣợc tìm ra và chịu trách nhiệm theo quy định của Nhà trƣờng.
Chính các lợi ích mà quy trình quản lý hồ sơ, TL lƣu trữ mang lại mà Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cần phải sớm áp dụng các quy trình cụ thể trong một chuỗi quy trình nhằm đáp ứng yêu cầu của sự phát triển, nâng cao vị thế của Nhà trƣờng trên địa bàn tỉnh Hải Dƣơng và trong toàn quốc.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1:
Công tác lƣu trữ trong các trƣờng đại học đang là vấn đề đƣợc Nhà nƣớc ta quan tâm nhất là đối với những trƣờng đại học trực thuộc UBND tỉnh quản lý, việc quan tâm, thực hiện công tác lƣu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là một trƣờng đại học có lịch sử phát triển qua nhiều giai đoạn và quy mô hoạt động ngày càng phát triển. Khối lƣợng hồ sơ, TL hình thành trong quá trình hoạt động của Nhà trƣờng ngày càng đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung và có giá trị cao đối với sự nghiệp giáo dục, văn hóa. Vì vậy, nghiên cứu và xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ cần đƣợc lãnh đạo Trƣờng Đại học Hải Dƣơng quan tâm.
Hiện nay trong công tác văn thƣ - lƣu trữ, việc quản lý và phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu là những nhiệm vụ trọng tâm, đòi hỏi cần đƣợc nghiên cứu, tổ chức thực hiện khoa học để tạo tiền đề cho việc phục vụ các nhu cầu đời sống, giáo dục. Qua quá trình khảo sát, phân tích, nghiên cứu, đánh giá chúng tôi nhận thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng còn tồn tại nhiều hạn chế. Vì vậy, trong đề tài này, để khắc phục, giải quyết những hạn chế của việc quản lý hồ sơ, TL, chúng tôi sẽ nghiên cứu, thực hiện xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ dƣới hình thức tiến hành những công việc cụ thể để cải thiện và giải quyết những hạn chế đang tồn tại. Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu sẽ giúp khắc phục những thực trạng còn tồn tại trong công tác văn thƣ - lƣu trữ của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động nghiệp giáo dục của Nhà trƣờng
CHƢƠNG 2
XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH