8. Bố cục của luận văn
3.3. Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
3.3.3. Thực hiện thống nhất công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
Công tác tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu tại phòng/kho lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng không đƣợc quan tâm thực hiện cũng là nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả trong công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu. Bên cạnh việc đảm bảo các điều kiện cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, bộ phận phụ trách lƣu trữ cần phải thực hiện thống nhất công tác tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu trong phòng, kho.
Các hồ sơ, tài liệu cần hoàn chỉnh về thể thức và nội dung trƣớc khi đƣa vào tổ chức bảo quản. Các yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu trƣớc khi đƣợc tổ chức bảo quản phải đƣợc thống nhất nhƣ: Hồ sơ, tài nộp lƣu phải đƣợc lập hồ sơ và sắp xếp trong các hộp, cặp tài liệu trƣớc khi đƣa vào tổ chức bảo quản; Cán bộ làm công tác
lƣu trữ phải dán nhãn, ghi đầy đủ các thông tin trên bìa hồ sơ, hộp, cặp chứa hồ sơ, tài liệu theo quy định và xây dựng các công cụ tra cứu để tạo điều kiện cho công tác thống kê và tổ chức khai thác, sử dụng.
Ngoài ra bộ phận lƣu trữ cũng nên quy định thống nhất về cách tổ chức và sắp xếp tài liệu trong các kho lƣu trữ. Hồ sơ, tài liệu lên giá theo trật tự, sắp xếp hồ sơ, tài liệu từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới, trong mỗi khoang giá, theo hƣớng của ngƣời đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu đƣợc xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hƣớng của ngƣời đi từ cửa vào kho.
Việc sắp xếp tài liệu trong các kho lƣu trữ theo những nguyên tắc thống nhất sẽ giúp bộ phận phụ trách lƣu trữ xây dựng sơ đồ tài liệu trong kho. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu, thống kê và thực hiện các biện pháp kiểm tra tại phòng/kho lƣu trữ.